اتوماسیون اداری آنلاین (OAS) پیکربندی سخت افزار و نرم افزار رایانه ای شبکه ای است. اکنون انواع سیستم های اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی که قبلاً به صورت دستی یا در چندین مکان شرکت انجام می شد ، مانند تهیه ارتباطات مکتوب و برنامه ریزی استراتژیک ، اعمال می شود. علاوه بر این ، توابعی که زمانی نیاز به هماهنگی تخصص متخصصان خارج در حروفچینی ، چاپ یا ضبط الکترونیکی داشتند اکنون می توانند در کارهای روزمره یک سازمان ادغام شوند و هم در وقت و هم در هزینه صرفه جویی کنید.
انواع توابع ادغام شده توسط سیستم اتوماسیون اداری آنلاین عبارتند از:
در قلب این سیستم ها غالباً یک شبکه محلی (LAN) وجود دارد. LAN به کاربران این امکان را می دهد تا از طریق شبکه اتصال ، داده ، صدا ، نامه و تصاویر را از طریق شبکه به هر مقصد منتقل کنند ، خواه مقصد در دفتر محلی در شبکه LAN باشد یا در کشور یا قاره دیگری. OAS کار اداری را کارآمدتر کرده و بهره وری را افزایش می دهد.
سیستم های انتشار الکترونیکی شامل پردازش کلمه و نشر رومیزی است. نرم افزار پردازش کلمه ، (به عنوان مثال ، Microsoft Word ، Corel Word-Perfect) به کاربران امکان می دهد اسنادی مانند نامه ها ، یادداشت ها ، گزارش ها و دست نوشته ها را ایجاد ، ویرایش ، تجدید نظر ، ذخیره و چاپ کنند. نرم افزار انتشار دسک تاپ (به عنوان مثال ، Adobe Pagemaker ، Corel VENTURA ، Microsoft Publisher) کاربران را قادر می سازد متن ، تصاویر ، عکس ها و گرافیک ها را برای تولید خروجی قابل چاپ با کیفیت بالا تلفیق کنند. از نرم افزارهای انتشار دسک تاپ در میکرو رایانه با موس ، اسکنر و چاپگر برای ایجاد انتشاراتی با ظاهری حرفه ای استفاده می شود. اینها ممکن است خبرنامه ، بروشور ، مجله یا کتاب باشد.
سیستم های ارتباطی الکترونیکی در اتوماسیون اداری آنلاین شامل نامه الکترونیکی (پست الکترونیکی) ، نامه صوتی ، نمابر (فکس) و کنفرانس ویدیویی رومیزی است.
پست الکترونیکی نرم افزاری است که به کاربران امکان می دهد از طریق صفحه کلید رایانه خود پیام و پرونده را به یا از هرجای دنیا ایجاد ، ارسال و دریافت کنند. بیشتر سیستم های پست الکترونیکی به کاربر اجازه می دهد کارهای پیچیده دیگری مانند فیلتر کردن ، اولویت بندی یا ارسال پرونده را انجام دهد. کپی پیامها را به سایر کاربران ارسال کنید. پیش نویس پیام ها را ایجاد و ذخیره کنید. ارسال "کپی های کربن" ؛ و تأیید خودکار تحویل پیام را درخواست کنید. پست الکترونیکی بسیار پرطرفدار است زیرا استفاده از آن آسان است ، تحویل سریع را ارائه می دهد و ارزان است. نمونه هایی از نرم افزار پست الکترونیکی Eudora ، Lotus Notes و Microsoft Outlook است.
پست صوتی یک دستگاه پاسخگویی تلفنی پیچیده است. پیام های صوتی ورودی را دیجیتالی کرده و روی دیسک ذخیره می کند. هنگامی که گیرنده آماده شنیدن است ، پیام از نسخه دیجیتالی شده آن به صوت یا صدا تبدیل می شود. گیرندگان ممکن است پیام ها را برای استفاده در آینده ذخیره کنند ، آنها را حذف کنند یا آنها را برای افراد دیگر ارسال کنند.
دستگاه انتقال نمابر یا نمابر (FAX) سندی را شامل متن و گرافیک اسکن می کند و آن را به صورت سیگنال الکترونیکی از طریق خطوط تلفن عادی به دستگاه دریافت فاکس می فرستد. این فاکس دریافت کننده تصویر را روی کاغذ بازآفرینی می کند. یک فاکس همچنین می تواند اسنادی را به یک مودم فکس (صفحه مدار) درون رایانه از راه دور اسکن کرده و ارسال کند. سپس نمابر بر روی صفحه رایانه نمایش داده می شود و توسط چاپگر رایانه ذخیره و چاپ می شود.
کنفرانس ویدیویی دسک تاپ یکی از سریعترین رشد کنفرانس های ویدیویی است. vکنفرانس ویدیویی دسک تاپ به یک شبکه و یک رایانه رومیزی با نرم افزار کاربردی ویژه (به عنوان مثال CUSeeMe) و همچنین یک دوربین کوچک در بالای مانیتور نیاز دارد. تصاویر کاربر رایانه از طریق رایانه رومیزی ضبط و از طریق شبکه برای سایر رایانه ها و کاربرانی که در این کنفرانس شرکت می کنند ارسال می شود. این نوع کنفرانس ویدیویی جلسات رو در رو افراد را شبیه سازی می کند.
همکاری الکترونیکی از طریق جلسات الکترونیکی و سیستم های کار مشترک و کنفرانس تلفنی امکان پذیر است. جلسات الکترونیکی و سیستم های کاری مشترک به تیم همکاران این امکان را می دهد تا از شبکه های ریز رایانه برای اشتراک اطلاعات ، به روزرسانی برنامه ها و برنامه ها و همکاری در پروژه ها بدون در نظر گرفتن فاصله جغرافیایی استفاده کنند. برای اجازه دادن به دو یا چند نفر به طور همزمان بر روی همان پرونده ها ، ویرایش یا کار با آنها ، به نرم افزار خاصی به نام groupware نیاز است.
در اتوماسیون اداری آنلاین کنفرانس تلفنی به کنفرانس ویدیویی نیز معروف است. همانطور که قبلاً در بحث کنفرانس ویدیویی دسک تاپ گفته شد ، این فناوری به افراد در چندین مکان امکان تعامل و کار مشترک با استفاده از صدا و تصاویر در زمان واقعی را می دهد. کنفرانس تلفنی کامل ، در مقایسه با نسخه دسک تاپ ، به اتاق های ملاقات ویژه با دوربین ، مانیتور نمایش فیلم ، میکروفون و بلندگو صوتی نیاز دارد.
