این مطلب از زبان Brett Farmiloe که مدیرعامل یک شرکت بازاریابی دیجیتال، Markitors، است نوشته شده است.
با خواندن تیتر فوق چه چیزی به نظرتان آمد؟ یک ساختمان بزرگ با صدها کارمند و چندین لایه مدیریتی؟ یک چشم‌انداز خسته‌کننده و غمگین؟
این ذهنیت دقیقا همان چیزی است که من از ساختار محیط کار کلاسیک داشتم، به خصوص قبل از تأسیس شرکت خودم. من الان کاملا درک می‌کنم که هر سازمانی، هر‌چقدر کوچک، نیازمند ساختار است. بدین معنی که چه کسی باید به چه کسی گزارش دهد تا نتایج بهتری حاصل شود. هرچند ممکن است این ساختار به نظر بسیار غیرضروری و دست و پاگیر به نظر برسد اما در واقع به سازمان شما نظم خواهد داد.
چیزی که من طی سال‌ها آزمون و خطا یاد گرفتم این است که ساختار سازمانی در واقع یک هیولای مایع است، همان‌طور که سازمان و کسبوکار شما رشد می‌کند ساختار نیز باید رشد یابد.
در ادامه به برخی راهکارها برای ضمانت موفقیت و پایداری کسب‌وکارتان اشاره خواهیم کرد.
یکی از نقل‌قول‌های موردعلاقه من که اهمیت رشد ساختار را نشان می‌دهد، این جمله است:
«برای یک بذر هدف نهایی رشد است. در این فرآیند پوسته بیرونی بذر شکافته شده و کاملا از بین می‌رود، قسمت درونی بیرون می‌آید و همه چیز تغییر می‌کند. برای کسی که درکی از رشد نداشته باشد دیدن این فرآیند به معنی نابودی کامل است.» - Cynthia Occelli
شما باید همیشه در حرکت باشید. توقف تنها موجب پیشروی رقیبانتان خواهد شد. اگر کسبوکار شما نمی‌تواند با بازار و تقاضا همگام شود کس دیگری جایگزین آن خواهد شد. اعتماد به فرآیند رشد امری ضروری است. به خاطر اینکه رشد کردن سخت است و با عدم قطعیت همراه است از آن دست نکشید، ایستادن در منطقه امن هرگز برای شما ثمره‌ای نخواهد داشت. مرزها را کنار بزنید و به سازمانتان فضایی برای رشد بدهید.
کسب‌وکارهای موفق از شکافته شدن پوسته خود و بیرون آمدن قسمت درونی هراسی ندارند چرا که به توانایی‌های خود در مواجه با مشکلات اعتماد دارند.
انعطاف نداشتن دشمن نوآوری است. شیوه‌های مدیریتی سخت‌گیرانه موجب داشتن کارمندهای خوشحال نخواهد شد. من دریافتم که کارکنان در یک محیط غیرقابل انعطاف در مقابل رشد مقاومت می‌کنند چرا که به نظرشان داشتن یک ایده جدید خلاف چهارچوب و قانون سازمان است. ساختارهای غیر منعطف در کسب‌وکارهای امروزی پایدار نخواهند بود، پایبندی به ریشه‌ها برای حفظ برند امری ضروری است اما نه تا جایی که شما را به مرز نابودی بکشاند.
بر اساس مطالعات Deloitte شرکت‌های برتر امروزی بر کار گروهی تأکید زیادی دارند. افراد یکدیگر را ملاقات می‌کنند، اطلاعات را تسهیم می‌کنند، بین گروه‌ها ارتباط برقرار می‌شود و به کمک یکدیگر مشکلات بزرگ شرکت را حل می‌کنند. برای تبدیل‌شدن به یکی از شرکت‌های برتر و یا شرکتی که کارمندان از کار در آن لذت ببرند باید این تغییرات را هر چه سریع‌تر در سازمان خود ایجاد کنید.
اگر نگاهی به عقب بیاندازیم متوجه می‌شویم کسب‌وکارهایی که برای مدت طولانی توانسته‌اند با موفقیت به راهشان ادامه دهند در واقع کسانی بوده‌اند که به جای چسبیدن به داشته‌هایشان مرزها را کنار زده و رو به جلو حرکت کرده‌اند. مثال محبوب من در خصوص این نوع کمپانی‌ها Lego است.
با شروع به کار از سال 1939، می‌توان به جرات گفت Lego به دلیل توانایی خود در پیش‌بینی تقاضای بازار و همگام شدن با آن توانسته به مدت یک قرن یکی از مرتبط‌ترین وبرترین‌های صنعت اسباب‌بازی باشد. Lego نه تنها بر اسباب‌بازی‌هایش تمرکز دارد بلکه فیلم را نیز به خوبی می‌شناسد. زمانی که Lego تصمیم گرفت وارد صنعت فیلم‌سازی شود توانست سطح توقع مردم در مورد فیلم‌های Lego را افزایش دهد.
