توی پست قبلی لینکدین شخصی‌ام (اینجا) به عنوان معرفی BPaaS ها (سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار به‌عنوان یک خدمت) سعی کردم به طور خلاصه در مورد این دست از تکنولوژی‌ها صحبت کنم.
علاوه بر سه ویژگی عکس بالا که به نظر من ویژگیهای اصلی یک تکنولوژی BPaaS هست چند ویژگی دیگه هم میشه در نظر گرفت که به ترتیب اولویت بهش اشاره می‌کنیم:
مثل همه سیستم‌ها و استقرار تکنولوژی، هدف‌گذاری باید پیش از استقرار انجام بشه و بعد با شاخص سنجیده بشه. اینکه هدفی رو بدون اهمیت به آینده برای استقرار تکنولوژی تعریف کنیم و در میانه مسیر یادمون بیفته که نه این خوب نبود! مثل این می‌مونه که به سمت غرب حرکت کنیم و میانه مسیر با خودمون فکر کنیم چرا شرق نرفتیم و فرمون رو کج کنیم و برگردیم!
بنابراین فرآیندهایی که فکر می‌کنید باید بهینه بشه را شناسایی کنید و آن‌ها را با اهداف سازمانی خودتون هماهنگ کنید.
بهترین روش‌های که به ذهنم می‌رسه این موارد هستن:
• تحلیل کامل فرآیندها برای درک ناکارآمدی‌ها.
• تعریف اهداف قابل اندازه‌گیری (مانند کاهش هزینه‌ها یا کاهش زمان پردازش) رو تعریف کنید. مثلا هدف این باشه که با فروش 100 واحد تیم 10 نفر هست و با فروش 300 واحد تیم نبایستی 30 نفر بشه. هدف می‌تونه 20 نفر باشه. به همین سادگی!
• فرآیندهای کلیدی که برای موفقیت کسب‌وکار شما حیاتی هستند را اولویت‌بندی کنید.
جایی خوندم که می‌گه وقتی از کارفرمایی می‌پرسین اولویت‌تون کدوم هست و می‌گه همش! فرار کنید. ما فرار نکردیم و ضربه‌اش هم خوردیم.
هر ابزاری برای کاری ساخته شده. سال 94 من مدیر پروژه استقرار CRM در یک شرکت بودم و با افتخار سیستم آزمون نیروی انسانی رو هم با همون سیستم راه‌انداختم. این سامانه هنوز هم کار می‌کنه ولی آیا اون ابزار برای چنین کاری ساخته شده بود؟ قطعا خیر. بنابراین رعایت کنید که ابزاری که انتخاب میشه ویژگیهای زیر رو داشته باشه:
• مقیاس‌پذیری باشه، قابلیت شخصی‌سازی و ارتباط با صنعت رو داشته باشه.
• ابزار انتخاب شده بایید قابلیت یکپارچگی با سیستمهای موجود (مانند ERP یا CRM) را دارد. یکپارچگی در نه در حد ماکت و اسباب‌بازی. اینکه چقدر از این قابلیت رو شما استفاده کنید یک موضوع هست و اینکه ابزار چه توانمندی داشته باشه موضوع دیگری است. پایین‌تر مفصل در مورد این موضوع صحبت شده.
نمونه‌های بین‌المللی از ابزارهای BPaaS رو پایین ذکر کردیم:
• پرداخت و دریافت‌ها: SAP Concur، Coupa
• منابع انسانی: Workday، ADP
• خدمات مشتری: Salesforce Service Cloud
• زنجیره تأمین: Blue Yonder، Kinaxis
تجربه تمامی انقلاب‌های صنعتی نشون داده که شرکت‌هایی که از قافله‌ی انقلاب‌های عقب بمونن محکوم به شکست هستند.
اهمیت این موضوع از این جهت هست که این کار می‌تونه حجم کار دستی و خطاها رو بسیار کاهش بده.
• بهترین روش‌ها:
• از DMN (سیستمهای تصمیم‌گیر) برای وظایف تکراری مانند تصمیم‌گیری ارجاع براساس شرایط استفاده کنید.
• از تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی برای به‌دست آوردن بینش‌هایی در مورد عملکرد عملیاتی استفاده کنید.
• جریان‌های کاری را برای بهبود کارایی نظارت و اصلاح کنید. در این بخش نیروی انسانی ماهر رو استخدام کنید تا از ابزار برای مانیتورینگ استفاده کنه. اینجا ابزار فقط یک دستیار محسوب میشه.
