برای یک کارآفرین، مهلتی که برای انجام کارهای کوچک و بزرگ تعیین می‌شود، اهمیت بسیاری دارد. با تعیین مهلت زمانی دلخواه برای انجام پروژه‌های کاری به موفقیت نخواهید رسید. مهلت‌های زمانی باید با استراتژی تعیین شوند تا شما را به موفقیت در کارها برسانند.
مهلت زمانی استراتژیک برای تحویل پروژه‌ها می‌توانند شما را قدم به قدم به موفقیت نزدیک‌تر کنند. با گذراندن هر کدام می‌بینید که فاصله شما تا هدف کم شده است و این باعث می‌شود در طول مسیر موفقیت‌های کوچکی به دست آورید که هدف نهایی را کامل می‌کند. چیزی مثل مهلت زمانی برای یک پروژه امری پر استرس و باعث نگرانی برای اکثر افراد است.
مهلت‌های زمانی تعیین شده برای بسیاری از پروژه‌ها را به یاد آورید. تاریخ تحویل مقاله بیست صفحه‌ای در مدرسه یا تاریخ یک هفته‌ای برای تحویل پروژه در محل کارتان، همه این‌‌ها موقعیت‌هایی پر استرس هستند. بسیاری از افراد در این موقعیت‌ها تصمیم می‌گیرند کار را در لحظه آخر انجام دهند یا در طول یک هفته هر روز بخش‌های زیادی را مدیریت کنند و خود را خسته کنند، تمام این ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند بر کار حرفه‌ای ما تاثیر بگذارد.
همیشه راهی وجود دارد تا از همه موقعیت‌ها بهترین استفاده را بکنید. اگر هنوز به تاریخ تحویل پروژه زمان باقی مانده به این معنی است که شما هنوز فرصت دارید در این تجارت فعالیت کنید. مهلت‌های زمانی برای تحویل کار می‌توانند به جای استرس منبع الهام، هدف، هیجان و ایده‌های تازه باشند و مسیر موفقیت‌های شما را تغییر دهند. تعیین مهلت‌های زمانی استراتژیک می‌تواند باعث شود کسب و کار شما در مسیر پیشرفت قرار بگیرد. در این جا هشت دلیل مهم ارائه می‌کنیم که نشان می‌دهد مهلت‌های زمانی استراتژیک چه تاثیری بر کار و تجارت شما دارد و می‌تواند چه تاثیری بر روند کاری شما بگذارد.
زمانی که به جای ضرب‌الاجل برای کاری هدف تعیین می‌کنید نکته‌های کوچکی در جدول زمانی شما تغییر می‌کند. مهم نیست این مهلت را مشتری یا مدیر شما تعیین کرده باشد مهم این است که این ضرب‌الاجل یک مهلت برای سازمان است و هدف‌های بزرگی را دنبال می‌کند. اگر مهلت زمانی را خودتان مشخص کرده‌اید نتیجه پیشرفت و شکست در کار هم شامل خودتان خواهد شد و همه مسئولیت‌ها بر دوش شما خواهد بود.
تعریف‌ها از پروژه و مهلت‌های زمانی همه برای دستیابی به موفقیت تعریف می‌شوند. مهلت‌های زمانی تعیین شده برای تحویل کار باید واکنش‌‌های مثبتی ایجاد کند. هر چه به زمان تحویل نزدیک می‌شویم باید انگیزه‌های بیشتری برای تحویل کار داشته باشیم. کار کردن با انگیزه بیشتردر راستای اهداف پروژه می‌تواند شما را قدم به قدم به موفقیت نزدیک کند. کم کم یاد می‌گیرید جای نگران شدن از فرصت‌های کوچک استفاده کنید و پروژه بهتری تحویل دهید.
در نظر گرفتن نقاط عطف کوچک در طول انجام پروژه می‌تواند دستیابی به هدف را آسان کند. این نقاط عطف می‌توانند انگیزه‌های بیشتری در شما ایجاد کنند و افراد با انگیزه‌های بیشتر کارهای خلاقانه و بهتری تحویل می‌دهند.
