در خصوص اهمیت طراحی و اجرای فرآیندهای درون سازمانی حرف و مقاله زیاده ، همین الان یه سرچ بزنین ؛ کلی سایت در این مورد پیدا میشه کرد، در نوشته های قبلی اشاره کردم که بزرگترین اشکال این سایتها اینه که مطالب خارجی را ترجمه میکنند و میذارن و اصلا توجهی به ویژگی های خاص و وضعیت خاص کسب و کارهای ایرانی توجه نمی کنند و متاسفانه برخی شرکتها میان به جای اینکه برای خودشون کاری انجام بدن، کپی اونها رو برمیدارن واجرا میکنند و انتظار دارن جواب بگیرن که نمیشه
چون کارکردن در ایران با این شرایط که هر سال قدیم ها میگفتیم الان باید بگیم هرماه، همه چی عوض میشه ، مدیران و تصمیم گیرندگان سازمانهای حاکمیتی و تاثیر گذار|، اصلا نمیدونن دارن چیکار میکنن و اصلا به عبارت بهتر بلد هم نیستن ، مستلزم شتاختی است که منجر به طراحی فرآیندهای سازمانی (البته با الگو گرفتن از استاندارد های علمی و توصیه شده ) که چه بسا همین فرآیند های طراحی شده و بومی سازی شده هم جواب نده چه برسه که مثلا کپی سایت آمازون یا مثلا در حوزه تولیدی خودمون شرکت نکسزنس یا لگراند یا کورنینگ رو بیاییم پیاده سازی کنیم و انتظار داشته باشیم جواب بگیریم ، حتی داخل کشور هم نمی تونیم برای مهرگان شبکه مثلا فرآینددهای شرکت دیجی کالا یا شهید قندی یا هر تولیدی دیگر یا شرکت های مشابه را کپی کنیم ، الگو برداری و تجربه اونها رو میتونیم استفاده کنیم و قاعدتا ، اصول و سررشته فرآیندها ، باید همان هایی باشه که تو استاندارد های ایزو یا ITIL یا PMBOKE گفته شده اما باید براساس شرایط و شناخت و تجربه داخلی خود شرکت ، فعالیتها شناسایی بشن ، ریز بشن و در فرآیندها بهینه سازی بشه و حتی امکان گرفتن فیدبک یا به اصطلاح بازخود را داشته باشیم و در صورت نیاز اصلاح کنیم اما نکته اساسی اینجاست که تا زمانی که اصلاح نشده رسمی و تایید نشده همه ارکان کسب و کار موظف به رعایت این فرایندها باشن حتی هیئت مدیره و مدیرعامل
مقدمه
امروزه تقریباً هر نقشی در سازمان نیازمند استفاده از فرآیندهای درون سازمانی هستش در کنار تعریف نقش های سازمانی که وظایف محوله هر نقش مشخص میشه ، گردش کار و فرآیند انجام کار هم بصورت فلوچارت باید مشخص و تعیین بشه
پست سازمانی مثل ظرفی میمونه که باید تعریف بشه، وظابف و حدود اختبارات و نجوه ارتباط با سایر ساختارهای سازمان کسب و کاریعنی تمامی واحد ها مشخص میشه وظایفش و حتی شرایط احراز اون پست ، بعد هر فردی قرارداد بسته میشه (بازهم بعد از طی فرایند های مربوطه ) اون فرد داخل ظرفی قرار میگیره که میدونه وظایفش چیه و هنر HR به اصطلاح یعنی مدیر منابع انسانی اینه که فرد مناسب رو پیدا و انتخاب کنه براساس ویژگی های اون ظرف یا همون پست سازمانی، هروفت هم اون فرد نتونست یا کوتاهی کرد یا عملکردش تطبیق نداشت بدون رودروایستی باید فرد رو عوض کرد ( بازهم براساس فرآیند تعریف شده ) نه اینکه به خاطر اون فرد ما ویژگی های سازمانی رو عوض کنیم یا فرآیند ها را نادیده بگیریم.
