شروع هر کسب و کاری آسان است. هر چه بزرگتر می‌شود نیازها و مشکلات آن نیز افزایش پیدا می‌کند. شاید در ابتدای راه امور مالی را در دفتر ثبت کنید یا مشتری ها را خودتان پیگیری کنید، اما این مسیر هر روز دشوارتر می‌شود. استخدام نیرو، نرم افزارهای اتوماسیون، بازاریابی و فراهم کردن نیازهای کسب و کار گاهی به جای کم کردن مشکلات، به آنها اضافه هم می‌کند. داشتن این ابزارهای کارآمد دلیل بر موفقیت کسب و کار نیست و داشتم سیستم کارآمد و قدرتمند دلیل موفقیت آن است.
تعدادی نوازنده اگر دور هم جمع شوند و شروع به نواختن کنند ممکن است موسیقی دلنشینی به گوش شما نرسد. اگر نت موسیقی داشته باشند و هماهنگی بین آنها وجود داشته باشد از شنیدن آن لذت خواهید برد. کسب و کار هم تفاوتی با اجرای موسیقی ندارد. نیاز به هدف و مسیر مشخص دارند، نظم می‌خواد و باید بین همه هماهنگی وجود داشته باشد.
هر کسب و کاری باید اهداف کلیدی را مشخص کند. صرفا نمی‌تواند فروش را ملاک قرار داد و حساب بانکی را چک کرد. ممکن است عدم توجه به حقوق مشتری و کارمندان، خدمات ضعیف و پیدا شدن رقیب چابک در بلند مدت ما را حذف کند. تعداد مشتریان جدید، میزان رضایت مشتریان، فروش میانگین ماهانه، سود میانگین ماهانه، و … از معیارهای مهم کسب و کار است و باید این سنجه‌ها را مرتب بررسی کرد و با داشتن برنامه و هماهنگی بین کارمندان، سیستم سازی کرد.
هیچ وقت یک شبه اتفاق بزرگی رخ نمی‌دهد و سنگ با ضربان نرم و مداوم آب سوراخ می‌شود. نباید هیچ عملی را دست کم گرفت. تنها بهبود و تسریع 1 درصدی در فعالیت‌های جزئی می‌تواند در بلند مدت تاثیر قابل توجه‌ای در کسب و کار داشته باشد. اگر در هر مرحله از کسب و کار دقت کنیم و دنبال بهبود آن باشیم، پس از یکسال شاهد نتایج مثبت آن خواهیم بود. نوشتن یک چک لیست ساده یا نوشتن برنامه هفتگی برای کارمندان از ساده‌ترین کارها است که در سیستم سازی و مدیریت بهینه منابع تاثیر مثبت می‌گذارد. شناخت هر بخش از کسب و کار ابتدای مسیر سیستم‌سازی است و یک فرد متخصص این مسیر را هموار خواهد کرد.
آیا کسب و کارتان بدون شما رشد نمی‌کند؟ آیا عدم حضور شما باعث اخلال در آن می‌شود؟ اگر جواب شما به این سوال‌ها مثبت است پس شما کارمند مجموعه خود هستید! عدم سیستم سازی نه تنها به کسب و کار شما آسیب میزند بلکه هزینه زیادی برای شما ایجاد می‌کند. نیاز به نظارت مداوم، افزایش هزینه‌ها،کمبود وقت و منابع، کاهش سود و چندین مورد دیگه از جمله مشکلاتی است که می‌تواند دلیل منطقی برای داشتن مشاوره و بیزینس کوچ باشد تا با سیستم سازی شما را مدیر موفقی سازد.
نیروی متخصص در سیستم درست کارآمدتر است و بازدهی نرم‌افزارها زمانی افزایش پیدا می‌کند که مجموعه هماهنگ پیش رود. اهمیت سیستم‌سازی زمانی خودنمایی می‌کند که با کمترین ابزارها و امکانات می‌توان چابکتر از مجموعه‌های بزرگ عمل کرد و رشد سریع داشت.
کمبود نیروی انسانی ماهر، مهاجرت افراد متخصص و با تجربه، افزایش هزینه‌ها و رقبای جدید اهمیت رضایت کارکنان و رشد آنها در کسب و کار را چند برابر کرده. مهمترین تاثیر سیستم سازی می‌تواند افزایش رضایت و کارآمدی کارمندان باشد و ستون‌های کسب و کار را مستحکم کند.
شاید کار با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا حسابداری برای شما ساده نباشد. استفاده از هوش تجاری مثل Power Bi نیاز به متخصص و هزینه زیاد داشته باشد و در ابتدای کسب و کار به این ابزارهای تخصصی نیاز نداشته باشید. یا اینکه ایجاد داشبورد مدیریتی برای گزارش دهی و سنجیدن هر بخش از کسب و کار امکان پذیر نباشد. حتی مدیریت کارمندان، برنامه ریزی و پیگیری کارها از نوشتن در تقویم یا استفاده از پیام‌رسان‌ها فراتر رفته باشد و همین کار ساده هم چالشی شده باشد.
گوگل ابزارهای رایگانی را فراهم کرده که برای مدیران بسیار کارآمد است. گوگل شیت مانند اکسل مایکروسافت بسیاری از امکانات را فراهم میکنم و با اشتراک آن بین کارمندان می‌توانید کارها را به سهولت انجام دهید. با ابزار گوگل لوکر داشبوردهای مدیریت بسازید و به ابزارهای مختلف برای گزارش گیری متصل کنید. ترلوو یا ابزارهای ایرانی مثل میزیتو برای مدیریت کارها و کارمندان بسیار کارآمد هستند و شرکت‌ها بزرگ از آنها استفاده می‌کنند.
به‌روز بودن و استفاده از ابزارها یکی از ملزومات کسب و کارهای امروزی است. سیستم سازی با استفاده از این ابزارها نظارت بر کسب و کار و پیگیری فعالیت‌ها را ساده تر می‌کند و هزینه‌های پنهان کسب و کار را کاهش می‌دهد.
هر کسب و کاری برای رشد و توسعه نیاز به سرمایه‌گذاری دارد. بسیاری از کسب و کارهای چند سال پیش یا تغییر پیدا کرده اند یا در خطر حذف شدن قرار گرفته اند. غذا را اینترنتی سفارش می‌دهیم، بلیط را از سایت می‌خریم و بعید است برای گرفتن تاکسی دنبال آژانس باشیم.
یک مشاور با تفکر سیستمی و نگاه کلی به بازار و آینده کسب و کار، می‌تواند خطرات پیش رو را ببیند و مسیر درستی برای کسب و کار طراحی کند. داشتن یک بیزینس کوچ بهترین سرمایه گذاری بلندمدت برای کسب و کار است تا با سیستم سازی مسیر پر چالش آینده را هموار کند.
فوائد و مزایای سیستم سازی بسیار است. هر روز نیاز آن پر رنگ تر می‌شود اما نحوه ایجاد آن و مسیر دسترسی به آن چالشی است که از عهده هر مدیری بر نمی‌آید. شاید با مطالعه زیاد و تجربه کردن به راهکار مناسبی برای کسب و کار خود برسید، اما علم مدیریت و مدل‌های به‌روز سیستم‌سازی برگ برنده هر کسب و کاری است. رضا شهابی با داشتن دکتری مدیریت به عنوان بیزینس کوچ و استراتژیست کسب و کار، مسیر رسیدن به سیستم سازی در کسب و کار را برای شما هموار خواهد کرد. می‌توانید با مطالعه مقالات رایگان یا ثبت نام در کلاس‌های آموزشی و دریافت مشاوره اختصاصی با ما همراه شوید.
