راهکارهایی برای تفویض اختیار در شرکت

یکی از بزرگترین مشکلات کارآفرینان این است که کارهای زیادی بر سر خود می‌ریزند که باعث کاهش بازدهی شرکت می‌شود. سؤال این است که ساده‌ترین راه‌حل این مشکل چیست؟ در این مقاله به شما می‌گوییم که تفویض اختیار امور شرکت به دیگران، یکی از راهکارها است. البته شاید بگویید که گفتن آن راحت‌ است ولی حقیقت این است که هر کارآفرین، چه تنها کار کند و چه با یک تیم باشد، می‌تواند کارهای خود را تفویض اختیار کند. در ادامه به طور جامع به نکاتی که باید برای تفویض اختیار امور شرکت خود بدانید، اشاره می‌کنیم:


داشتن سازماندهی قوی

قبل از شروع به تفویض اختیار کارهای شرکت، باید یک سازماندهی قوی در امور شرکت ایجاد کنید. به نحوی که روند کارها مشخص باشد و وظیفه هر کس معلوم باشد. برای شروع سازماندهی، حتما نکات زیر را در نظر داشته باشید:

1. اِشراف کلی به امور شرکت داشته باشید

یک کاغذ را بردارید و آن را با یک خط عمودی مستقیم، به دو نیم تقسیم کنید. عنوان صفحه را هم « اشراف کلی» بنویسید. در سمت چپ صفحه تمام کارهایی را که در یک هفته در شرکت انجام می‌دهید، یادداشت کنید. باید هر کاری از پاسخ دادن به تلفن گرفته تا ارسال کالا، ارائه خدمات و ایجاد محصولات جدید را در سمت چپ بنویسید. در سمت راست هم سه تا از کارهایی را که خودتان مایل به انجام آن هستید، بنویسید. بعد این دو فهرست را با هم مقایسه کنید.

2. امور شرکت را برای آسان شدن تفویض اختیار، به گروه‌های کاری دسته‌بندی کنید

باید برای هر کاری در شرکت مشخص کنید که تحت چه عنوان کلی قرار می‌گیرد؟ برای این کار در کنار هر موردی در فهرست سمت چپ، یکی از سه حوزه عمده کسب و کار در زیر را بنویسید:

اداری (مدیریت پرونده‌ها و کارهای اداری شرکت)
فروش / بازاریابی (جذب مشتری و انجام فروش)
محصول (تولید / حمل و نقل و تحویل محصولات یا خدمات)

3. شروع به مستندسازی کنید

برای هر کار، مراحل انجام آن را از ابتدا تا انتها در کنار آن بنویسید. برای این کار می‌توانید از هر روشی که برای شما ساده‌تر است، استفاده کنید مانند استفاده از نمودارها یا فهرست کردن مراحل مختلف کار. نکته مهم این است که حتما آن را روی کاغذ بیاورید و فقط در ذهن خود نگه ندارید. در پایان باید همه نوشته‌ها را در یک پوشه به نام «دفترچه راهنمای کارها» جمع‌آوری کنید.

برون‌سپاری

تیم فیرس نویسنده مشهور در حوزه کسب و کار، در کتاب «چهار ساعت کار هفتگی» به تلاش خود برای برون‌سپاری کارهایی که انجام آنها را دوست نداشته، اشاره کرده است. وی برون‌سپاری را به بسیاری از شرکت‌ها توصیه می‌کند. بدون اغراق باید گفت که امرزوه فضای مجازی یک موقعیت بسیار عالی را برای برون‌سپاری کارها به وجود آورده است.

برون سپاری و دورکاری یکی از راه های تفویض وظایف و اختیارات در شرکت
برون سپاری و دورکاری یکی از راه های تفویض وظایف و اختیارات در شرکت

اگر آماده برون‌سپاری کارهای خود هستید، در ابتدا نیاز به سازمان‌دهی دارید که بهترین راه برای به دست آوردن یک انرژی اولیه برای حرکت صعودی شرکت است. برای انجام این کار به بخش قبل مراجعه کنید.

کار استخدام را با تأمل کافی انجام دهید

استخدام افراد شایسته شاید کمی سخت باشد و شما را اذیت کند ولی ارزش آن را دارد چون در وقت و انرژی خود در آینده صرفه‌جویی زیادی می‌کنید.

