در چشم‌انداز کسب‌وکار پویا و رقابتی امروز، سازمان‌ها دائماً به دنبال راه‌هایی برای بهبود کارایی، بهینه سازی و کارامدتر کردن مدیریت منابع خود هستند. یکی از شیوه های نه چندان نوین اما قدرتمند که برای دستیابی به این نیازها و مطالبات شرکت ها امروزه به کار برده می شود، برنامه ریزی استراتژیک به وسیله تعیین اهداف و نتایج کلیدی (OKR) است. در این مقاله، چگونگی بهره مندی شرکت ها از ویژگی های OKR را بررسی خواهیم کرد. همچنین به بررسی شیوه پیاده سازی چند مرحله ای OKR می پردازیم. شیوه ای که به مجموعه ها در پیاده سازی این متد کمک می کند.
اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) طیف وسیعی از مزایایی را ارائه می دهند که به طور قابل توجهی بر کارایی و عملکرد کلی سازمان تأثیر می گذارد. اولاً، OKR ها با تعیین اهداف مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان، نقشه راه روشنی را برای شرکت ها ارائه می دهند. این وضوح تضمین می کند که همه افراد در سازمان اهداف خود و مراحل لازم برای دستیابی به آنها را درک می کنند.
علاوه بر این، OKR ها فرهنگ تمرکز و همسویی را پرورش می دهند. هنگامی که کارکنان اهداف کاملاً تعریف شده و همسو با اهداف استراتژیک شرکت داشته باشند، می توانند تلاش خود را به سمت وظایف با تأثیرگذاری بالا هدایت کنند که منجر به افزایش بهره وری و کارایی می شود. مجموعه های بسیاری را در زمان پیاده سازی OKRدیده ایم که یکی از دغدغه های اصلی آنان جزیره ای کار کردن بوده است و به همین دلیل تمایل داشته اند تا از OKR برای همسو کردن تیم ها و واحدهای مختلف سازمان استفاده نمایند.
علاوه بر این، OKR ها مسئولیت پذیری و مالکیت را ارتقا می دهند. هر فرد یا تیم مسئول دستیابی به OKR های تعیین شده خود است که باعث ایجاد احساس مالکیت و تعهد می شود. این مسئولیت‌پذیری باعث بهبود عملکرد می‌شود و کارکنان را تشویق می‌کند تا ابتکار عمل و تعهد به نتایج را در میان آنان توسعه یابد.
همچنین، OKR ها از بهبود مستمر و یادگیری پشتیبانی می کنند. ماهیت تکراری OKR تیم ها را تشویق می کند تا به طور منظم پیشرفت را بررسی کنند، زمینه های بهبود را شناسایی کنند و تنظیمات لازم را انجام دهند. این حلقه بازخورد مداوم، نوآوری، سازگاری و چابکی را تقویت می‌کند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد رقابتی باقی بمانند و به پویایی‌های بازار در حال تغییر پاسخ دهند.
برخی از ویژگی های مهم OKR که در ورکشاپ های برگزار شده مان به آنها به طور مفصل می پردازیم، به شرح زیر هستند:
تعیین اهداف واضح: OKR ها چارچوبی را برای تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری که با اهداف و استراتژی کلی سازمان همسو هستند، ارائه می دهند. این موضوع کمک می کند تا در عین حالی که از روشی پویا برای هدف گذاری استفاده می نماییم، با اندازه گیری میزان دستیابی به اهداف امروزمان، بسنجیم تا چه اندازه به دستاوردهای مطلوب آینده نزدیک می شویم.
بر اساس نظرسنجی انجام شده توسط McKinsey، سازمان هایی که اهداف روشنی را تعیین می کنند، 3.5 برابر بیشتر از سایر همتایان خود رشد درآمد دارند. بنابراین، این موضوع را می بایست بسیار مهم دانست و به سادگی از کنار آن عبور نکرد.
تمرکز و همسویی:با همسو کردن اهداف فردی و تیمی با اهداف سازمانی، OKR ها اطمینان حاصل می کنند که همه در جهت نتایج یکسانی کار می کنند و تمرکز و همسویی را افزایش می دهند. این موضوع باعث می شود همه اجزایی موفق از یک کل موفق و نه جزیره هایی موفق باشیم.
مطالعه ای توسط Deloitte نشان داد که شرکت هایی با اهداف و استراتژی های همسو 2.5 برابر احتمال بیشتری دارند تا در میان شرکت های برتر حوزه خود قرار گیرند.
مسئولیت پذیری و پاسخگویی: OKR ها مسئولیت پذیری و مالکیت را با تخصیص مسئولیت ها و ردیابی شفاف پیشرفت ارتقا می دهند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که با توجه به ماهیت نتیجه محور بودن این روش، آزادی عمل، خلاقیت و نواوری در تیم ها نه تنها با چالش رو به رو نمی شود، بلکه رشد می کند.