مخصوصا در کسب و کارهایی که با مشتریان و ذینفعان طرف هستش (ذینفعان هم شامل مشتریان میشه هم سرمایه گذران و ارکان شرکت هم تامین کننده ها و طرف های قرارداد و هم حتی کارمندان و کارگران ) به هیچ وجه نباید به خاطر مشتری یا ذینفع خاصی(بدون بررسی سند و دلایل تغییر و تصویب آن که تبدیل میشه به سند اصلاح شده) از اصول یا خظ مشی تعیین شده عدول کرد. این مهمترین اصله
همه ما میدونیم که سرعت و چالاکی لازمه تصمیم گیری در موفقیت یک کسب و کار خصوصی مخصوصا هستش و سند بازی و کاغذ بازی به اصطلاح بروکراسی افراطی آفت کسب و کار و هر پروژه ای میتونه باشه برای همین درکنار استاندارد عریض و طویل مانند PMBOKEیا ایزو های خسته کننده، باید سعی کنیم از طولانی کردن های بی جا فرآیند ها خودداری کنیم و فعالیتهای هر کسب و کار را اختصاصی برای همان کسب و کار و با ویژگی های آن طراحی و پی ریزی نماییم. نتایج حاصل از مستندسازی و کمیته های ایزو که دهه های 80 و90 هجری در سازمانها و ادارات و حتی شرکتهای خصوصی اجرا گردید
پس از صرف هزینه های بسیار، در قفسه ها و آرشیوها، نشان دهنده شکست این روش هست که بدون توجه به ویژگی های منحصر به فرد هر سازمان و صرف اتکا به استانداردها و رویه های کپی برداری شده انجام شده است.
لذا باید سعی کنیم در کمترین زمان فرآیندهای سازمانی خود را براساس تحلیل نیازهای شرکت و روند فعالیت و در راستای ایجاد سهولت و حذف مراحل بسیارو بهینه کردن آن طراحی و پیاده سازی کینم .
فرآیند مثل گردش کار یک نقطه آغاز داره و یک نقطه پایان و به طور مداوم سیکل تکرار داره
بیشتر فرآیندها به یکی از ۳ دسته زیر تقسیم میشوند
· فرآیندهای عملیاتی که برای انجام یک کار بخصوص در کسب و کار ضروری هستند. مثلا تولید کالا، یا فروش محصول و تولیدات یا فرآیند شرکت در مناقصات
· فرآیندهای مدیریتی که نظارت بر فرآیندهای عملیاتی را ممکن میکنند.اینها خیلی مهم هستند که در واقع کمک میکنند فرایند های عملیاتی یا اجرایی درست اجرا بشوند این فرآیند ها، مدیریتی هم گفته میشه بهشون ،مهمترینش همون فرآیند نظارت و کنترل هستش
· فرآیندهای حمایتی که پشتیبانی از فرآیندهای عملیاتی را انجام میدهند مانند فرآیند خرید مواد اولیه یا کالا یا فرآیند جذب نیرو
تعریف فرآِیند ها و فعالیتها با تعریف پست سازمانی و مسئولیت متفاوت هست
بعد از طراحی این فرآِیند ها و مشخص شدن فعالیت ها و نقاط شروع و پایان و ارتباط هرکدام با بقیه، ساختار سازمانی شرکت را تعریف میکنیم و بعدگروهی از فعالیتهای مشخص شده رو تخصیص میدیم به یک پست، مثلا مدیر پشتیبانی یا مدیر اداری مالی که فعالیتها و فرایند های مربوط به اداری مالی را برعهده این پست سازمانی میگداریم که براساس همین هم مسئولیتهای این پست مشخص میشود هم ویژگی ها و شرایط احراز پست
۱-اولین و مهمترین فرآیند، همون نظارت و مدیریت
باید ابزار و چاچوب نظارت و مدیت تعریف بشن، همچنین فرآیند های کنترل(کنترل کیفیت اینجا منظور نیست منظور کنترل مدیریتی هست) در زیرمجموعه این فرایند اصلی هستش؛ کلیه فعالیتهای مدیریتی و نظارتی ، سیاست گذاری ها و .. در این مجموعه خواهد بود که بررسیش یه خورده فرق داره با بقیه و در هر شرکت ممکنه متفاوت باشه با توجه به سیاست گذاری سرمایه گذاران که صاحبان و ذینفعان اصلی شرکت و کسب و کار هستند
باید دقت کنیم این گروه با این پیش فرض بررسی میشوند که سرمایه گذار و مدیر دو شخصیت و به اصظلاح پرسونای سوا از هم هستند و در واقع در حالت فعلی، مدیرعامل شرکت باید دو لباس بر تن کند به اصطلاح اولی لباس سرمایه گذار یعنی نقش سرمایه گذار واز دیدگاه سرمایه گذار نگاه کند دوم از دیدگاه مدیرعامل که باید به نقش اول پاسخگو باشد برای این مدل بعضی شرکتها و باشگاه های فوتبال حتی خصوصی هم هستند مثلا تیم فوتبال تراکتورسازی تبریز الان ساختار پیدا کرده
