یک جمله معروف وجود دارد، می‌گویند «همه‌کاره و هیچ کاره» اکثر اوقات این جمله برای توصیف افرادی به کار می‌رود که دارای سررشته از چندین مهارت مختلف است اما در هیچ کدام زمان کافی برای یادگیری صرف نکرده است و در هیچ کدام از این مهارت‌ها هم متخصص نیست. شاید برخی از افراد فکر کنند هر کارآفرینی باید این طور باشد و نیازی به تمرکز بر بخشی خاص ندارد اما واقعیت این نیست.
کارآفرینان زیادی هستند که در روزهای ابتدایی شروع کسب و کار خود مجبور می‌شوند خیلی از کارها را خودشان انجام دهند اما این روند تا کجا باید ادامه پیدا کند و در نهایت تمرکز اصلی کارآفرین باید روی یادگیری چه مواردی باشد؟
باید تا جایی که امکان دارد در مقابل این میل به انجام دادن همه کارها مقاومت کنید. اگر تمرکز خود را روی بخشی بگذارید که در آن بهترین هستید، تاثیر بیشتری روی موفقیت کسب و کار خواهید داشت.
یک کارآفرین برای تضمین موفقیتش باید توجه ویژه‌ای به مدیریت زمان، مدیریت فرصت‌ها و تخصیص منابع داشته باشد. یکی از مهارت‌های کوچک اما مهم و سخت در مدیریت، یادگیری «نه» گفتن است. یک کارآفرین هیچ وقت زمان کافی برای انجام کارهایی را که احساس می‌کند می‌تواند بر عهده بگیرد ندارد.
حتی امکان دارد به نوعی معتاد به کار شوید و تمام روز را به انجام دادن کارها اختصاص دهید. مشکل اصلی این است که بدن انسان برای تحمل این سطح از استرس روزانه آماده نیست. ساعات کار طولانی باعث می‌شود عملکرد کلی کاهش یابد و به روابط اجتماعی هم آسیب بزند.
در یک تحقیق از کسب و کارهای مختلف مشخص شد که کار کردن بیش از میانگین ۳۵ ساعت در هفته باعث کاهش بهره‌وری می‌شود. نکته جالب در ساعات کار طولانی این است که همین افراد فکر می‌کنند با افزایش ساعات کاری بهره‌وری هم افزایش می‌یابد اما وقتی نتایج را مقایسه می‌کنند، کاهش بهره‌وری مشهود است.
در واقع می‌توان گفت بالاترین اهمیت را مدیریت زمان دارد چون باارزش‌ترین سرمایه یک کارآفرین است. نباید زمان را به کارهایی اختصاص داد که در آن بهترین نیستید و هرکاری را قبول کنید. طراحی یک سیستم که بهترین کاربرد زمان محدود را تعیین کند کمکی بزرگی به مدیریت زمان می‌کند. بقیه کارها را باید به دیگران سپرد.
مدیریت زمان مهارتی نیست که با آن بتوان به همه کارها رسید، مدیریت زمان یعنی داشتن زمان کافی برای کارهایی که اهمیت دارند. بورلی فلکسینگتون (Beverly D. Flaxington) درباره مدیریت زمان می‌گوید:
مدیریت زمان مبتنی بر اولویت‌بندی درست کارها است تا مطمئن شوید به بهترین نحو ممکن عمل کرده‌اید.
فلکسینگتون بر این باور است که فهرست کارها (to-do list) را باید به طور کلی کنار بگذارید. این فهرست‌ها به شما نشان نمی‌دهند که چه چیزی برای شما ارزشمند است و چه مواردی در اولویت است. در مقابل، ارزش‌های خود را بشناسید و تمرکز خود را روی کارهایی بگذارید که بیشترین اهمیت را دارند. بعد از این تغییر می‌دانید که چه کاری نیاز به انجام دارد و فقط یک فهرست اولویت‌های اصلی داشته باشید. در این فهرست هم کارها را بر حسب ارزشی که برای شما دارند اولویت‌بندی کنید.
تا همین چند سال قبل بود که همه کتاب‌های مدیریت و بهره‌وری می‌گفتند مدیران و کارآفرینانی که کسب و کار شلوغی دارند باید به طور موثر از چندوظیفگی استفاده کنند. تا چند سال این مهارت تبلیغ می‌شد و افراد زیادی هم آن را امتحان کردند. بعد از سال‌ها مشخص شد که چندوظیفگی روش کارآمدی نیست.
افراد با مهارت چند وظیفه بودن می‌توانند به سرعت بین چند کار جابه‌جا شوند و انعطاف‌پذیر هستند. اگر فردی این مهارت را داشته باشد برای تیم‌های کاری یک نیروی فوق‌العاده است چون می‌تواند هر نقشی را که تیم نیاز دارد بپذیرد. تعداد کمی را می‌توان پیدا کرد که چنین مهارتی داشته باشند.