افرادی که به دنبال موفقیت هستند از چالش‌هایی که ضرب‌الاجل‌های کاری برایشان پیش می‌آورد بهترین استفاده را می‌کنند. افراد موفق خلاقیت و هدف‌های خود را در کنار مهلت‌های زمانی تعیین شده بهبود می‌بخشند و به این صورت نتیجه دلخواه خود را می‌گیرند. فرصت‌های این چنین می‌تواند خلاقیت شما را دگرگون کند و مسیر رسیدن به موفقیت را برای شما هموار کند. مهلت‌های زمانی باید به عنوان یک اهرم عمل کند که خلاقیت و هدفمندی را در شما پرورش دهد.
بسیاری از رهبران موفق مانند استیو جابز از مهلت‌های زمانی پر فشار یک نقطه عطف برای کارمندانشان می‌ساختند و خلاقیت آن‌ها را پرورش می‌دادند. استفاده از انرژی خلاقانه کارمندان در زمان‌های حساس باعث پیشرفت فردی و به خصوص پیشرفت تیم می‌شود. بسیاری از مدیران هم از مهلت‌های استراتژیک به عنوان یک مزیت برای پیشبرد هدف‌های تجاری خود استفاده می‌کنند.
ضرب‌الاجل‌های کاری اولین تاثیر خود را بر زمانبندی می‌گذارند بنابراین شما مجبور هستید زمانبندی تحویل پروژه را بر اساس اولویت‌ها تنظیم کنید. این مسئله کمک می‌کند با تعیین اولویت‌ها هدف‌ها مشخص‌تری برای خود در نظر بگیرید. باید یاد بگیرید بر نقاط قوت خود تکیه کنید و از آن‌ها در راستای رسیدن به هدف‌ها استفاده کنید.
در صورتی که اولویت‌‌های خود را مشخص نکنید خواهید دید در حین انجام پروژه مشغول بالا و پایین کردن فیسبوک هستید یا زمانی را صرف امری بیهوده کرده‌اید، پروژه متوقف شده و نتیجه نهایی چیزی که می‌خواستید نیست. چیزی که بسیار مهم است پیدا کردن اولویت‌ها در هر پروژه و تکیه کردن بر نقاط قوت شما است. با این کار می‌توانید هنگام تحویل پروژه به مسایل مهم بپردازید و از نتیجه آن لذت ببرید. به عبارت دیگر اگر زمان را وقف اولویت‌ها نکنید نتیجه‌ای که می‌گیرید بی‌ارزش خواهد بود.
ضرب الاجل‌ها می‌تواند به نفع همه تعیین شود و باعث پیشرفت کاری هر دو طرف باشد اما اگر این مهلت زمانی بدون در نظر گرفتن شرایط موجود تعیین شود تنها باعث ایجاد نگرانی و استرس می‌شود. نیاز نیست هر مهلت تحویل کاری که برایتان تعیین می‌کنند را قبول کنید. بهترین کار این است با توجه به توانایی‌های خود اگر نیاز به زمان بیشتری دارید پیشنهاد خود را صادقانه مطرح کنید. ضرب‌الاجل‌هایی که بر اساس مهارت و توانایی شما مشخص نشود نمی‌تواند باعث پیشرفت شود، مهلت‌های زمانی باید به شما این فضا را بدهند تا خلاقیت خود را محک بزنید اما لازم نیست به نوعی تعیین شوند که شما را تحت فشار بگذارند.
نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید و ضرب‌الاجل‌ها را بر اساس ظرفیت خود تعیین کنید. همیشه مهلت تحویل کار را طوری در نظر بگیرید که توانایی‌ها، خلاقیت و مهارت‌هایتان به درستی استفاده شود. مهم نیست که شخص شما مسئول انجام دادن پروژه هستید یا به همراه یک تیم پروژه‌ای تحویل می‌دهید. مهارت‌های فردی در توانایی‌های گروه نهفته است و برای تعیین ضرب‌الاجل باید به این نکته توجه داشته باشید. وعده‌ای ندهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید.
بعضی از افراد به دنبال ایده‌آل‌ها هستند، ایده‌آل‌گرایی در همه جنبه‌های زندگی آن‌ها جریان دارد. برای این افراد کار، درس، زندگی بر اساس ایده‌آل‌هایی تعیین می‌شود که گاهی عملی نمی‌شوند. این ایده‌آل‌ها در ذات خود بد نیستند می‌توانند کمک کنند تا بر محدودیت‌های کاری و شخصی خود غلبه کنید.