آقای زنوزی اونقدر سرمایه هدر داد تا بالاخره متوجه شد که باید جدا کنه خودش مالک هست و یه نفر آقای بنام آقای نصیرزاده رو گذاشته به عنوان مدیرعامل ، شاید یه روز هم خودش هم دوباره بشه مدیرعامل همزمان ، اما دیگه میدونه که باید ساختار ها جدا باشن
ابن که در حالت عینیت بخشیدن یک نفر باشند یا دو نفر مهم نیست، یک نفر هم میتونه سرمایه گذار باشه هم مدیرعامل اما باید سعی بشود یکبار از دیدگاه سرمایه گذار به فعالیتهای مدیریتی نگاه بشه یکبار از دیدگاه مدیریتی
هر شرکتی مطمئنا با توسعه خود، ممکن است یا جذب سرمایه انجام بده یا وام بگیره در هرحالت ممکنه سرمایه گذارانی باشند که مدیریت مجموعه و سرمایه خودشان را به مدیرعامل سپرده اند. پس نمی توان فعالیتها و فرآِیند های مالک یا مالکان شرکت را نادیده گرفت و با این دیدگاه بررسی کنیم که هر دو یکی هستند. هر دو یکی نیستند بلکه دو تا نقش که فعالیتهای مخصوص خودشون را دارند، به یک نفر داده میشود.
و میشه گفت این تنها فرایندی است که با همه ارتباط داره و طبیعتا نقش مدیرعامل باید پاسخکو باشه به مالک و سرمایه گذار یا سرمایه گذارن (همون سهامدارن )
۲-فرآیند تولید
(خودش شامل فعالیتهای بسیار زیادی هستش و با سایر گروه های فرآِیند مانند تامین منابع، نیروی انسانی،فروش و بازاریابی ، تحقیق و توسعه.. ارتباط داره
فعالیتهای مربوط به این گروه فرآیندها باید با جزئیات و حضور مدیرکارخانه بررسی و سازماندهی بشه که خودش یک دنیا فعالیت داره مطمئنا
اهمیت این گروه برای همه مشخصه که تولید کالای سودآور برای شرکت و حیات شرکت منوط به تولید این کالاست. پیچیدگی های فنی و اسناد فنی و جزئیات ورود نمیشه و صلاح هم نیست چون هر شرکت اسراری داره که براش مهمه و قرار نیست اونا در اختیار همه گذارده بشه وصرفا فعالیتهای انجام شده مستند میشود.
۳-فرآیندهای مدیریت منابع انسانی
بعصی استانداردها منابع انسانی را از سایر منابع جدا میکنن اما در یه سری رویکردها، مدیریت منابع همه منابع رو شامل میشه و نیروی انسانی هم به عنوان یک منبع مثل سرمایه بررسی میشه اما من خودم بلایل و تحربه همچنین اهمیت نیروی انسانی بدلیل اخلاقیات خاص و تاثیری که افراد در کسب و کار در ایران دارند، ترجیح میدم مدیریت منتبع انسانی جدا باشه که فعالیتهایی مانند جذب نیرو،بکارگیری،کنترل و آزادسازی، آموزش و بهینه مند کردن نیرو و ... تو مجموعه فعالیتهای منابع انسانی یا همون که مد شده همه جا HR گنجونده میشه
۴-فرآیند های مدیریت منابع مالی و حسابداری
تمام فعالیتهای مربوط به تخصیص منابع، هزینه کردو پرداخت ها ، جذب سرمایه ،حسابرسی ها، نگهداشت سرمایه و... تو این مجموعه فرایند ها بررسی و تعریف میگردند
تخصیص تنخواه شامل شرایط تنخواه گردان و نحوه تسویه ان و مبلغ هر تنخواه گردان، اینجا مشخص میشه
۵-مدیریت منابع یا همان پشتیانی و تدارکات
به عبارت دیگه همون فعالیتهای پشتیبانی و تدارکات گفته میشه که فعالیتهای خدماتی، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیازشرکت و کارکنان آن مانند اقلام مصرفی و سرمایه ای مانند میزو صندلی و کاغذ و .. (بجز تامین مواد اولیه مورد نیاز برای تولید، به دلیل اهمیت و ماهیت تولیدی بودن شرکت ، فعالیت تامین مواد اولیه رو باید بصورت مجزا در گروه فرایند های تولیدی و فرِایند های بازرگانی تعریف کرد) والبته خود فعالیت خرید در گروه مربوط به فرآیندهای خرید گنجانده میشن.