چنین رشدی با چسبیدن به ساختار غیر منعطف سازمان به دست نخواهد آمد. در حالی که طراحان و مهندسان تولید اسباب‌بازی می‌دانستند چگونه بلوک‌های قابل‌لمس Lego را طراحی کنند شرکت باید کارمندان جدیدی که در زمینه تولید تصاویر انیمیشین، طراحی گرافیک، موسیقی و فیلم‌سازی متخصص بودند استخدام می‌کرد. آهنگ «همه چیز عالی است» را به خاطر دارید؟ همه چیز عالی زمانی خواهد بود که شرکت شما بتواند برای چندین دهه متوالی جز بهترین‌ها باشد.
در ادامه به بررسی راهکارهایی می‌پردازیم که شما را برای قدم برداشتن در راه Lego راهنمایی می‌کند.
دو مغز بهتر از یکی است و 20 مغز بهتر از 10 تا است. سعی کنید گروه خود را بزرگ کنید تا به مهارت‌های بیشتری دست یابید. افراد بااستعدادی را استخدام کنید که به کاری که انجام می‌دهند عشق می‌ورزند. شما به اندازه ضعیف‌ترین گروه خود قوی هستید. داشتن یک گروه فروش قوی بسیار عالی است اما کافی نیست. شما باید بر بخش‌های دیگر مانند بازاریابی و طراحی گرافیک نیز تمرکز کنید تا مطمئن شوید همه بخش‌ها به یک اندازه قوی هستند.
به عنوان مثال اگر بخواهیم به صنعت فیلم‌سازی وارد شویم باید گروه بسیار حرفه‌ای از طراحان انیمیشن و فیلم‌نامه‌نویسان استخدام کنیم.
یک چهارچوب کلی تعیین کنید اما به گروه خود اجازه دهید جستجو و تجربه کند چرا که نوآوری محصول آزادی عمل است. ساده‌ترین کار رد کردن ایده‌هایی است که با ارزش‌های شرکت شما همخوانی ندارد اما بزرگ‌ترین مانع برای رشد در واقع نبود ایده است.
اگر تصمیم گرفتید کارمندان را به گروه‌های مختلف دسته‌بندی کنید از عواقب آن نترسید و به دقت جلو بروید. هر گروه را به چند زیرگروه تقسیم کنید و اگر احساس کردید هر دسته به خوبی عمل نمی‌کند آن را با دیگران ترکیب کنید. اگر احساس کردید یک گروه به اندازه کافی بهره‌وری ندارد ترکیب آن را تغییر دهید. این کمپانی شماست پس حق دارید هر تغییری دران ایجاد کنید. توجه داشته باشید این تغییرات باید مستمر باشند.
اغلب دوره کارآموزی برای کارمند جدید یا کارآموز توسط یکی از کارمندان قدیمی برگزار می‌شود. من پیشنهاد می‌دهم این فرآیند را برعکس کنید و از افراد جدید بخواهید افراد بالاسری را زیر نظر بگیرند. ما متوجه شده‌ایم استفاده از تفکرات جدید جز کلیدی مرتبط بودن است.
تکنولوژی هیچ وقت از سرعت خود نمی‌کاهد پس مواظب باشید از قافله عقب نمانید. بر یادگیری جدیدترین برنامه‌ها تمرکز کنید و در استفاده از ابزار آفیس همواره به روز باشید. نه تنها این کار کارآمدتر است بلکه گروه شما را سریع‌تر کرده و از دردسرها می‌کاهد. اگر در تکنولوژی برتر نیستید از گوگل استفاده کنید و یا یک کارمند فنی به گروه اضافه کنید.
به نظر من بدترین چیزی که می‌توانید در حق کمپانی خود انجام دهید بستن درب‌های ذهن است. اگر می‌خواهید موفق شوید غرور خود را کنار بگذارید و از هر ایده‌ای از هر سوی کمپانی استقبال کنید. ممکن است فکر کنید خودتان می‌دانید چه چیزی برای شرکتتان بهتر است اما در واقع شما به آنچه دارید چسبیده‌اید پس به دیگران اعتماد کنید تا از گودالی که در آن افتاده‌اید بیرون بیایید. لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید، به کسبوکار به چشم یک کار گروهی نگاه کنید.
