رو مخم نرو کارمند جااان


چرا بعضی از کارمندها روی مخ مدیران‌شون هستن؟ مگه وقت آزاد دارن؟ مگه بیکارن؟


قطعاً هیچ کدوم از دو طرف دوست ندارن چنین اتفاقی بیفته که همدیگه رو آزار بدن. توی این پست سعی کردم یه سری نکته کلیدی بگم تا شاید این اتفاق‌ها کمتر بیفته. این پست فقط برای مدیران نوشته شده که باز هم مثل همیشه، خوشحال میشم مدیران تجربیات‌شون را زیر این پست کامنت کنن تا بیشتر یاد بگیریم...


اینکه چرا مدیران موضوع استخدام رو جدی نمی‌گیرن و اینقدر سهل‌انگاری می‌کنن، واقعا عجیبه. مخصوصا الان که این همه مقاله، کتاب و منابعی هست که می‌تونن کمک کنن. یکی از مهم‌ترین وظیفه یک مدیر استخدام کردنه. خیلی از مدیرها رو دیدم که اصلا نمی‌خوان وقت بزارن و فقط می‌خوان یه نفر بیاد کارشون رو راه بندازه. زمان آقا، زمان بزارید برای استخدام... . البته گفتن این موضوع هم خالی از لطف نیست که، استخدام با جذب نیرو متفاوته... .


استخدام فرایندی است که از زمان جذب نیرو تا خارج شدن شدن نیرو از مجموعه ادامه دارد.


جذب نیرو، جا انداختن نیرو در مجموعه، تشویق و انگیزه، واگذاری کارها و تصمیم‌گیری، حل تعارض و... همه و همه جز فرایند استخدام هستند. باید برای تک‌تک مراحل استخدام زمان کافی در نظر گرفت.



اگر مدیر هستید، حتما تجربه استخدام بد رو دارید. حتما کارمندانی داشتید که به شما جسارت کردن و یا کارتون رو رها کردن. حتما با افرادی روبرو بودید که با تیم‌تون هماهنگ نبودن و ساز خودشون رو می‌زدن، حتما کارمندان غرغرو و منفی‌باف داشتید، حتما افراد اشتباهی رو استخدام کردید که به شما و بیزنس‌تون آسیب زدن…


احتمالا بزرگترین و بهترین راه‌حلی که برای استخدام وجود داره، اینه که تا جایی که ممکنه استخدام نکنید. حداکثر توان‌تون رو بزارید و در برابر استخدام مقاومت کنید. این ایده از محسن یوسف‌پور، یکی از مدیران جوان و خوش‌نام صنعت فناوری اطلاعات کشور است. دقیقا این جمله رو در پادکست ۱۰ صبح گفت. محسن معتقده، اگر استخدام نکنید، با چالش‌های بزرگ‌تر روبرو نخواهید شد. یه لطیفه هم می‌گه که “مهم‌ترین عامل طلاق، ازدواج کردنه”.


دومین نکته که به ذهنم می‌رسه اینه که به هیچ وجه سریع استخدام نکنید. بعضی از مدیران سریع و از سر ناچاری استخدام می‌کنند. شما فرد اشتباهی را جذب و وارد مجموعه‌تان می‌کنید که هزینه زیادی برای شما دارد. منظورم از هزینه، هم هزینه مالی، هم هزینه معنوی است. حیف است فرد اشتباهی وارد مجموعه شود که مخل کسب‌وکار و آسایش شما شود. برای این فرد زمان صرف کرده‌اید، هزینه کرده‌اید، بیمه کرده‌اید، آموزش داده‌اید و کار یادش دادید. اگر این فرد اشتباه باشد، هزینه‌های‌تان را از بین خواهد برد. مطمئنا فرمولی مطمئن برای اینکه بفهمید، آیا فردی که استخدام می‌کنید، فرد مورد نظر شماست و به درد بیزنس‌تان می‌خورد یا نه، وجود ندارد. بله هیچ فرمولی نیست. دقیقا مثل ازدواج، هندوانه در بسته است. اما می‌توانید احتمال اشتباه را تا حد زیادی کاهش دهید.


وقت صرف کردن برای استخدام دقیقا یک سرمایه‌گذاری مالی برای بیزنس‌تان است.


