انتخاب بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان نهتنها به سازمان کمک میکند تا از عملکرد فردی کارمندان آگاه شود، بلکه به ایجاد ارتباط موثر میان مدیران و کارکنان، توسعه مهارتها، تعهد به اهداف سازمانی و بهرهوری شرکت نیز کمک میکند. در این مقاله بعد از تعریف ارزیابی عملکرد، به بررسی بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان ، تکنیکهای اجرای این فرایند و مزایای استفاده از آن میپردازیم تا به سازمانها و کارمندها کمک کنیم با استفاده از این فرایندها عملکرد تیمشان را به سطح بالاتری ارتقا دهند.
ارزیابی عملکرد چیست و چه تاثیری بر سازمان دارد؟
ارزیابی عملکرد یک فرایند است که در آن عملکرد کارمندان یا تیمهای یک سازمان مورد بررسی قرار میگیرد. هدف اصلی این ارزیابی، شناسایی نقاط قوت و ضعف، اندازهگیری کیفیت کار افراد و و ایجاد فرصت برای بهبود عملکرد همه کارکنان است.
این سیستم تاثیرات متعددی بر سازمان دارد که در ادامه به مهمترین آنها اشاره میکنیم:
شناسایی نقاط قوت و ضعف
سیستم ارزیابی عملکرد میتواند به مدیران ارشد سازمانها کمک کند تا نقاط قوت و ضعف کارمندان و تیمها را شناسایی کنند. مثلاً اگر یک کارمند در پروژهها وظایف خود را با مهارت بیشتری انجام دهد یا راهحلهای هوشمندانهای را ارائه داده باشد، سازمان میتواند با بررسی نقاط قوت این کارمند از توانمندیهایش در پروژههای بزرگتر بعدی استفاده کند.
توسعه مهارتها
از طریق بازخوردهای این فرایند، همه کارمندان میتوانند اطلاعات دقیقی از توانمندیهای خود دریافت کنند و به تقویت و توسعه آن بپردازند. به طور مثال اگر کارمندی در مهارتهای ارتباطی بهتر از دیگران عمل کرده باشد، میتواند با آموزش و یادگیری، آن را به یکی از اصلیترین مهارتهای خود تبدیل کند.
ایجاد انگیزه در سازمان
اجرای بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان میتواند به همه آنها انگیزه بدهد تا برای رشد و موفقیت فردی و حتی سازمان، بهتر تلاش کنند. ایجاد انگیزه حتی میتواند تعهد هم به وجود بیاورد؛ زیرا اگر افراد توسط مدیران خود تشویق شوند و مورد تقدیر قرار بگیرند با تعهد بیشتری به کار خود ادامه میدهند.
کمک به بهبود و جبران نقصها
در روش ارزیابی عملکرد، دلایل شکست و عدم موفقیت پروژهها بهخوبی مورد بررسی قرار میگیرد، به همین ترتیب سعی میشود در برنامههای آینده عملکرد بهتری داشته و برای بهبود آنها تلاش کنند. برای مثال اگر یک تیم در ارزیابی عملکرد نتیجه ضعیفی داشته باشد، سازمان میتواند با تحلیل دلایل آن، تغییرات مناسبی را اعمال کند و عملکرد تیم را بهبود بخشد.
چه روشهایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد؟
چندین روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که سازمانهای مدرن و سنتی در حال حاضر از آنها استفاده میکنند تا به بهبود عملکرد آینده خود کمک میکنند. در ادامه به چند مورد از مهمترین این روشها اشاره میکنیم.
خودارزیابی:
در روش خود ارزیابی کارمندان باید عملکرد خود را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده بسنجند. هدف روش خودارزیابی این است که افراد بینش عمیقتری به کار خود پیدا کرده و درک کنند که کارفرما چه انتظارات و توقعاتی از آنها دارد. خودارزیابی روشی ذهنی است که ممکن است نتیجه آن برای کارفرما و کارمندان متفاوت باشد.