فارغ از اینکه ابزار چه چیزی باشه و یا چه کسب و کاری دارین، امنیت جز جداناپذیر تکنولوژی هست. پیچیدگی‌های این موضوع همین بس که بزرگترین شرکت‌های دنیا هم اطمینان کامل از درز و نشست اطلاعات رو ندارند و چنین تعهدی هم به کاربران‌شون نمی‌دن.
اما یادمون نره که این مهم دلیل بر ساده‌انگاری این موضوع نباشه.
• بهترین روش‌های اطمینان نسبی از موضوع امنیت استقرار و رعایت استاندارهای بین‌المللی مثل ISO 27001 یا SOC 2 هست یا کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) برای مدیریت دسترسی افراد به داده‌های خاص و یا استقرار فرآیندهای مدیریت داده را به طور منظم برای رعایت مقررات.
تفاوت اصلی BPaaS ها (سیستمهای مدیریت فرایندهای کسب وکار به‌عنوان یک خدمت) با سیستمهای آماده مثل سیستمهای حسابداری و انبار و .. سفارشی‌سازی این سیستمهای براساس کسب و کار هست. به این معنی که براساس کسب و کار فرآیندها و جریان کاری تنظیم میشه و برای این کار از پلتفرم‌های کم‌کدنویسی یا بدون‌کدنویسی (مانند Appian یا Zoho Creator) استفاده می‌کنیم.
وقتی از ابزارهای آماده مثل سیستمهای حسابداری و انبار و ... صحبت می‌کنیم، متوجه پیچدگی‌های تعامل تیم‌ها نیستیم. به محض اینکه نیازمندی تعامل بین تیم‌های عملیاتی احساس بشه، پیچیدگی‌های یکی یکی نمایان میشه.
آموزش رکن اساسی این موضوع هست ولی تنها روش این موضوع نیست. تشویق به عنوان عنصر بعدی و نهایت جذب نیروی ماهر به جای نیروی غیرماهر ولی ارزان به همراه آموزش می‌تونه چاره‌ساز باشه. ضمن اینکه انتظارمون از ابزارها و دشبوردهای مدیریتی راهنمایی تیم برای تعامل بیشتر و تمرکز اهداف بین تیمی هست.
شاید فکر کنیم با تعریف هدف این بخش هم پوشش داده میشه. من معتقدم این بخش در ادامه هدف‌گذاری می‌تونه گره‌گشا باشه. به طور مثال در ساختار OKR هدف‌گذاری جهت دهنده شاخص‌های کلیدی هست. هدف لزوما قابل سنجش نیست اما شاخص‌های کلیدی باید قابل اندازه‌گیری باشن.
بهترین روش‌هایی که برای نظارت و اندازه‌گیری به نظرم می‌رسه این‌ها هستن:
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)مانند زمان پردازش، نرخ خطا، صرفه‌جویی در هزینه.
• استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل یا گزارش‌دهی داخلی برای مصورسازی عملکرد.
تکنولوژی که انتخاب می‌کنید باید قابلیت مقیاس‌پذیری از نظر تعداد کاربران و فرآیندها رو داشته باشه.
این موضوع باعث میشه از پرداخت هزینه‌های بیشتر جلوگیری کنید و دوم اینکه با استفاده از API ها به ادغام فرآیندها در روش‌های بهبود یافته فکر کنید.
به زبان ساده‌تر اینکه برای تعداد کاربر و تعداد فرآیند هزینه نکنید.
من این بخش رو می‌خوام با استفاده از برهان خُلف اثبات کنم. فرض کنیم یکپارچگی نداشته باشیم. چه اتفاقی برای ما خواهد افتاد؟ ناکارآمدی، ناسازگاری، دوباره‌کاری و افزایش هزینه‌های سربار دم‌دستی‌ترین موضوعاتی هستن که باهاش سروکار خواهیم داشت.
قطعا یکپارچگی چالش‌های فنی رو با خودش همراه داره، اما اگر شما بند 6 این سند رو رعایت کرده باشین نیازی نیست نگران این بخش باشین.
هر چقدر لازمه آموزش بدین. اما فراموش نکنید که "نرود میخ آهنین در سنگ"
نیروی که بن‌مایه و پتانسیل یادگیری رو بعد از دو یا سه بار آموزش نداره رها کنید.