مربع استخدام:

کل فرآیند استخدام مانند یک مربع است که مدیران باید آن‌را به خوبی بشناسند و به موقع از آن استفاده کنند. با مربع استخدام آشنا شویم:


  • ضلع اول جذب نیرو
  • ضلع دوم جا انداختن فرد در مجموعه
  • ضلع سوم انگیزه و تشویق
  • ضلع چهارم اخراج



ضلع اول جذب نیرو:

خب یه یادآوری کنیم از دو نکته در مورد استخدام که قبلا گفتیم:

  1. تا جای ممکن استخدام نکنید.
  2. وقت صرف کنید، ارزشش رو دارد.

از نکات دیگه‌ای که در ضلع جذب نهفته است، می‌توانیم به چند مرحله‌ای بودن استخدام اشاره کنیم. همیشه در چند مرحله استخدام کنید و طوری برنامه‌ریزی کنیم که مصاحبه‌شونده با بیش از یک نفر از کارمندان‌تان صحبت کند. این رو سیاست شرکت قرار بدهید که فردی که بار اول مصاحبه می‌شود، با یک نفر از کارمندان‌تان تنها شوند و گپ بزنند. به نظرم بهترین شخص، منشی‌ است. این فرد مسلط‌‌ترین فرد مجموعه شماست، منشی رو دست کم نگیرید. نظر منشی کمک بزرگی برای تصمیم‌گیری شماست. منشی طرز برخورد و رفتار فرد رو کاملا بررسی می‌کند و نظرش می‌تواند خیلی مهم باشد. یک نفر دیگه هم توی مجموعه شماست که نباید دست کم گرفته شود، نفر خدماتی‌تون هست. از این شخص در پروسه استخدام استفاده نکنید اما نظرش را بپرسید. از طرفی این سیاست باعث می‌شود تا میزان صبر افراد محک زده شود.


خیلی از مجموعه‌ها استخدام را برپایه مهارت‌های تخصصی فرد تنظیم می‌کنند. شما در این تله نیفتید. مهارت‌های نرم مختص به شرکت‌های لیدر بازار نیستند و برای همه کاربرد دارند. درصد دقیقی در دست نیست اما تجربه و مطالعه من می‌گوید که ۷۰ درصد مهارت‌های نرم و ۳۰ درصد مهارت‌های تخصصی در مصاحبه‌ی چند مرحله‌ای باید طراحی شود. مهارت‌های نرم باعث می‌شود، اینکه که آیا فرد با فرهنگ سازمانی شما همخوانی دارد یا خیر، مشخص شود. از سوالات مهارت‌های نرم می‌توان به این سوال اشاره کرد که فرد برای آینده خود چه پلنی چیده است؟ به پاسخ او، نوع نگاه او و اینکه آیا فرد این پاسخ را از قبل برای خودش تشریح کرده است یا خیر، دقت کنید. از دیگر سوالات این‌که “آیا تجربه شکست داشته‌اید و چرا” هم استفاده کنید. این سوال نوع نگاه فرد را به شکست و پروسه یادگیری در شکست‌ها نشان می‌دهد. سوالات دقیق‌تری در دست متخصصین نیروی انسانی موجود است، می‌توانید از آن‌ها کمک بخواهید.


قصد ندارم خیلی روی سوالات تمرکز کنم، البته شاید این پست را آپدیت کردم و سوالات بیشتری را مطرح کردم. کی مرده کی زنده!!!


وقتی شخصی را انتخاب می‌کنید، حتما با مجموعه‌هایی که در گذشته کار کرده است تماس بگیرید. سعی کنید ارتباط عمیقی پشت تلفن با رئیس و همکاران قبلی او برقرار کنید تا رازهایی برای‌تان برملا شود. اگر از آن‌ها درخواست کنید که کمک‌تان کنند، راه‌ها به روی‌ تصمیم‌گیری‌تان باز خواهد شد.



ضلع دوم جا انداختن فرد در مجموعه:

یکی دیگر از کارهای مهم شما این است که یخ فرد را بشکنید و فرد را به مجموعه آشنا کنید. به نظرم می‌توانید این کار را به یکی از کارمندان دلسوزتان بسپارید. تکرار می‌کنم کارمند دلسوز چون اگر کارمند خوبی را برای این کار مامور نکنید، استخدام‌تان سوخت می‌شود. کارمند بد راه‌های در رفتن از کار را آموزش می‌دهد و فرهنگ بدی از خود به‌جای می‌گذارد پس از کارمند دلسوز این وظیفه را بخواهید. در قدم اول آشنا شدن فرد با همکاران، محیط و قوانین می‌تواند در آب کردن یخ تیم‌تان کمک کند. در قدم‌های بعدی، آموزش فرد توسط کارمند دلسوز مهم می‌شود.