ارزیابی ۳۶۰ درجه:
یکی از بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان روش ۳۶۰ درجه است. در این روش، بازخوردهایی از زیر دستان، همکاران، سرپرستهای تیم و همچنین افراد خارج از سازمان که بهنوعی با کارمندان در ارتباط هستند جمعآوری میشود. در این روش رفتار و عملکرد فرد از دیدگاههای مختلف بررسی میشود و به همین دلیل روش ۳۶۰ نامیده میشود که سازمانها معمولاً از آن برای توسعه مهارتهای کارمندان استفاده میکنند.
ارزیابی ۱۸۰ درجه:
در بازخورد ۱۸۰ درجه، نتیجه خودارزیابی که توسط خود کارمند تهیه شده با نتیجه ارزیابی مدیر به هم اضافه میشود تا نقاط مثبت و منفی یک فرد، مورد بحث و گفتوگو قرار بگیرد. در این روش نظرات و انتقادات تنها از یک زاویه، بدون درنظر گرفتن تمام جوانب و ابعاد مسئله ارائه میشود.
مقیاس رتبهبندی
در این روش که یکی از متداولترین روشهای ارزیابی عملکرد است، کارمندان توسط مجموعهای از معیارهایی که توسط کارفرما مشخص شدهاند، مورد بررسی قرار میگیرند. اکثر سازمانها از این روش برای بررسی رفتار، ویژگیها، مهارتها و پروژههای تکمیل شده استفاده میکنند.
مقیاس رتبهبندی رفتاری
این روش پرکاربرد امکان جمعآوری دادههای کیفی و کمی را فراهم میکند. در سیستم مقیاس رتبهبندی مبتنی بر رفتار کارفرما، عملکرد کارکنان را با نمونههای رفتاری خاص و مشخص مقایسه میکند که رتبهبندیهای عددی ارائه میدهد. این روش استانداردهای کمی و کیفی را با هم ترکیب میکند و میتواند به طور منظم و مداوم ارزیابیها را انجام دهد.
بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان از نگاه مدیران
چگونگی استفاده از روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان خیلی مهم است؛ زیرا عاملی تعیینکننده در ارتقا افراد سازمان و افزایش حقوق است. به همین دلیل استفاده از بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان اهمیت بسیار زیادی دارد. با این حال بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان ، استفاده از چند روش و ترکیب روشهای مختلف است اما اگر مطمئن نیستید کدامیک از این روشها نتیجه بهتری را برایتان به همراه خواهد داشت، بهتر است از روش ۳۶۰ درجه استفاده کنید.
روش ۳۶۰ درجه بهعنوان یک ابزار جامع، دقیق و توسعه محور شناخته میشود که به ارتقا عملکرد و بهبود مستمر فردی و سازمانی کمک میکند. این روش از دیدگاه افراد مختلف در سازمان مثل مدیران، همکاران و حتی مشتریان استفاده میکند و این تنوع در نظرات به ارزیابی جامع و دقیقتر کمک میکند.
در این قسمت چند تکنیک مختلف را برای اجرای بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی میکنیم تا به کمک آنها مراحل ارزیابی عملکرد بهخوبی اجرا شود:
از همان ابتدا انتظارات را به طور واضح بیان کنید
بهطورکلی نصف کارمندان از اینکه کارفرما چه انتظاری دارد مطلع هستند. این بیخبری باعث سردرگمی کارمندان میشود و مشارکت و انگیزه آنها را کاهش میدهد. پس اگر از همان ابتدا انتظارات خود را به طور واضح و روشن بیان کنید همه کارمندان از هدف سازمان و تیمشان باخبر میشوند و میتوانند در راستای آن تلاش کنند. برای این کار نقشها و مسئولیتهای شغلی باید بهخوبی تعریف شوند، اهداف سالانه یا فصلی برای کارمندها تعیین شده KPIها و شاخصهای کلیدی عملکرد مناسبی هم برای سنجش ایجاد شود.
زمانی که کارمندان درک درستی از کاری که باید انجام دهند داشته باشند، با تغییر شرایط هم میتوانند خودشان را بهخوبی تطبیق داده و بر وظایفی که به آنها متعهد شده اند تمرکز بیشتری داشته باشند.
