اگر گذر شما به ادارات دولتی و شرکت های خصوصی افتاده باشه، ممکن است با کارمندانی مواجه شده باشید که در پروژه های مختلف از مدیران خود به بدی یاد می‌کنند یا افرادی را دیده باشید همیشه در حال تعریف از مدیران پروژه‌های دیگر هستند. اما واقعا مدیران خوب چه خصوصیاتی دارند؟ یا اینکه یک مدیر برای اینکه به عنوان یک مدیر خوب شناخته شود باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟ در این مقاله سعی کرده‌ام خصوصیات و ویژگی‌های یک مدیر پروژه خوب را به صورت مختصر بیان کنم. پس برای یافتن پاسخ سئوالات خود با من همراه باشید:
مدیریت پروژه، یک شغل حرفه‌ای است که هر صنعتی برای ادامه راهش به آن نیاز دارد. مدیران پروژه در صدر رهبری، مدیریت و تلاش برای تحویل هر پروژه قراردارند. من بخش خوبی از مدت زمان کار حرفه‌ای خود را در تیم‌های مدیریت پروژه مختلف بوده ام و با تعدادی از مدیران پروژه کار کرده ام. از نظر من بعضی از آنها مدیران خوب، و بعضی مدیران بدی بوده اند. در حالی که بعضی از افراد تیم نظرشان برخلاف نظر من است و همیشه این سئوال در بین ما مطرح بوده است که معیار سنجش یک مدیر پروژه چه مواردی می‌تواند باشد؟
مسئولیت پذیری و هدایت پروژه
یک مدیر پروژه خوب، مسئولیت یک پروژه کامل را بر عهده می‌گیرد. او مسیر بحرانی، جدول زمانی و بودجه کلی را درک می کند. یک مدیر پروژه خوب در نهایت مدیر عامل پروژه خود است و او پروژه را به عنوان یک شرکت کوچک - با منابع، بودجه و دامنه خاص خود - اداره می‌کند. او یک فرهنگ تیمی ایجاد می کند و پویایی و شخصیت اعضای تیم را درک می‌کند.
در حالی که یک مدیر پروژه خوب تعاریف روشنی از نقش همه در یک پروژه ارائه می‌دهد، یک مدیر پروژه بد مسئولیت کلی را بر عهده دیگران می‌گذارد و ادعا می‌کند که نقش او "نظارت" بر امور است. یک مدیر پروژه بد، همیشه از بودجه تعلق گرفته به پروژه شاکی است. برای او همیشه جدول زمانی پروژه بسیار متراکم است و از منابع مناسبی برخوردار نیست و بجای رهبری کردن پروژه فقط در آن سهیم بوده و درک روشنی از نقش‌های مختلف در یک پروژه ندارد.
شناخت کامل از بازار
مدیر پروژه خوب، بازار و صنعت پروژه‌های خود را می شناسند. او رقبا را می‌شناسند و گزینه های دیگر را ارزیابی می کند. یک مدیر پروژه خوب از آخرین روندهای صنعت پروژه خود مطلع است و درک و تخصص کاملی از صنعت خود ارائه می‌دهد. همچنین او نسبت به تدوین و اجرای طرحی که نتایج را به دست می آورد، مسئولیت‌پذیر و سازمان یافته است.
یک مدیر پروژه بد، مجموعه‌ای از بهانه دارد که می‌تواند برای موقعیت های مختلف از آن استفاده کند. او قادر به بیان دقیق برنامه کلی نیست و برای تکمیل بخش خود به دیگران متکی است. یک مدیر پروژه بد درک درستی از تخصص تیم خود ندارد و ابتکار عمل برای ایجاد پایگاه دانش خود را ندارد. او دائماً به بهانه برگزاری جلسات زیاد، تماس های تلفنی بیش از حد و مشکلات زیاد، از حل مسائل تیم دوری می‌کند.