برای شروع استارتاپ خود ابتدا از یک ساختار یک سطحی استفاده کردم که همه مستقیما به خودم گزارش دهند. من احساس کردم این ساختار بهترین انتخاب است چرا که برای همکاری و کار گروهی در شرکت‌های کوچک کاربرد دارد. بعد از بزرگ‌تر شدن شرکت دیگر باید از شر این ساختار خلاص می‌شدم؛ اما برای شروع کسبوکار به شدت استفاده از ساختار یک سطحی را توصیه می‌کنم. تا به امروز نیز سعی کرده‌ام تا حد ممکن ساختار را یک سطحی نگه‌دارم چرا که افزودن لایه‌های مدیریتی موجب پیچیده‌تر شدن می‌شود.
از زمان تأسیس، کسبوکار من به عنوان یک شرکت گروه‌محور با راهنمایی‌های مشاوران شروع به کار کرد. من طرفدار ارزیابی کارمندان توسط خودشان هستم، چرا که آن‌ها بهتر از هر کس از موقعیت همکاران خود اطلاع دارند. من می‌توانم افراد را راهنمایی کنم اما از این ساختار گروهی استفاده کردم تا هر کس زمان پاسخ به سؤال همکاران خود را داشته باشد.
من کارمندان فعلی را به تهیه مطالبی مانند «چگونه پست وبلاگی بنویسیم» تشویق می‌کنم تا آن را با افراد جدید به اشتراک بگذارند تا دانش لازم و اعتمادبه‌نفس را در آن‌ها افزایش دهد.
با تخصیص بیشتر این وظایف به رهبران گروه، من فرصت بیشتری برای تمرکز بر رشد کمپانی، امور اداری و مسائل مربوط به خانه دارم.
توصیه می‌کنیم هر گروه در یک میز و در یک اتاق مشترک بنشیند اما نکته قابل‌توجه این روزها استفاده از اینترنت برای برقراری ارتباط است.
ارتباط چهره به چهره در محیط کار برای بهره‌وری از اهمیت زیادی برخوردار است اما ارتباط اینترنتی نیز از ارتباط نداشتن بهتر است. اگر برخی از کارکنان شما از راه دور کار می‌کنند و یا افرادی را در شهرها یا کشورهای دیگر دارید از برنامه‌های مثل Skype و یا Google Docs استفاده کنید.
من می‌خواستم محیطی ایجاد کنم که افراد بخواهند در آن کار کنند. مطالعه جدیدی نشان می‌دهد تنها 15 درصد افراد با کار خود عجین می‌شوند. برای من داشتن یک شرکت موفق مستلزم خوشحال بودن و عجین بودن کارمندان آن است.
همه ما میدانیم که کار، کار است به همین دلیل است که آن را تفریح صدا نمی‌زنیم اما محیط کار باید لذت‌بخش و شادی‌آور باشد. من متوجه شدم ایجاد محیطی که افراد دوست داشته باشند در آن بمانند و کار کنند در مراحل ابتدایی شروع به کار امری ضروری است.
احوال‌پرسی از کارمندان کار ساده‌ای است که خیلی زمان نمی‌برد. ممکن است با افزایش تعداد کارمندان این کار سخت به نظر برسد اما غیرممکن نیست به خصوص که داشتن کارمندان خوشحال جزو اهداف کمپانی شما باشد.
کارمندان شما احتیاجی به کار کردن برای شما ندارند چرا که گزینه‌های دیگری برای آن‌ها وجود دارد. بدون کمک کارمندان هیچ شرکتی به موفقیت نمی‌رسد.
خوشنود سازی، تأثیر جهانی، پایایی و ... ابزارهایی برای سنجش موفقیت کسبوکار شما است نه پول. وقتی تنها بر سود تمرکز کنید در واقع تنها بر اعداد و ارقام تمرکز کرده‌اید نه کیفیت. شرکت شما از افرادی تشکیل شده است که نیاز دارد خوشحال باشد از آن‌ها قدردانی شود و راضی باشد. اگر کارمندان شما خوشحال نیستند میزان حساب بانکی شما اهمیت چندانی ندارد.
نوآوری همراه با رشد هدف فعلی، من است. ایجاد یک چشم‌انداز گسترده برای ساختار شرکت در واقع یک فاجعه است داشتن اهداف کوتاه‌مدت فوق‌العاده و ضروری است اما هیچ کس نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی کند بنابراین برنامه‌ریزی برای سال‌های آینده بی‌معنی است. نقشه راه کنونی من ادامه دادن با مدل گروهی است چرا که این ساختار برای شرکت من به خوبی عمل می‌کند. تشویق کارکنان باتجربه با دادن فرصت رهبری کارمندان زیردست روش خوبی برای افزایش وفاداری کارکنان است.
قبل از اینکه تصمیم بگیرید ساختار فعلی خود را تغییر دهید این نکته را مدنظر قرار دهید که ساختاری که برای من بهترین است لزوما برای شما کار نخواهد کرد.
به یاد داشته باشید گاهی اوقات رشد شبیه نابودی است، از آن نترسید.