طبق نظرسنجی گالوپ، سازمان هایی که فرهنگ مسئولیت پذیری و پاسخگویی را ترویج می کنند، 10 درصد سطح بهره وری بالاتری را تجربه می کنند.
بهبود مستمر:در OKR همواره به دنبال رشد و توسعه با در نظر گرفتن پویایی بازار هستیم. اهداف یک سازمان می بایست با توجه به محیط آن سازمان در نظر گرفته شوند. علاوه بر این ماهیت OKR به تاب آوری کسب و کار بسیار توجه داشته و آن را تقویت می کند. اگر به هدفی نمی رسیم، نه آن هدف را همان ابتدای امر حذف کرده و نه به رسیدن به آن تحت هر شرایطی پافشاری میکنیم. بلکه آن را با در نظر گرفتن عوامل مختلف بررسی می کنیم و راه های مختلف رسیدن به آن، سناریوهای مختلف و ابعاد چالش ها و مزیت های پیش رو را می سنجیم و سپس تصمیم گیری نهایی صورت می گیرد. این موضوع بسیار بر فرهنگ رشد و توسعه و بهبود مستمرد در سازمان ها موثر است.
توسعه و تقویت ارتباطات و بهبود همکاری: OKR ها ارتباطات و همکاری را در بین تیم ها و بخش ها تقویت می کنند، سیلوها را از بین می برند و هم افزایی را تقویت می کنند. انتظارات میان تیم ها و درون تیم ها را شفاف می کنند و این موضوع موجب تحکیم فرهنگ سازمانی می گردد.
با وجود همه این نکات مثبت و ویژگی های موثر، اما چرا برخی از سازمان ها در پیاده سازی OKR موفق نیستند؟ آیا این سازمان ها کمتر از سایرین علاقمند به رشد و توسعه مستمر هستند؟ آیا افزایش همسویی و تقویت روابط میان تیمی برای آنان جذاب نیست؟ نکته مهمی که در طی سال ها تجربه و به اشتراک گذاری تجربیاتمان با سایر متخصصین این حوزه به آن رسیده ایم، این بوده است که سازمان هایی در پیاده سازی OKR موفق تر هستند که فرهنگ آن را نیز در مجموعه خود به تدریج ایجاد میکنند.
برخی از مجموعه ها به محض استفاده از OKR انتظار دارند تا سازمان ظرف کمتر از 6 ماه نتیجه گرایی، گفتگوهای شفاف میان تیمی، نوآوری و ... را در مجموعه خود شاهد باشند. این موضوع با توجه به اهمیت این موارد قابل درک است اما با توجه به پیشینه این موارد در هر مجموعه، باید بدانیم که صرف پیاده سازی فرایند OKR و هدف گذاری به این روش، این دستاوردها حاصل نمی گردد.
اما راهکار چیست. ما با توجه به ماهیت OKR و همچنین تجربه پیاده سازی آن در بیش از 700 تیم، به این نتیجه رسیدیم رویکرد مرحله ای، می تواند در پیاده سازی موفق OKR بسیار موثر بوده و احتمال شکست در پیاده سازی را با توسعه همزمان زیرساخت ها و فرهنگ مناسب در مجموعه در زمان پیاده سازی این فرایند، کاهش دهد.
رویکرد مرحله‌ای برای اجرای OKR بدین منظور طراحی شده است تا به شرکت‌ها کمک کند تا پیچیدگی‌های پذیرش OKR را تسهیل کنند و از اجرای موفقیت‌آمیز اطمینان حاصل کنند. مرحله اول، که به عنوان مرحله مبتدی آن را می شناسیم، نقش مهمی در زمینه سازی برای استفاده موثر از OKR ایفا می کند. در این مرحله، شرکت ها با اصول تنظیم OKR از جمله وضوح در اهداف و نتایج کلیدی، همسویی با اهداف استراتژیک، مکانیسم های ردیابی و شیوه های ارتباط موثر آشنا می شوند.
یکی از مزایای کلیدی رویکرد مرحله ای، تمرکز آن بر اجرای تدریجی و ساختار یافته و تاکید بر بهبود مسمتر است. با تقسیم فرآیند پذیرش OKR به مراحل مجزا، شرکت‌ها می‌توانند چالش‌های خاص خود را برطرف کنند و به جای آنکه در پیاده سازی OKR شکست بخورند، دقیقا متوجه نقاط قابل بهبود خود شوند. این رویکرد خطر شکست را کاهش می دهد. علاوه بر این، رویکرد مرحله‌ای مبتنی بر یادگیری و سازگاری است. همانطور که هر شرکت توسعه یافته و بالغ می شود، به وسیله پیاده سازی با این روش نیز، شرکت ها در هر مرحله در پیاده سازی OKRپیشرفت می کنند، بینش های ارزشمندی به دست می آورند و فرآیند OKR خود را بر اساس تجربه و بازخورد دنیای واقعی اصلاح می کنند.