مدیریت جلسات
یک مدیر پروژه خوب کارآمد است و توانایی خوبی در برگزاری جلسات استثنایی دارد و همه در واقع منتظر آن جلسات هستند. معیار جلساتی که یک مدیر خوب برگزار می‌کند می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
• دستورالعمل واضح و مشخص که در پیشبرد اهداف مشخصی قرار دارد که باید در آن جلسه انجام شود.
• منابع و تخصص موضوع مورد نیاز برای تحقق این اهداف در آن جلسه. ("اگر من به این جلسه دعوت شده باشم، این بدان معنی است که من در واقع مورد نیاز هستم و سوالی ندارم که چرا آنها مرا دعوت می کنند.")
• نقش‌های شفاف در جلسات: شخصی برای ضبط یادداشت ها، شخصی برای به اشتراک گذاشتن صفحه یا راه اندازی ابزارهای فنی به صورت مقدم و غیره.
• محدودیت زمانی در جلسات به خوبی مدیریت می‌شود. هر شرکت کننده فرصتی برای ارائه نظر خود دارد.
• جلسات ساختار یافته با نکات واضح و دارای جمع بندی نهایی است.
یک مدیر پروژه بد از ساختار و زمان خوبی برخوردار نیست. او جلسات را بطور ناکارآمد برگزار می‌کند، که منجر به ناامیدی و شکایت شرکت‌کنندگان از مدیر دفتر پروژه می‌شود.
مدیر پروژه بد اهمیت ساخت یک برند و شهرت را به عنوان مدیر پروژه درک نمی‌کند و در مدیریت چند اولویت همزمان مهارت ندارد.
مدیریت تیم
یک مدیر پروژه خوب، از تیم خود تاریخ فعالیت‌ها را نمی‌خواهد بلکه، او برای انجام فعالیت‌ها، توصیه‌ها و گزینه هایی را ارائه می دهد، همچنین ملاحظات و خطرات بالقوه‌ای را برای برآورد یک کار خاص در نظر می‌گیرد و درس آموخته‌های قدیمی را بکار گرفته و تمام اسناد و مدارک را به راحتی در یک مکان در دسترس و سازماندهی می‌کند. هر یک از اعضای تیم پروژه، درک کاملی از نحوه یافتن هر نوع سند دارد.
ارائه گزارشات و مستندات
یک مدیر پروژه خوب زمانی که از او خواسته می‌شود که یک موضوع خاص، یک سوال یا یک خطر را پیش بینی کند، بسیار فعال است. او می‌تواند پیش بینی کند چه موقع گزارش خاصی توسط یک مدیر بالاتر خواسته می‌شود و تلاش می کند تا از قبل آن را تهیه کند. یک مدیر پروژه خوب بسیار سازگار است، گرچه با ارائه به موقع گزارش وضعیت هفتگی یا برنامه ریزی یک جلسه مقدماتی برای کمیته اجرایی باشد.
مدیر پروژه بد در آخرین لحظه تلاش می‌کند تا هر نوع مستنداتی را تولید کند، زیرا او در وهله اول آنها را پیش بینی نمی‌کند. یک مدیر بد به جای تمرکز بر هدایت یک پروژه، تمام روز را هدر می‌دهد. آنها به سادگی نظرات خود را ابراز می‌كند و هنگام مستند كردن این تصمیمات یا موضع گیری‌های كتبی یا هنگام صحبت درباره مسائل مهم، هیچ اقدامی انجام نمی دهد.
مهارت در فروش و مذاکره
یک مدیر خوب در فروش و مذاکره بسیار عالی است. او معنای ایجاد موقعیت برنده را در هنگام تأمین بودجه یا منابع برای یک پروژه، درک می‌کند. یک مدیر پروژه خوب، قبل از تصمیم گیری، نیاز به خرید را از ذینفعان اصلی تضمین می کند. در حالی که یک مدیر بد وقتی وارد مذاکره برای منابع یا بودجه برای یک پروژه می‌شود، شرایط درگیری ایجاد می‌کند.
خصوصیاتی که در این مقاله برای مدیران پروژه بیان شد، صرفا تجربه های شخصی من بوده و حتما شما هم می‌توانید مواردی به آن اضافه کنید.