این فرآیندها، تا تشخیص نیاز ،تایید و اعلام اون برای خرید خواهد بود.کلیه فعالیتهای به اصطلاح ستادی در این گروه تعریف میشه
فعالیتهای مربوط به نگهداری اسناد و اطلاعات چه کاغذی چه الکترونیکی هم باید در نظر گرفته شود.
۵-فرآیند های انبارداری
معمولا شرکتهای تولیدی سه انبار تعریف میشه براشون
انبار مواد اولیه
انبار کالای تولیدی
انبار پشتیبانی
که فعالیت های مربوط به انبار پشتیبانی در فرایندهای منابع یا پشتیبانی
و فعالیتهای انبار مواد اولیه با فعالیتهای مشخص شده در گروه فرایند تولید و بازرگانی و انبار کالای تولید شده هم با فرآیند تولید هم با فرآیند فروش ارتباط خواهد داشت.
ولی معمولا اصول کلی انبارداری که شامل کلیه فعالیتهای نگهداری انبار ، کنترل موجودی،سرشماری ها و .. مشترک هستتد.
۶-فرآیند خرید
فعالیتهای خریدشامل شناسایی تامین کننده، برگزاری استعلام قیمت یا مناقصه، نظارت بر خرید و.. تو این فرآیند تعریف میشه،مثلا سطح بندی میشه تا سقف X ریال خرید بدون استعلام، بین X، Y استعلام‌قیمت و بالای Y ریال با مناقصه تو این فرآیندها ، علاوه بر تعیین این سقف ها، اعضا کمیسیون های استعلام و مناقصه تعریف میشن؛ بعضی شرکتها و سازمان ها ، تصویب میکنن مسئولیت انجام استعلام خرید برعهده مدیر پشتبانی باشه و فقط ایشون موظف باشه ثبت کنه تمامی مراحل رو.
ولی تشکیل کمیسیون در مناقصات خریدهای کلان با حضور مدیرعامل،مدیر واحد درخوایت کننده یا استفاده کننده و مدیر پشتیبانی انجام بشه حتی در سازمان های چابک، تصمیم گیری کمیسیون بصورت حضوری نیست یعنی الزام به حصور ندارتد اما باید گردشکار را امضا و تایید کنند.
فعالیتهای خرید و تامین مواد اولیه در گروه فرآیند های تولید تعریف میشود
البته برخی شرکتهای بزرگ تولید کننده، فعالیتهای خرید مواد اولیه و تدارکات و پشتیانی را یکسان تعریف میکنند و امکانش هست.اما به نظر فعالیتهای مربوط به خرید و تامین مواد اولیه باید جداگانه در گروه تولید تعریف بشود.
۷-فرآیندهای فروش و بازاریابی
کلیه فعالیتهایی که منجر به تعیین بازارهدف، شناسایی مشتری،جذب و نگهداشت مشتری،مدیریت ارتباط با مشتریان،تعیین سیاستهای تبلیعاتی، شرکت در نمایشگاهها،مذاکرات با مشتری هدف،تعریف بازارجدید در صورت نیاز و صدور پیش فاکتور و فاکتور تا رسیدن به تسویه حساب مالی و تحویل کالا در این گروه تعریف میشه
نیاز به گفتنش نیست که فرآیند فروش با فرِآیند های مالی و حسابداری ، تولید ارتباط داشته و با مشخص شدن فعالیتهای نظارت و کنترل ، مدیرعامل روی تمام این فعالیتها کنترل و نظارت خواهد داشت.
8- فرآیند های بازرگانی
منظور از بازرگانی همون فعالیتهای تامین مواد اولیه خواهد بود که علت جدا کردن این فعالیتها از فرآیند تولید بخاطر این هست که فعالیتهای تولیدی انجام شده نباید در گیر فعالیتهای بازرگانی باشند و صرفا ارتباطات مشخصی بین آنها تعریف میگردد،فعالیتهایی مانند سفارش گذاری، ترخیص کالاو .. تو این گروه گنجانده میشوند.
9- فرِآیند های حقوقی
فعالیتهای حقوقی مانند تنظیم قراردادها، مذاکرات مرحله آخر قراردادهای فروش و یا تامین کالا، پاسخگویی های حقوقی در قراردادهای که مورد نیاز میشود به هردلیل و طرح شکایت ها و پاسخگویی به شکایت ها در این گروه تعریف میشود.