جین بکمن که خود یک کارآفرین و نویسنده موفق بوده است، کارآفرینان جدید را به تمرکز روی زمان‌های طولانی توصیه می‌کند: «کارآفرینان نباید فقط افراد کوتاه‌مدت استخدام کنند بلکه باید با صرف وقت و تأمل بیشتر، افراد را برای مدت بیشتری استخدام کنند.»

در واقع مشکل بسیاری از مدیران شرکت‌ها این است که می‌خواهند به سرعت نیروی انسانی خود را تأمین کنند به همین دلیل وقت زیادی برای پیدا کردن و گزینش آن‌ها نمی‌گذارند. همین باعث می‌شود که در ادامه به مشکلات زیادی با کارمندان خود برخورد کنند و بازدهی آنها کاهش یابد. شما باید یک بار برای همیشه ولی به خوبی، روی گزینش کارمندان خود وقت بگذارید!

استفاده از پیشنهادها و انتقادهای دیگران

کن یک کارآفرین موفق است که یک کسب و کار بسیار پر رونق در حوزه هنرهای گرافیکی دارد و 1.5 میلیون دلار در سال فروش دارد. او دارای دو کارمند است که کارهای اداری را انجام می‌دهند. مشکل او این بود که نمی‌توانست برای خود وقتی را خالی کند تا پروژه‌هایی را که در ذهنش برای پیشرفت کسب و کار خود جمع کرده است، عملی کند. یک دلیل عمده این مشکل آن بود که به برون‌سپاری خوشبین نبود.

از وقتی که کن یک جلسه هفتگی با کارکنان شرکت برای برون‌سپاری پروژه‌ها ترتیب داد و نظرات آن‌ها را در مورد چگونگی انجام کارهای اولیه گرفت، همه چیز متحول شد. طوری شده بود که کارمندانش سر ذوق آمده بودند و هر هفته منتظر روز جلسه بودند تا ایده‌های خود را برای کن مطرح کنند. در حال حاضر مشکلات قبلی حل شده است و کارمندانش هم رضایت شغلی بیشتری دارند.

اتوماسیون

تفویض اختیار کارهای شرکت همیشه به این شکل نیست که لازم باشد افرادی را استخدام کنید که یک دفتر کار به عنوان نمایندگی شرکت شما راه‌اندازی کنند و یا اینکه از راه دور برای شما از طریق فضای مجازی، دورکاری کنند. امروزه بسیاری از کارهای شرکت‌ها، یک روند تکراری است که باید هر روز انجام شود. همین باعث شده است که ابزارهای خودکاری برای انجام این امور ایجاد شود.

مثلا برای خودکار کردن امور تکراری مانند بازاریابی در رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی مثل HootSuite ،Tweetdeck ، Sprout Social و Buffer وجود دارند. توصیه می‌کنیم که حتما از این ابزارها برای انجام برنامه‌ریزی در به‌روز رسانی‌ها کارهای خود استفاده کنید و تجزیه و تحلیل عملکرد حساب‌های خود را ببینید.

یک پیشنهاد وسوسه‌انگیز دیگر برای خودکار کردن کارهای شما، استفاده از سایت IFTTT.com است که دستور‌العمل‌هایی را برای امور آنلاین تکراری ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید یک عکس را که در توییتر ارسال کرده‌اید به صورت خودکار به فیس‌بوک هم بفرستید یا هر کدام از عکس‌های شبکه‌های اجتماعی خود را به طور خودکار در دراپ‌باکس ذخیره کنید، سایت IFTTT.com می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد.

برای انتقال خودکار مطالب شرکت بین شبکه های اجتماعی خود می توانید از IFTTT.COM‌ استفاده کنید
برای انتقال خودکار مطالب شرکت بین شبکه های اجتماعی خود می توانید از IFTTT.COM‌ استفاده کنید

این کار برای شرکت‌هایی که بازاریابی آن‌ها تکیه ویژه‌ای به شبکه‌های اجتماعی دارد، حیاتی است. اگر از چنین ابزاری استفاده نکنید مجبور هستید برای اداره هر کدام از حساب‌های صفحه توییتر، اینستاگرام، یوتیوب، تلگرام و ... یک کارمند مجزا استخدام کنید. با استفاده از خدمات این سایت می‌توانید با استخدام یک نفر مثلا برای اینستاگرام و همچنین پرداخت هزینه اندک به سایت، تمام شبکه‌های اجتماعی شرکت را اداره کنید.