یک حسابدار علاوه‌بر اینکه باید نسبت به ابزارهای حسابداری و مفاهیم اولیه اصول حسابداری شناخت کافی داشته باشد، باید از دقت بسیار بالایی نیز برخوردار باشد. ابزارهای حسابداری، برای استفاده حسابداران یا کسانی که به هر نحوی با محاسبات درگیر هستند مناسب است. یک ماشین حساب قابل حمل، یک ابزار بسیار مفید برای یک حسابدار یا یک حسابرس است. ابزارهای آفیس، مخصوصا اکسل، در دل ابزارهای حسابداری قرار دارند.
از بین ابزارهای آفیس، ابزاری که برای حسابداران بسیار کاربرد دارد، اکسل است. طی چند سال اخیر، سیستم حسابداری با باقابلیت‌های بسیار متعددی برای حسابداری شرکت‌ها وارد بازار شدند که آنها نیز جزو ابزارهای حسابداری هستند.
موارد مهمی که می توان به عنوان ابزارهای حسابداری مطرح نمود، شامل:
شناختی از حسابداری و حسابدار
بهتری ابزارهای حسابداری
اهمیت استفاده از ماشین حساب در حسابداری
نرم افزارهای حسابداری
سپس به تشریح هر یک از این موارد خواهیم پرداخت تا بیش تر از پیش با ماهیت ابزارهای موردنیاز حسابدار آشنا شویم.
رشته حسابداری یکی از سخت‌ترین رشته‌های علوم انسانی است. سختی این رشته در درجه اول ممکن است به‌خاطر دقت زیاد در هنگام کار با اعداد و ارقام باشد؛ زیرا، کوچک‌ترین بی‌دقتی ممکن است خسارت زیادی به شرکت وارد کند. اما علت اصلی سختی این شغل، تجزیهوتحلیلهای مالی است. اینکه یک حسابدار توانایی تجزیه‌وتحلیل مالی داشته باشد، باعث سودآوری و جلوگیری از ضرر شرکت می‌شود.
یک حسابدار علاوه‌بر اینکه باید نسبت به ابزارهای حسابداری و مفاهیم اولیه اصول حسابداری شناخت کافی داشته باشد، باید از دقت بسیار بالایی نیز برخوردار باشد؛ همچنین، یک حسابدار خوب باید خود را ملزم به رعایت اخلاقیات از جمله: صداقت، رازداری و درستکاری کند. فردی که به ویژگی های اخلاقی حسابدار توجه نمی‌کند، باعث ضرر رساندن به خود و شرکت می‌شود.
شاید حتی اگر حسابدار نیستید، با ابزارهای حسابداری کار کرده باشید. رایج‌ترین ابزار حسابداری، ماشین حساب است؛ زیرا فقط حسابداران از آن استفاده نمی‌کنند، بلکه همه مردم برای حساب کردن دخل‌و‌خرجشان از ماشین حساب استفاده می‌کنند. ابزارهای حسابداری، راه محاسبه و تجزیهوتحلیلهای مالی را هموار کرده و سرعت زیادی به آن می‌بخشد.
در ادامه، این ابزار را نام برده و شرح مختصری از کارایی آنها را بیان خواهیم کرد:
ماشین حساب:
یک ماشین حساب قابل حمل، یک ابزار بسیار مفید برای یک حسابدار یا یک حسابرس است. اگرچه رایانه‌های شخصی معمولاً دارای ماشین حساب‌های الکترونیکی هستند، اما هیچ جایگزینی برای راحتی یک ماشین حساب کوچک و قابل حمل یا معادل آن در تلفن همراه یا سازمان دهنده شخصی وجود ندارد.
هنگام استفاده از ماشین حساب، استفاده از حافظه ماشین حساب ( M+ در اکثر ماشین‌حساب‌ها) در صورت امکان، ایمن‌تر است، به خصوص اگر نیاز به انجام بیش از یک محاسبه در براکت دارید. محاسبه حافظه نتایج هر محاسبه براکتی را ذخیره می‌کند و سپس اجازه می‌دهد که آن مقدار در زمان مناسب فراخوانی شود. همیشه تمرین خوبی است که حافظه را قبل از شروع هر محاسبات جدید مربوط به استفاده از آن پاک کنید. این کار را با دو بار فشار دادن کلید MRC، نشان‌دهنده یادآوری حافظه یا معادل آن، انجام می‌دهید.