10 فرآیند های کنترلی
این گروه فعالیتها که مستقیم با فرآیندهای مدیریتی ارتباط دارند شامل فعالیتهایی مانند برنامه ریزی ها ، زمان بندی ها ، تهیه گانت چارت ها ، شناسایی ریسک ها و خاطرات و مشخص کردن برنامه ها برای مواقع بروز بحران و کنترل برنامه ها را شامل میشود.
11 فرایند های اداری
کلیه فعالیتهای اداری، مکاتبات و مدیریت داخلی و در این گروه تعریف میشوند
تمام منظورم از گروه بندی ، مشخص شدن و کلاسه کردن فعالیتهاست والا گروه بندی کار برد دیگری نداره
اصل مشخص شدن فعالیتهاست که با تعریف هر فعالیت، فرایندهای مربوط به اون نوشته و تعریف میشود.
ممکنه یک فعالیت از نظر اهمیت یا حجم آن یک فرآیند مشخص باشه که نقطه شروع و پایان و ارتباطات مشخص داشته باشه ممکنه چند فعالیت تشکیل یک فرآیند را بدهند و همچنین ممکنه یک فرآیند عینا برای چند فعالیت استفاده بشودو همونطور که گفتم چون بحث های مدیریت پروزه با کارخانه تولیدی فرق دارن
براساس استاندارد های مدیریت پروزه ، این تعریف استفاده میشه که هر فعالیتی که یکبار شروع و یکبار تموم بشه پروژه میکن و هرفعالیتی که تکرار بشود میشه سازمان.
مثلا برای تولید تار فیبر نوری ممکنه یه سری فعالیتها لازم باشه شامل خرید تجهیرات ، نصب راه اندازی و آموزش و ....
اما وقتی نصب شد دیگه تبدیل میشه به خط تولید و فعالیتهای دیگری تعریف میشه
به عنوان مثال شرکت مهرگان شبکه آفاق یه شرکت تولیدی هست که درکنارش پروزه های مختلف تعریف میکنه مثل همه شرکتهای تولیدی( البته بعضی شرکتها هستند که فعالیتشون صرفا راه اندازی پروژه است و برخی شرکتها هستند که صرفا تولید کننده صرف هستند و فقط اداره خط تولید موجود براشون مهمه اما شرکت مهرگان جزو شرکتهایی هستش که هم خط تولید داره هم نیاز به توسعه و تعریف پروزه های جدید
تولید محصولات فیبرنوری و کابل مسی NEO و در آینده تولید تار های فیبر نوری از پروژه های این شرکت هستند
شرکت های خودرو سازی به عنوان مثال، زمان طراحی خودرو جدید به عنوان یک پروزه نگاه میکنند پروژه ای تعریف میشه ابتدا طرح کانسپت ارائه میکنند طراحی میشه ، نمونه آزمایشی بصورت دست ساز یا مدل ساخته میشه یا شبیه سازی انجام میشه اشکالات وایرادات رفع میشه نهایی که شد ، قالبها ساخته میشه و خط تولید هم طراحی و ساخته میشه و همین که به خط تولید میرسه دیگه پروزه جمع میشه و تبدیل میشه به خط تولید برای همین نمونه های اولیه اسم ندارند تو این کارخونه ها مثلا X56 اسم میذارن رسید به مرحله تولید میشه تارا یا دنا .این شرکتها هم فعالیتهای تولیدی دارند هم فعالیتهای پروژه ای
اما مثلا شرکت های ساختمانی اما فقط پروژه ای هستند و صرفا شروع میشوند میسازند تحویل میدهند میروند دنبال کارشون اینها دیگه فعالیتهای مربوط به تولید ندارند
یا خیاطی های صنعتی، چیزی بنام پروژه ندارند، طرح و الگو مشخصه، براساس اون خط تولید یعنی همون چرخ خیاطی هارا راه اندازی میکنند و تولید میکنند این کسب و کارها فعالیتهای پروژه ای معمولا ندارند.( کارگاههای تولید پوشاک که نوآوری و مدهای لباس جدید به بازار میدهند تفاوت دارند اونها هم برای طراحی و ارائه مد جدیدی مثلا از کاپشن زمستانی، مانند یک پروژه عمل میکنند و زمانی که نتیجه لازم کسب شد، الگو ها مشخص شده و تبدیل میشه به خط تولید)