ضلع سوم انگیزش و تشویق

تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندان بین ۳۰ تا ۴۰ درصد ظرفیت‌شان برای یک مجموعه استفاده می‌کنند. مطالعاتی دیگر نشان می‌دهد که کارمندان تا جایی کار می‌کنند که اخراج نشوند. این دو رویکرد برای هر کسب‌و‌کاری بسیار خطرناک است. پس شما به عنوان مدیر مجموعه وظیفه دارید تا از کارمندان‌تان بیشترین بهره‌وری را بگیرید تا منجر به رشد مجموعه شود. البته این جمله به‌معنی این نیست که باید ۲۴ ساعت شبانه‌روز برای شما کار کنند و در دسترس باشند. کارمندان‌تان نیاز دارند بین کار و زندگی شخصی‌شان تعادل ایجاد کنند. میزان تعادل در موفقیت شما نیز تاثیرگذار است. علی امینیان یکی از افتخارات ایران که در گوگل کار می‌کند، می‌گوید وقتی فردی زمان زیادی را در دفترش می‌گذراند و زیاد کار می‌کند، دیگران به او چپ‌چپ نگاه می‌کنند. دیگران فکر می‌کنند او بیمار شده است و نتوانسته تعادلی بین زندگی و کار ایجاد کند. در اینجا پیشنهاداتی می‌دهیم که باعث افزایش بهره‌وری کارمندانتان می‌شود بدون این‌که به زندگی او لطمه‌ای وارد شود.


  1. وقتی فردی را استخدام می‌کنید او را رها نکنید. هرچقدر هم در کار قبلی خبره بوده باشد، رها کردن به او و انگیزه‌اش آسیب می‌زند. او تازه‌وارد است و بهترین نحوه انجام کارها را نمی‌داند. شما باید به او کمک کنید تا از عهده کارها بر بیاید. خودتان یا کارمندی را مامور کنید که کنار او کار کند و آموزش دهد. آموزش‌ها را جدی بگیرید و طبق کارهای تعریف شده آن جایگاه پیش بروید. در انتخاب کارمندی که بناست او را آموزش دهد، دقت کنید که فردی ضعیف و منفی نباشد چراکه انگیزه او را از بین می‌برد. افراد تازه‌وارد باید توسط بهترین کارمندهای شما آموزش داده شوند و این یکی از عوامل موفقیت شماست. آموزش‌ها باید خیلی جدی و روی برنامه صورت بگیرد. هر چه آموزش جدی‌تر توسط شما و کارمندتان پیگیری شود، عملکرد کارمند جدید در طولانی مدت بالاتر خواهد بود.
  2. با وجود تمام این آموزش‌ها، فرد را غرق در کار کنید، مخصوصا اگر روز اول کاری اوست. با این کار ظرفیت انجام کارها را در او بالاتر می‌برید. همچنین شغل نیز پر‌مشغله‌تر و هیجان‌انگیزتر می‌شود. از طرفی اگر دیدید عملکرد فردی کاهش یافته، او را مواخذه نکنید. بهترین راه‌حل این است که کارهای چالش‌برانگیز و جذاب به او واگذار کنید.
  3. وقتی شخصی را برای جایگاه جدید استخدام کردید، فورا از او بخواهید کار را شروع کند. هرگز به او زمان استراحت ندهید چون از عملکردش را در بلند مدت می‌کاهید.
  4. کارها را به افراد واگذار کنید و دلیل انجام آن کار را توضیح دهید. اینطور فرد با مسئولیت‌پذیری بیشتر برای پیشبرد اهداف مجموعه تلاش خواهد کرد.
  5. اگر کارمندان‌تان احساس کنند چیز جدیدی به مهارت‌های‌شان اضافه می‌شود با انگیزه بالایی کار را انجام می‌دهند.
  6. کارمندان و مدیران فکر می‌کنند که حقوق و مزایای بیشتر، اولویت در انگیزه افراد است. اینطور نیست. حقوق و مزایا جز عوامل انگیزشی افراد هست اما اولویت ضعیفی دارد. پس بیراهه نروید و روی عوامل اصلی تمرکز کنید.
  7. در کتاب رهبری از برایان تریسی ۴ عامل اصلی به عنوان عوامل انگیزاننده افراد بیان شده است:
  8. قدردان زحمات و دستاوردهای کارکنان باشید. کارمندان با اینکه حقوق می‌گیرند و وظیفه‌شان را انجام می‌دهند به قدرشناسی رییس‌شان نیاز دارند. آن‌ها وقتی می‌بینند رییس‌شان از آن‌ها قدردانی می‌کنند، مسئولیت‌پذیرتر خواهند شد و عملکردشان را بالاتر خواهد برد.
  9. تایید پیشنهادها، انتقادها و نظرهایشان حس ارزشمند بودن در افراد ایجاد خواهد کرد. کارمندان را تایید کنید تا حس کنند در مجموعه ارزشمندترند.
  10. خصوصیات اخلاقی کارمندان مثل صبوری، خون‌گرمی و … را تحسین کنید.
  11. آنقدر به آنها توجه کنید که در خانواده‌شان چنین توجهی نگرفته باشند.