(توجه: این کلید اغلب دارای برچسب R.MC یا R.CM است. بار اول که کلید فشار داده می‌شود حافظه فراخوانی می‌شود و بار دوم پاک می‌شود.)
اگر یک حسابدار حرفه‌ای، CFA، CPA یا کارگزار وام مسکن هستید، باید بیشتر وقت خود را صرف محاسبات، تجزیه و تحلیل کنید. پیچیدگی محاسبات ممکن است برای هر حرفه‌ای متفاوت باشد اما نیاز تقریبا یکسان است. با این حال، اگر تجهیزات مناسب به یک حرفه‌ای در چنین سطحی ارائه نشود، غیرقابل توجیه خواهد بود.
ماشین حساب‌های حسابداری که بیشتر به عنوان ماشین حساب‌های مالی شناخته می‌شوند، ماشین حساب‌های الکترونیکی با عملکردهای مالی هستند که ماشین حساب‌های معمولی آن را حمل نمی‌کنند. این ماشین حساب‌های مالی به راحتی محاسبات نرخ بهره، نرخ‌های سرمایه‌گذاری مجدد، نرخ‌های مالیات، هزینه‌های مربوط به وام، ارزش سرمایه‌گذاری، جریان‌های نقدی و غیره را انجام می‌دهند و آنها را از هر ماشین حساب معمولی دیگری منحصر به فرد می‌کند. دستگاهی برای حسابداران خبره، CPAها و سایر متخصصان مرتبط با امور مالی برای محاسبات سریع و کارآمد و تجزیه و تحلیل مالی طراحی و توسعه یافته است. بیشتر ماشین حساب‌های مالی دارای کلیدهای تابع مالی اختصاصی هستند؛ درست مانند ماشین حساب علمی که کلیدهای اختصاصی برای توابع ریاضی دارد.
مجموعه ابزارهای آفیس
ابزارهای آفیس، مخصوصا اکسل، در دل ابزارهای حسابداری قرار دارند. از بین ابزارهای آفیس، ابزاری که برای حسابداران بسیار کاربرد دارد، اکسل است. اکسل یک برنامه صفحه گسترده از مایکروسافت و جزو گروه محصولات آفیس آن برای برنامه‌های تجاری است. مایکروسافت اکسل کاربران را قادر می‌سازد تا داده‌ها را در یک صفحه گسترده قالب‌بندی، سازماندهی و محاسبه کنند. با سازماندهی داده‌ها و با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Excel، تحلیلگران داده و سایر کاربران می‌توانند مشاهده اطلاعات را با افزودن یا تغییر داده‌ها آسان‌تر کنند. اکسل حاوی تعداد زیادی جعبه به نام سلول است که در ردیف‌ها و ستون‌ها مرتب شده‌اند. داده‌ها در این سلول‌ها قرار می‌گیرند.
اهمیت استفاده از اکسل در حسابداری
اکسل، برای پشتیبانی از عملکردهای حسابداری مانند بودجه‌بندی، تهیه صورت‌های مالی و ایجاد ترازنامه طراحی شده است. همچنین، دارای عملکرد صفحه گسترده اولیه و بسیاری از توابع برای انجام محاسبات پیچیده ریاضی است. مایکروسافت اکسل بسیاری از افزونه‌ها را برای فعالیت‌هایی مانند مدل‌سازی و پیش‌بینی مالی پشتیبانی می‌کند و به طور یکپارچه با داده‌های خارجی ادغام می‌شود تا به شما این امکان را بدهد که اطلاعات بانکی و داده‌های مالی را به دیگر پلتفرم‌های نرم‌افزار حسابداری وارد و صادر کنید.
مایکروسافت آفیس اکسل با الگوهایی برای ایجاد بودجه، صورت‌های جریان نقدی و صورت‌های سود و زیان عرضه می‌شود که برخی از اساسی‌ترین اسناد مورد استفاده در حسابداری هستند. علاوه بر این، می‌توانید قالب‌های بودجه‌بندی و بیانیه‌های پیچیده‌تری را از وب‌سایت آفیس دانلود کنید یا قالب‌های تخصصی را از فروشندگان شخص ثالث خریداری کنید و آنها را در برنامه نصب کنید. اگر نیاز به ایجاد بودجه‌ها یا صورت‌های مالی پیچیده یا سفارشی دارید، می‌توانید یک الگوی موجود را سفارشی کنید و از عناصر آن دوباره استفاده کنید، یا با استفاده از عملکرد داخلی اکسل، یکی از ابتدا ایجاد کنید.