در اولین مرحله، هر مجموعه با چارچوب تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری که با اهداف و استراتژی کلی سازمان همسو هستند، آشنا می شود. آنها یاد گرفته و تمرین می کنند که ساختار اساسی تعیین هدف چیست، اگر نمی توان هدفی را نتیجه گرا تعیین کرد، چه باید کرد و چرا تعیین Objective های درست، خود بر تمامی اهداف تیم ما موثر است.
تمرکز و همسویی از دیگر موارد مهم پیاده سازی این مرحله است. اینکه بر چه مواردی باید در چه سطحی از سازمان تمرکز داشته باشیم و در صورتی که هدفمان با اهداف کلی سازمان یکسان نیست، چه نقشه راهی را باید دنبال کنیم، از موارد مهم این بخش هستند. همسویی OKRها با اهداف استراتژیک یک جنبه کلیدی از این فرایند است. این همسویی تضمین می‌کند که تمام تلاش‌ها به سمت ابتکارات با اولویت بالا هدایت می‌شوند که باعث موفقیت کسب‌وکار می‌شوند. با تمرکز بر ابتکاراتی که با جهت استراتژیک شرکت همسو هستند، سازمان ها می توانند منابع هدر رفته را برای کارهای غیر ضروری کاهش دهند و تخصیص منابع نیز به شکلی کارامدتر اتفاق بیفتد.
اجرای مکانیسم‌های ردیابی مؤثر یکی دیگر از اجزای حیاتی در OKRاست. این مکانیسم‌ها شرکت‌ها را قادر می‌سازند تا پیشرفت را نظارت کنند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و تنظیمات به موقع انجام دهند. با ردیابی معیارها و نقاط عطف کلیدی، سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که در مسیر دستیابی به اهداف و نتایج کلیدی خود هستند که منجر به بهبود کارایی و عملکرد می شود.
یکی از چالش های اصلی پیاده سازی OKR اندازه گیری و سیستم های ردیابی اهداف در زمان پیاده سازی است. نکته بسیار کلیدی این است که اغلب دچار خطا شده و مواردی را به عنوان هدف اصلی تعیین می کنیم که امکان اندازه گیری آنان را داریم اما با بررسی های دقیق تر، در میابیم، این موارد نتیجه های کلیدی و موثر و مطلوبمان نیستند. بنابراین با تعیین اهداف درست و آنچه که باید به عنوان هدف تعیین شود، نیازمند ردیابی و رصد اهداف و فعالیت های دیگری خواهیم بود.
شیوه‌های ارتباطی واضح، مستمر و شفاف بسیار ضروری است. ارتباطات شفاف باعث ایجاد فهم مشترک بین تیم ها می شود، سوء تفاهم ها را به حداقل می رساند و همکاری را ترویج می دهد. با ایجاد خطوط ارتباطی مناسب، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که همه در راستای اهداف مشترک هستند. گفتگوهای درستی اتفاق می افتند و همچنین جلسات به شیوه ای هدفمند تر اداره می شوند و گفتگوها، حول محور مسائل اساسی تر است.
گفتگوهای موثر، بازخورد و شیوه ارائه درست بازخورد از جمله موارد دیگری است که می بایست در این مرحله به آنها توجه کنیم. واضح است که تعیین استراتژی، تغییر آن، هدف گذاری استراتژیک و یا ایجاد تغییرات در آنها فارغ از مراحل بعدی، خود شامل گفتگوهای حساسی در سازمان می باشند. بنابراین تمرین و توسعه این موارد در هر مجموعه قطعا به پیاده سازی درست OKR کمک خواهد کرد و موجب پیشبرد هرچه بهتر این فرایند می گردد.
در نتیجه، رویکرد مرحله‌ای برای اجرای OKR، که از مرحله مبتدی شروع می‌شود، پایه محکمی را برای مجموعه ها و تیم ایجاد می‌کند تا از مزایای بهبود بهره‌وری و رشد و توسعه پایدارتر بهره‌مند شوند. با تعیین اهداف روشن، همسویی با اهداف استراتژیک، اجرای مکانیسم‌های ردیابی و اتخاذ شیوه‌های ارتباطی مؤثر، سازمان‌ها می‌توانند پتانسیل کامل خود را باز کنند و به رشد تجاری پایدار دست یابند. در مقالات بعدی به مراحل بعدی این مدل می‌پردازیم.
هر مرحله، شامل رشد و توسعه در یکی از ابعاد پیاده سازی OKR است که با توجه به ماهیت آن طبقه بندی شده و بر آن تمرکز می شود تا موجب پیاده سازی مناسب و با امادگی در سازمان ها شده و از چالش ها و موانع احتمالی کاسته و بر احتمال موفقیت پیاده سازی OKR بیفزاید.