ضلع چهارم اخراج

اخراج آخرین راه‌حل ممکن است. هرگز در حالت عصبانیت و خوشحالی تصمیم نگیرید. این دو حس، حس‌های خطرناکی هستند و تصمیم‌گیری را مختل می‌کنند. این را هم فراموش نکنید، خداوند روزی‌رسان است نه شما. شما مسئولیتی در قبال کارمندی که واقعا وقت رفتنش است ندارید. شما مسئول اشتغال‌زایی کشور نیستید. اما اگر می‌خواهید یک نفر را که در شرایط سخت زندگی است، اخراج کنید و بگویید از فردا اخراج است، باید با احتیاط این کار را بکنید. باید شرایط او را درک کنید، مبلغی برای در نظر بگیرید که تا گرفتن کار بعدی، زمین‌گیر نشود. تا جای ممکن ۳۰ روز قبل از اخراج با او هماهنگ کنید که به فکر باشد. البته شدیدا معتقدم خداوند روزی‌رسان است و هرگز دست از بنده‌هایش نمی‌کشد.


اخراج آخرین راه‌حل ممکن است.


اگر تمام راه‌حل‌های موجود را انجام دادید اما فرد عملکرد بهتری نشان نداد یا منبع دردسر در مجموعه شما شد، موقع اخراج و جایگزینی اوست. یک نکته را در نظر بگیرید، تصمیم اخراج ساده نیست و باعث هدر رفتن نیرو و سرمایه شما خواهد شد. فقط با داده‌ها تصمیم بگیرید و زود قضاوت نکنید. اجازه ندهید حرف‌های دیگران در شما اثر داشته باشد. اسنادی را تهیه کنید که نشان می‌دهد، موقع اخراج فرد است. اسناد می‌تواند شامل دیرکردها، جریمه‌ها، اشتباهات فرد باشد. شما باید پارامترهایی را تعریف کنید که باعث اخراج فرد می‌شود. مثلا همیشه دیر سرکار می‌آید و دستاورد قابل توجه‌ای ندارد، یا باعث اثر منفی در دیگر کارمندان می‌شود. در مجموعه قبلی که کار می‌کردم، فردی با استعداد بالا منشی دفتر بود. او غیر از منشی بودن فروشنده قهاری نیز بود. او در روز عملکرد بالایی داشت. همچنین تک بُعدی نبود، یعنی هم‌زمان چند کار را با تمرکز بالا انجام می‌داد. اما با اینکه خیلی کارمند باهوشی بود او اخراج شد چراکه دردسرهایش زیاد بود. باعث تفرقه می‌شد و به‌خاطر هوش بالایش، در همه کاری دخالت می‌کرد و مخل می‌شد. با او به آرامی برخورد شد و ماه‌ها فرصت داشت که دست از کارهای دردسرسازش بردارد. اما در نهایت او اخراج شد.


برای فردی که دیگر جایش در دفتر شما نیست، بهترین جایگاه تغییر شغل است نه اخراج. با او به مهربانی صحبت کنید، دلش را به دست آورید که شغلش را عوض کند چون به خودش در آن جایگاه ظلم می‌کند. شما باید کمک کنید تا افراد خودشان تصمیم بگیرند به درد جایگاه شما نمی‌خورند. هرگز اخراج با دلخوری انجام ندهید و تا حد ممکن به فرد برای رفتن و یافتن شغل جدید کمک کنید. اجازه ندهید فرد با کینه و ناراحتی از دفتر شما خارج شود چون دردسرهای زیادی مثل شکایت و … متحمل خواهید شد و به مجموعه‌تان آسیب خواهید زد.