می‌توانید داده‌ها را از منابع داده‌های مختلف به اکسل وارد کنید. این به ویژه برای حسابداری مفید است؛ زیرا می‌توانید داده‌های فروش، داده‌های بانکی و فاکتورها را از منابع بسیاری در یک کتاب کار مرکزی برای پشتیبانی از فعالیت‌های حسابداری خود جمع _آوری کنید. می‌توانید داده‌ها را قبل از وارد کردن در پایگاه‌های داده و فرمت‌های فایل مختلف ذخیره کرده و به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به وارد کردن داده‌های اضافی به داده‌های بسیاری از حوزه‌های مختلف کسب‌وکار خود دسترسی داشته باشید.
اکسل با بسیاری از نرم افزارهای محبوب حسابداری ادغام می شود. برای مثال، می‌توانید از جادویی که همراه با بسته نرم‌افزار حسابداری دلخواه شما ارسال می‌شوند برای نگاشت صفحات گسترده اکسل به داده‌های حسابداری خود استفاده کنید تا بتوانید عملیات فشار و کشیدن داده‌ها را از Excel و بسته حسابداری خود در صورت تقاضا انجام دهید.
انجام محاسبات خطی یک کار اساسی حسابداری است و صفحات گسترده اکسل به گونه‌ای طراحی شده‌اند که حاوی داده‌ها در قالب جدول باشد که از محاسبات درون خطی و جمع‌بندی پشتیبانی می‌کند و جایگزین نیاز به نوار تیک تیک و ماشین حساب‌های ویژه حسابداری می‌شود. داده‌های صفحه‌گسترده قابل استفاده مجدد و ذخیره‌سازی هستند و اکسل را نسبت به یک ماشین حساب حسابداری برای انجام محاسبات و جمع‌بندی ساده انعطاف‌پذیرتر می‌کند. علاوه بر این، می‌توانید نمودارها و نمودارهایی را از داده‌های صفحه‌گسترده ایجاد کنید، یک تجربه کاربری غنی از رسانه و نماهای متفاوتی از همان داده‌ها ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از افزونه‌ها برای استخراج داده‌ها و ایجاد مدل‌ها و پیش‌بینی‌های مالی استفاده کنید.
برای افزایش سهولت و دقت و سرعت ثبت اطلاعات و نیز دسترسی داشتن به گزارشات دقیق مالی ، می توان از نرم افزارهای حرفه‌ای حسابداری استفاده نمود. نرم افزار یاس سیستم با داشتن امکان چند شرکته بودن و نیز 6 سطح کدینگ حسابها که سه سطح، شناور می‌باشد، امکان ثبت اسناد و گزارشات را بصورت حرفه ای میسر ساخته است.
نرم افزار حسابداری شرکتی یاس سیستم محصولی است که شرکت ها برای ثبت دقیق و محاسبات صحیح هزینه ها، درآمد، سود وزیان ، گرفتن گزارشات مالی و مالیاتی، برنامه ریزی دریافت و پرداخت و هرآنچه ریسک مالی و مالیاتی شرکت را به حداقل برساند، نیازدارند.
بدون نرم افزار حسابداری مناسب، شرکت ها درخطر محاسبات اشتباه ، عدم انجام به موقع پرداخت ها یا دریافت ها ، دریافت گزارشات از سودآوری یا زیان دهی فعالیت ها و درنهایت مشکلات مالیاتی و حقوقی، نارضایتی ذی نفعان یا حتی خطر ورشکستگی قرار می گیرند. نرم افزار یاس سیستم شامل 5 بسته تولیدی، بازرگانی ، پروژه ای و توزیع و پخش می باشد که برای مدیریت چابک‌تر شرکت‌های کوچک و متوسط طراحی شده و متناسب با نیاز این کسب و کارها، کاربری ساده و درعین حال امکانات حرفه ای دارد. نرم افزار حسابداری یاس سیستم شامل 8 سیستم و 13 افزونه است .
از نوشته‌های بالا می‌توان به این نتیجه رسید که ابزارهای حسابداری، برای استفاده حسابداران یا کسانی که به هر نحوی با محاسبات درگیر هستند مناسب است. شما می‌توانید ابتدایی‌ترین محاسبات را با ماشین حساب انجام دهید و درصورتی که با اعداد و ارقام بزرگ سر و کار داشتید از طریق فرمول‌نویسی در اکسل به نتیجه برسید. و برای ثبت اسناد و فاکتور و همچنین گزارش‌گیری از نرم‌افزارهای نامبرده استفاده کنید.
