برنامه ریزی پروژه شما را در یافتن زودهنگام مشکلات یاری می‌کند تا بتوانید مشکلات را به جای پروژه در مرحله برنامه ریزی حل کنید.
1) انگیزه تجاری (Business case) را تعیین کنید.
دلیل وجود پروژه همان انگیزه تجاری آن است.
2) با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید.
این مرحله شامل شناسایی و ملاقات با ذینفعان برای بحث در مورد انتظارات آنها و تعیین محدوده پروژه است.
3) محدوده پروژه را تعریف کنید.
محدوده پروژه شامل کارهایی است که باید در پروژه انجام دهید:
محصولات قابل تحویل، محصولات قابل تحویل فرعی، بسته‌های کاری، فعالیت‌ها، وظایف
همچنین شناسایی آنچه که اولویت بالایی ندارد:
این کار به جلوگیری از خزش محدوده کمک می‌کند. یعنی از استفاده از منابع ارزشمند برای چیزی که کلید موفقیت پروژه نیست، جلوگیری می‌کند.
4) تیم پروژه را جمع‌آوری کنید.
گروهی متنوع از متخصصان با تجربه را برای ایجاد یک تیم جمع‌آوری کنید تا برنامه مدیریت پروژه شما را از دیدگاه‌های مختلف ببینند.
5) بودجه پروژه را تعیین کنید.
اولین قدم برای ایجاد بودجه پروژه، برآورد هزینه‌های مربوط به هر کار است. هنگامی که هزینه‌های تخمین زده شده را داشته باشید، می‌توانید مبنای بودجه پروژه خود را مشخص کنید.
6) اهداف و آرمان‌های پروژه را تعیین کنید.
اهداف و آرمان‌ها در یک منشور پروژه جمع‌آوری می‌شوند که در طول چرخه عمر پروژه از آن استفاده خواهید کرد.
7) محصولات قابل تحویل پروژه را تعیین کنید.
اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید محصولات قابل تحویل چیستند، چگونه به موقع تحویل داده می‌شوند و از کجا بدانید که کیفیت آنها انتظارات ذینفعان را برآورده کرده است.
8) زمانبندی پروژه را ایجاد کنید.
زمان‌بندی‌ها با جمع‌آوری تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به محصول نهایی و قرار دادن آنها در جدول زمانی پروژه که در سررسید به پایان می‌رسد، تشکیل می‌شوند.
9) وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم باید به وضوح مشخص شود تا بدانند چه کاری انجام دهند.
10) تحلیل ریسک انجام دهید.
شناسایی ریسک‌ها و در نظر گرفتن نحوه برخورد با آنها یک گام اساسی در برنامه ریزی پروژه است.
11) برنامه پروژه را ایجاد کنید.
به طور کلی، برای ایجاد برنامه مدیریت پروژه به این اسناد اصلی نیاز دارید:
12) پیشرفت خود را گزارش دهید.
آگاه نگه داشتن ذینفعان برای مدیریت انتظارات آنها و اطمینان از رضایت آنها مهم است. برگزاری جلسات منظم که در آن گزارش‌های پیشرفت را ارائه می‌کنید، راهی عالی برای نشان دادن این موضوع است که همه چیز طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رود و هرگونه سؤال یا نگرانی را که ممکن است داشته باشند، حل کنید.
درباره تمام این مراحل و همینطور مضمون برنامه در پرینس 2 در مقاله زیر مطالب بیشتری پیدا می‌کنید:
