گزارش چیست؟
به عنوان یک دانش آموز، دانشجو و یا کارمند از نوشتن هرگونه گزارش بیزار بودم. زمانی که به یک اردوی تحصیلی می‌رفتیم باید گزارشی تهیه می‌کردیم. در آزمایشگاه‌های مختلف نتیجه کار باید گزارش می‌شد. زمان دانشجویی گزارش پیشرفت مقاله‌ها و پروژه‌ها را در طول ترم به استاد ارائه می‌کردیم.
زمانی که کار خودم را به عنوان کنترل پروژه شروع کردم، من که از نوشتن هرگونه گزارشی بیزار بودم، حالا به عنوان مهمترین بخش شرح شغلم باید روزانه گزارش پیشرفت پروژه را آماده می‌کردم.
تهیه گزارش‌ها در کارهای روزانه‌ام تبدیل به قورباغه بزرگی شده بود که سعی می‌کردم با اولویت بالا قورتش دهم.
اما الان با گذشت سال‌ها و درک مفهوم گزارش، نحوه گزارش‌نویسی و ویژگی‌های یک گزارش، انجام این کار به یکی از تفریحات و فعالیت‌های مثبت روزانه‌ام تبدیل شده است.
این مقاله داستان گزارش‌نویسی من است.
اولین گام آشنا شدن با تعریف گزارش است:
در دیکشنری کمبریج گزارش اینگونه معنا شد است: ارائه توضیح درباره موضوع و یا اطلاعات خاصی به یک فرد مشخص
گزارش می‌تواند به شیوه‌های مختلف به مخاطب ارائه شود:
در اکثر مواقع، افراد ترجیح می‌دهند تا گزارش‌ها را به صورت نوشتاری دریافت کنند این موضوع معمولا دو دلیل دارد:
یادمان باشد، اکثر ما به خاطر وجود دغدغه و مشغله‌های روزانه مطالب را سریع فراموش می‌کنیم و مکتوب کردن هر گونه تجربه می‌تواند در آینده برای مرور آن به ما کمک کند.
ویژگی‌های یک گزارش چیست؟
چند اشتباه رایج که در تهیه گزارش انجام می‌دادم و این کار را برایم سخت و طاقت فرسا می‌کرد این بود:
- مدیران مشغله‌های متفاوتی دارند و تنها از یک نفر گزارش فعالیت نمی‌گیرند.
- با مبحث مدیریت دانش و انتقال تجربه در سازمان‌ها آشنایی نداشتم. از اهمیت انتقال تجربه به افراد دیگر آگاه نبودم.
- آن زمان نمی دانستم که تدوین گزارش‌های کتبی و ارائه آن به تیم باعث افزایش شفافیت در تیم می شود.
- به حافظه‌ام بیش از حد اطمینان داشتم، تا زمانی که در پروژه‌های بزرگ متوجه شدم که برای نظم دادن به اطلاعاتم نیاز دارم تا کوچکترین اتفاقات پروژه را برای خودم یادداشت کنم تا آن‌ها را فراموش نکنم.
چند مورد یاد گرفتم که در تهیه هر نوع گزارشی آن را در نظر بگیرم:
نکاتی که در زمان گزارش نویسی رعایت کنیم
وقتی که گزارش را تدوین کردید، موارد زیر را مانند یک چک لیست بررسی کنید تا مطمئن شوید که گزارش شما خوانایی لازم را دارد:
1) ساده باشد:
گزارش باید ساده و قابل خواندن باشد. تا جای ممکن از کلمات ساده و متداول در تهیه گزارش‌ها استفاده کنید.
2) شفاف باشد
گزارش باید شفاف باشد و به صورت مستقیم و شفاف تحلیل‌ها ارائه شوند.
3) مختصر باشد
گزارش لازم نیست بلند باشد و پیچیدگی را افزایش دهد اما در عین حال گزارش باید کامل باشد. به یاد داشته باشیم گزارش یک مقاله نیست.
4) مثبت باشد
تا جای ممکن از عبارات مثبت در گزارش صحبت کنید.
5) از لحاظ نگارشی درست باشد
رعایت نکات نگارشی، استفاده از علائم نگارشی درست مانند رعایت فاصله، نیم‌فاصله، نقطه و … بسیار مهم است.
6) خوانا باشد
انتخاب کلمات و نوع ارائه گزارش بسیار مهم است. گزارش باید برای خواننده جذاب باشد و باعث شود که از ابتدا تا انتهای گزارش را مطالعه کند
7) دقیق باشد
در تهیه و تحلیل داد‌ه‌های گزارش دقت کنید و کمترین خطا را داشته باشید. همچنین در تحلیل‌ها از قضاوت‌های شخصی پرهیز کنید. یادتان باشد براساس گزارش شما تصمیم‌گیری انجام می‌شود.
8) ساختار و قالب منطقی داشته باشد
گزارش باید دارای قالب و ساختار مناسب باشد. بعضی مواقع سازمان‌ها قالب‌های مشخصی برای تهیه گزارش دارند.
9) قابل ارائه باشد
نحوه ارائه گزارش بسیار مهم است. اگر آن را پرینت می‌کنید، به سایز فونت‌ها و ظاهر آن بر روی کاغذ دقت کنید. در صورت ارائه آن در ایمیل به متن و موضوع ایمیل و متنی که در توضیح گزارش می‌نویسید، دقت کنید.
این موارد تجربیات شخصی من از تهیه گزارش است و احتمال دارد که بعد از گذشت مدتی و مطالعه دوباره این متن نکات دیگری نیز به این متن اضافه و یا از آن کم شود.
این متن اولین تلاش من از انتقال تجربیات و دانش شخصی در طی زمان کار در دفتر مدیریت پروژه، در قالب متن بلاگ است. امیدوارم که با ارائه نظرات در بهتر شدن این مهارت و تجربه به من کمک کنید.