در آن سوی چند وظیفه بودن زیان‌هایی وجود دارد که بر مزیت‌ها غلبه می‌کند. متخصص‌های مهارت‌های فردی به این نتیجه رسیدند که چند وظیفه بودن راه درستی برای رفتن به سمت موفقیت در بهره‌وری نیست.
دلیل اول این است که انسان در چند وظیفه بودن ضعیف است، این مهارتی نیست که طبیعت برای ما در نظر گرفته باشد. انسان‌ها در صورتی به اوج بهره‌وری می‌رسند که بدون وقفه کارشان را ادامه دهند. نمی‌توان به این نقطه رسید مگر با دور شدن از هر گونه وقفه و تداخل در کار. وقتی قرار باشد به طور پیوسته مشغول رفتن از این کار به دیگری باشید و هر بار فرایند تمرکز کردن را از ابتدا شروع کنید، هیچ وقت به اوج بهره‌وری نمی‌رسید.
هر بار که این فرایند جابه‌جا شدن بین کارها تکرار شود، به سطح استرس افزوده می‌شود که امکان هم دارد ناخودآگاه باشد. این استرس با نزدیک شدن به موعد تحویل کار شدید‌تر هم می‌شود و هرچه بیشتر هم شود باعث کاهش تمرکز می‌شود. این فرایند در نهایت به کاهش بهره‌وری و کاهش توانایی مقابله با وضعیت پراسترس منجر می‌شود.
مشکل دیگر چند وظیفه بودن تاثیر آن روی حافظه است. وقتی روی هیچ کاری به اندازه کافی تمرکز نمی‌شود، مغز هم نمی‌تواند آن را به درستی پردازش کند. نتیجه تکرار شدن این فرایند مبتلا شدن به فراموشی است. وقتی یک کارآفرین دچار فراموشی شود، از یاد می‌برد در حال انجام چه کاری بود و قدرت توجه به کاری که نیاز به رسیدگی فوری دارد را از دست می‌دهد.
نمی‌توانید هر کاری که نیاز به انجام شدن دارد را خودتان انجام دهید، این یک واقعیت است. اگر چند وظیفه بودن هم نمی‌تواند در بلند مدت به مدیریت بهترین چندین کار کمک کند، پس چه چیزی می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد؟
پاسخ این پرسش بسیار ساده است اما خیلی افراد در مقابل آن مقاومت می‌کنند. کافی است افرادی با تخصص‌هایی که خود ندارید استخدام کنید. انجام دادن اشتباه کارها و تلف کردن وقت را باید متوقف کنید.
در صورت امکان فردی را استخدام کنید که تمام‌وقت برای شما کار کند. فردی که انتخاب می‌کنید باید قابل اعتماد باشد و بتوانید با او به راحتی کار کنید. اگر این کارمند بتواند در عمل هم خود را ثابت کنید، می‌توان امیدوار بود که کارهایش را بهتر از شما انجام خواهد داد. نکته مهم این است که با میکرومدیریت کردن کارمندان به همان اندازه قبلی می‌توانید زمان را تلف کنید. اگر کارمند شما کاربلد باشد نیازی به نظارت دقیق و گفتن همه چیز نخواهد داشت.
حتی اگر منابع کافی برای استخدام کارمند تمام وقت ندارید بهتر است با توجه به پروژه‌های تعریف شده خود، یک یا چند نفر فریلنسر خوب پیدا کنید و در هر بخش از کارهای خود مثل حسابداری، گرافیک، شبکه‌های اجتماعی و ... از کمک آن‌ها استفاده کنید.
در بعضی از کسب و کارها این امکان وجود دارد که شریک پیدا کنید و هردو در کنار هم با به اشتراک گذاشتن منابع و توانایی‌ها، به فرصت‌های جدید دست پیدا کنید. شاید دو کسب و کاری که جدا از هم کار می‌کنند هیچ وقت به موفقیت نرسند اما در کنار هم می‌توانند کارها را بهتر تقسیم کنند.
گوگل که یکی از شرکت‌های بزرگ دنیا است و به بهره‌وری اهمیت ویژه‌ای می‌دهد، در ابعاد کلان هم تصمیم‌های خود را بر مبنای ارزش می‌گیرد. گوگل تا به حال روی صدها کسب و کار کوچک و بزرگ سرمایه‌گذاری کرده است اما همیشه براساس ارزش واقعی تصمیم گرفته‌اند. حتی اگر یک محصول گوگل دارای مشتری باشد اما به هدف تعیین شده نرسد و از ارزش‌های شرکت دور شود آن را تعطیل می‌کنند.
به زبان ساده باید یاد گرفت به چه مواردی «نه» گفت و فرصت‌هایی که موجب دور شدن از هدف اصلی می‌شوند را نادیده گرفت. باید دانست که برای حجم کاری که می‌توان بر عهده گرفت محدودیت وجود دارد، این شما هستید که باید تصمیم بگیرید چه اولویت‌هایی را دنبال کنید.