هنگامی که مجبور می‌شوید در مهلت زمانی کوتاهی کار تحویل دهید ایده‌آل‌گرایی نمی‌تواند به شما کمک کند. باید تلاش کنید مهارت‌های خود را افزایش دهید تا به ایده‌آل برسید. با این کار پیشرفت می‌کنید و می‌توانید مسیر حرفه‌ای خود را متحول کنید.
برای این کار زمان کافی در نظر بگیرید، هر چه بیشتر تمرین کنید در این کار بهتر خواهید شد. ممکن است به طور موقت مجبور شوید از بعضی مزیت‌ها چشم‌پوشی کنید اما به مرور یاد می‌گیرید در طول انجام پروژه ایده‌آل‌های خود را لحاظ کنید. برای نویسنده‌ها و نقاش‌ها این گونه است، ایده‌آل‌گرایی در نوشتن یک پاراگراف یا کشیدن جزییات در نقاشی حذف می‌شود تا نتیجه نهایی به عنوان یک مقاله یا یک اثر هنری کاری منحصر به فرد باشد.
قرار ملاقات‌هایی که برای تعیین مهلت تحویل یک پروژه برگزار می‌شوند مزایای زیادی برای شما دارند. یکی از این مزایا بهتر و بیشتر شدن اعتماد به نفس شما و تیم‌تان است. این جلسات می‌تواند به شما کمک کند تا دنیای کسب و کار خود را گسترش دهید و روند کاری خود را حرفه‌ای‌تر کنید. با حضور در دنیای واقعی اعتماد به نفس شما پرورش پیدا می‌کند و می‌توانید قدم‌های بزرگتری در زمینه تجارت خود بردارید.
توانایی مدیریت کردن ضرب‌الاجل‌ها یک معیار قابل اعتماد برای ارزیابی عملکرد یک تیم، یک گروه یا یک کسب و کار است. اگر به عنوان یک فروشنده فعالیت می‌کنید هم مدیریت زمان تحویل کالا می‌تواند بر پیشرفت کسب و کار شما تاثیر بگذارد. این امر در زندگی شخصی شما نیز تاثیرگذار است. مدیریت کردن زمانبندی‌هایی که برای خود تعیین می‌کنید شما قدم به قدم در مسیر موفقیت جلو می‌برد. برایان تریسی معتقد است تعیین ضرب‌الاجل برای هر کاری می‌تواند آغاز مسیر موفقیت باشد.
بعضی از مهلت‌های زمانی می‌توان شما را به عقب برگرداند و با اضافه کردن استرس، روند تحویل پروژه را بیشتر کند. در بعضی موارد هم به صورت عکس می‌تواند باعث پیشرفت شما شود و انگیزه‌های جدیدی برای کارهای بهتر ایجاد کند. برای این که بتوانید تاریخ مناسبی برای تحویل کار در نظر بگیرید به موارد زیر توجه کنید:
· برای تعیین زمان مناسب تحویل پروژه باید به چند نکته دقت کنید. زمان تحویل پروژه باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمانبندی شده باشد. مطمئن شوید برای هر پروژه اهداف مشخص و قابل دستیابی تعیین کرده‌اید تا مسئولیت‌پذیری تیم را بالا ببرید.
· تاریخ تحویل کار نباید بیش از اندازه آسان یا بیش از اندازه چالش برانگیز باشد. با توجه به نقاط عطف و توانایی‌های تیم یا شخص خودتان مهلت زمانی را به نوعی تعیین کنید که برای رسیدن به موفقیت چالش‌هایی را تجربه کنید که مهارت‌های شما را بهبود بخشد.
· برای رسیدن به تاریخ تحویل کار پاداش و مجازات‌هایی در نظر بگیرید تا پیشرفت در کسب و کار را تجربه کنید.
· به غیر از تعیین مهلت‌های زمانی مشخص، به افراد تیم مسئولیت‌های مشخصی بدهید تا زمان تحویل کار را پیگیری کنند و نسبت به آن مسئولیت قبول کنند.
به یاد داشته باشید ضرب‌الاجل هایی که برای تحویل کار یا پروژه مشخص می‌شوند می‌توانند موقعیت‌های سختی ایجاد کنند اما ابزارهای موثری هستند تا در کار خود پیشرفت کنید. از مهلت‌های زمانی به عنوان یک مشوق استفاده کنید، انگیزه‌های خود را افزایش دهید و تغییرات مثبت ایجاد کنید.