بهصورت مکرر به کارمندها بازخورد بدهید
ارزیابی عملکرد معمولاً بهصورت سالانه انجام میشود؛ اما برای نتیجه بهتر میتوان بازخوردهای هفتگی یا فصلی ارائه داد. بررسیهای سهماهه یا فصلی در خیلی از سازمانها رایج است؛ زیرا بهراحتی میتوان میزان پیشرفت را اندازهگیری کرد. بعلاوه با این روش در پایان هر فصل میتوان میزان پیشرفت و اهداف بلندمدت را بررسی کرده و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کرد.
از فرمهای ارزیابی استفاده کنید
ایجاد فرمهایی برای ارزیابی عملکرد باعث میشود یک سند مکتوب و استاندارد از عملکرد کارکنان در سازمان وجود داشته باشد. این فرم میتواند شامل بخشهای زیر باشد:
درخواست بازخورد ۳۶۰ درجه بدهید
برای اینکه ارزیابی کاملتری از یک کارمند داشته باشد، به نظر مدیران و سرپرستان مستقیم آنها اکتفا نکنید، بلکه از باقی همکاران یا حتی مشتریان بخواهید تا یک نظر همهجانبه از کارمند به شما ارائه دهند. این دیدگاه کلینگر میتواند بینش ارزشمندی را از نقاط قوت و ضعف، مشکلات و چالشها ارائه دهد. به همین دلیل است که روش ۳۶۰ درجه، یکی از بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان به شمار میرود.
از کارمندان بخواهید خودارزیابی داشته باشند
خودارزیابی کارکنان زمانی است که یک کارمند بهعنوان بخشی از سیستم ارزیابی نگاهی انتقادی به عملکرد خود داشته باشد. در این روش کارمندان باید موارد زیر را مورد بررسی قرار دهند:
خودارزیابی به مسئولیتپذیری بهتر کمک میکند و فضایی را برای گفتوگوی صادقانه بین کارمند و مدیر به وجود میآورد.
به عملکردهای خوب پاداش بدهید
یکی از اهداف اصلی ارزیابی عملکرد کارکنان ایجاد انگیزه است، به همین خاطر بسیار اهمیت دارد که از این موضوع بهعنوان بخشی از فرهنگِ قدردانی استفاده کنید. به افرادی که در تیم عملکردی بهتری ارائه دادند یا نسبت به قبل پیشرفت کردهاند پاداش دهید یا جشنهای تیمی برگزار کنید.
به عملکردهای ضعیف هر چه سریعتر رسیدگی کنید
اگر عملکرد کارمندان ضعیفتر از حد انتظار است، باید سریعاً به آن رسیدگی کنید. در بررسیهای فصلی یا ماهانه ممکن است نقاط ضعف کارمندها مشخص شود و بهتر است همان موقع برای بهبود این نقاط برنامه بریزید تا در پایان سال نتیجه عملکرد بهتری چه از نظر فردی چه از نظر گروهی دریافت کنید.
از دادههای کمی و کیفی در کنار هم استفاده کنید
دادههای کیفی ذهنی هستند و اغلب کیفیت و ویژگیها را توصیف میکنند؛ اما دادههای کمی قابلاندازهگیری بوده و میتوان آنها را با اعداد و مقادیر قابلاندازهگیری نشان داد. هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان، به هر دو نوع داده کیفی و کمی در کنار هم نیاز دارید تا بتوانید اطلاعات را به طور منظم جمعآوری و بررسی کنید.
مزایای استفاده از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان
زمانی که سازمان بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان را به کار بگیرد، باید منتظر مزایای متعددی باشد که هریک اثرات مثبت زیادی روی سازمان یا کارمندان خواهد گذاشت. زمانی که اعضای یک سازمان بدانند عملکرد آنها ارزیابی میشود، سطح تعهد و تمرکز بالاتری خواهند داشت و با اشتیاق بیشتری وظایف خود را پیگیری میکنند تا در نهایت بهرهوری را افزایش دهند. بهطورکلی مزایای ارزیابی کارکنان را میتوان در چند مورد زیر خلاصه کرد:
در این مقاله، به بررسی روشهای متنوع ارزیابی عملکرد کارکنان اشاره شد .
هر یک از این روشها امتیازات مربوط به خود را داشته و با توجه به ابعاد سازمان قابلیت اجرا دارند.امیدوارم مطلب فوق اثربخش بوده و مفید به فایده قرار گیرد.
ارادتمند: روزبه بافنده
