مواردی که می توان در فاکتور لحاظ کرد :
این نکته حائز اهمیت است که برای تمامی کسب و کارها و فروشگاه های اینترنتی نمی توان یک فرمول و یا یک قالب از فاکتور را ارائه داد و برای تنظیم فاکتور می بایست نیازهای حسابداری و نوع تجارتی که در آن مشغول فعالیت هستید را در نظر داشته باشید.
اصطلاحاتی که در فاکتور استفاده می شود
اطمینان حاصل کنید که در بالای سندی که در اختیار کاربر و یا مشتری قرار می دهید عبارت فاکتور لحاظ شده باشد و یا اگر سند مربوط به سوابق خرید و کسب و کار هست عنوان آن را قید کنید.
شماره فاکتور
برای نگهداری سابقه ی خرید مشتریان و تمایز در بین خریدهایی که انجام می دهند و شیوه های صحیح در حسابداری به هریک از سفارش هایی که انجام می شود شناسه ای تخصیص دهید. برای این کار می توانید در قسمت تنظیمات سفارش در پنل پلتفرم حرفه ای فروشگاه اینترنتی فراست سیستم قواعد نام گذاری شناسه ی سفارش را تعیین کنید.
به عنوان مثال اگر نام فروشگاه اینترنتی شما جنس 24 باشد (jens24) می توانید از JNS در ابتدای شناسه استفاده کنید.
اطلاعات مشتری
نوع اطلاعاتی که از مشتری می توان در فاکتور قرار داد برای هر کسب و کاری متفاوت است . با این حال می توان از اطلاعات زیر در فاکتور استفاده کرد :
· نام مشتری
· آدرس پستی
· آدرس ایمیل
· شماره تلفن
به طور کلی اطلاعات مشتری در بالای فاکتور درج می شود.
اطلاعات تامین کننده
در نظر داشته باشید که همیشه اطلاعات کسب و کار خود را همانند قالبی که برای اطلاعات مشتری در نظر میگیرید در فاکتور اضافه کنید.
تاریخ فاکتور
اضافه کردن تاریخ فاکتور جزو آیتم های حیاتی است! این مساله مشتری را از مدت زمان بین تاریخ فاکتور و تاریخ سر رسید آگاه می کند.
شرایط پرداخت
شرایط پرداخت را در فاکتور اضافه کنید تا صریحا زمان پرداخت مشخص شده باشد.
متداول ترین شرایط پرداخت 30 روز است . 30 روز از تاریخ صدور فاکتور . این مساله می تواند براساس نیازهای کسب و کار تنظیم شود.
جزییات پرداخت
این گزینه جزو آیتم های ضروری در فاکتور نیست ! اما می تواند به عنوان اطلاع رسانی برای مشتریانی باشد که پرداخت را به موقع و در موعد مقرر انجام نداده اند.
انواع پرداخت که می توان در فروشگاه اینترنتی در نظر گرفت : چک – نقل و انتقالات بانکی – پرداخت در محل –پرداخت درگاه بانکی (می توانید دیر کرد در پرداخت و هزینه ی دیرکرد را فاکتور اضافه کنید)
به عنوان یک نکته ی مهم : برای تشویق پرداخت های زودهنگام , اگر مبلغی در مدت زمان مشخص توسط مشتری پرداخت شد تخفیفی را برای پرداخت بعدی در نظر بگیرید.به عنوان مثال اگر شرایط پرداخت شما 30 روز باشد, اگر ظرف 10 روز مشتری مبلغ را پرداخت کند می توانید تخفیف را برای مشتری در نظر بگیرید.
شرح کالا و یا خدمات
شرح کالا و یا خدمات خریداری شده مهم ترین قسمت فاکتور است و مهم تر آنکه این قسمت در یک جدول 3 ستونه قرار بگیرد : مقدار –توضیحات – قیمت واحد
در قسمت تعداد مشخص می شود که مشتری چه مقداری از محصول را خریداری کرده است. به عنوان مثال اگر مشتری 5 تی شرت آبی را خریداری کرده باشد می بایست عدد 5 را در این ستون قرار دهید.
نکته:برای هر مورد موجود در قسمت فاکتور تا جایی که ممکن است توصیفی را لحاظ کنید
