فرمهای اداری، اسنادی هستند که دارای جای خالی برای پر کردن بوده و با استفاده از آنها می‌توان اطلاعاتی مشابه را جمع‌آوری کرد. مثلاً با استفاده از فرمهای مرخصی می‌توان اسناد مربوط به تقاضای مرخصی کارکنان یک سازمان را یک‌شکل و یکدست کرد. به همین دلیل، فرمها کارکرد مهمی در سازمان‌ها دارند و به اشکال مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند. یکی از ابزارهایی که استفاده از فرمهای متنوع را در سازمان تسهیل می‌کند، نرم افزار فرم ساز است. در این مقاله به معرفی بهترین نرم افزارهای فرم ساز در ایران می‌پردازیم.
همانطور که گفتیم، کارکرد اصلی فرمها، به منظور جمع آوری و ثبت اطلاعات مشابه و تهیه اسناد یکدست از آنهاست و این کار با استفاده از آیتم‌هایی انجام می‌شود که برای درج کردن و یا انتخاب اطلاعات روی فرمها وجود دارند. نرم افزار فرم ساز هم ابزاری دیجیتالی است که به شما اجازه می‌دهد این فرمها را به هر شکلی که مایل هستید، به صورت دیجیتالی طراحی و ایجاد کنید و در سازمان به گردش بیندازید. برخی از رایج‌ترین فرم‌هایی که توسط این نرم‌افزارها ساخته و در سازمان‌ها استفاده می‌شوند شامل فرم درخواست مرخصی، فرم سفارشات خرید، فرم درخواست وام، فرم ثبت نام کاربران، فرم ثبت ماموریت، فرم ثبت ساعات اضافه کاری و حتی فرمهای اظهار مالیاتی است.
اصلی‌ترین تفاوت فرمهای که با فرمهای کاغذی این است که فرمهای الکترونیکی روی صفحات کامپیوتر نمایش داده می‌شوند. این فرمهای الکترونیکی که با استفاده از نرم افزارهای فرم ساز طراحی می‌شوند، یا بصورت دستی و یا بصورت خودکار در سازمان به گردش در‌می‌آیند. از این نظر می‌توان گفت که 2 نوع فرم ساز رایج وجود دارد. یکی فرم سازهای BPMS هستند که فرمهای تهیه شده در آنها بخشی از گردش یک فرآیند خودکار است. دسته دوم فرم سازهای اتوماسیون اداری هستند که فرمهای تهیه شده در آنها مشابه سایر نامه‌ها و اسناد بوده و کاربر باید گیرنده و مسیر گردش آنها را خودش انتخاب کند. با توجه به این تعاریف می‌توان گفت که کار با فرم‌سازهای اتوماسیون اداری راحت‌تر است، زیرا در نرم‌افزار BPMS ابتدا باید مدل فرایند طراحی شود و تنها در انتهاست که با استفاده از فرمساز مدیریت فرایند، فرمها طراحی و به اجرا در می‌آیند.
اصلی‌ترین ضرورت استفاده از نرم افزارهای فرم ساز همان ضرورتی است که برای استفاده از سایر نرم افزارهای سازمانی وجود دارد. یعنی با استفاده از آنها شما می‌توانید سرعت و بهره وری فعالیت‌ها و توان رقابتی سازمان خود را افزایش دهید. برای اینکار بسته به میزان بلوغ سازمان و ثبات در فرآیندها و فعالیت‌های آن، شما می‌توانید از فرم سازهای BPMS برای فرآیندهای ثابت (مثل تهیه و ارسال فرم مرخصی) و یا فرم سازهای اتوماسیون اداری برای فعالیت‌های خاص (مانند فرم نظرسنجی از کارکنان یک واحد) استفاده کنید. البته فواید این نرم افزارها بیش از رفع این نیازهای ابتدایی است. برخی از سایر فواید نرم افزارهای فرم ساز عبارتند از:
در این قسمت به طور فهرست‌وار، ویژگی‌های ضروری یک نرم افزار فرم ساز را برای شما آورده‌ایم:
موارد فوق تنها معیارهای ضروری مرتبط با خود نرم افزار هستند. بخش دیگری از معیارهای ضروری برای انتخاب هر نرم افزار هم مربوط به شرکت‌های توسعه دهنده آنهاست. از جمله: داشتن خدمات پس از فروش مناسب، اعتبار سازمان، رضایت بالای مشتریان از نرم افزار و ...
در ادامه برای اینکه بتوانید نرم افزار مورد نیاز خود را برای تهیه و توزیع دیجیتالی فرمها انتخاب کنید، تعدادی از بهترین نرم افزارهای فرم ساز در ایران را معرفی و با یکدیگر مقایسه می‌کنیم.
1- نرم افزار فرم ساز فراگستر
شرکت فراگستر یکی از بهترین ارائه‌دهندگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که نرم افزار فرم ساز آن یکی از زیرسیستم‌های اصلی اتوماسیون اداری فراگستر است. این شرکت که دارای رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک است، 2 نوع نرم افزار فرم ساز ارائه می‌دهد. یکی فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر است که در اینجا از آن صحبت می‌شود و به گردش انداختن فرمهای ایجاد شده توسط آن بصورت دستی در اتوماسیون اداری توسط کاربران انجام می‌شود. دیگری فرم ساز BPMS فراگستر است که فرمهای ایجاد شده در آن بخشی از یک فرآیند خودکار هستند. نرم‌افزار فرم ساز اتوماسیون فراگستر به صورت تحت‌وب کار می‌کند و توسط برخی از بزرگترین سازمان‌های ایرانی در صنایع مختلف مانند بانک ملی و ایرانسل استفاده می‌شود.
نرم‌افزار فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر، تمامی امکانات اصلی و ضروری برای یک نرم افزار فرم ساز را دارد. برخی از قابلیت‌های این نرم افزار عبارتند از:
https://www.faragostar.net/bpms/business-form/
2- نرم‌افزار فرم ساز آیکن
این نرم افزار، محصول شرکت مهندسی آی کن است که در حوزه توسعه نرم افزارهای سازمانی فعالیت می‌کند. این شرکت که دارای رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک است، موتور فرم ساز خود را مبتنی بر وب طراحی کرده است. با استفاده از موتور فرم ساز آیکن می‌توانید فرمهای متنوعی مانند فرم مرخصی و ماموریت را در کوتاهترین زمان ممکن طراحی و در میان کاربران خود به گردش بیندازید. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مهم نرم‌افزار فرم ساز آیکن عبارتند از:
3- نرم‌افزار فرم ساز برید
نرم‌افزار فرم ساز برید محصول شرکت برید سامانه نوین است. این شرکت با بیش از ۲۵ سال تجربه در زمینه ارائه راهکارهای سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات، به خصوص اتوماسیون اداری فعال است و هزاران مشتری در ایران دارد. این شرکت که دارای رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک کشور است، با نرم‌افزار فرم ساز برید به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا بسیاری از اطلاعاتی که در حال حاضر به شکل ساخت نیافته در سیستم اتوماسیون اداری ثبت و گردش می‌نمایند، به شکل ساخت یافته تغییر ماهیت داده و فرمهای اطلاعاتی مورد نیاز خود را به صورت دیجیتالی ثبت و به گردش در آورند. برخی از مهم‌ترین امکانات فرم ساز برید عبارتند از:
4- نرم‌افزار فرم ساز چارگون
نرم‌افزار فرم ساز چارگون که بخشی از نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار دیدگاه است، محصول شرکت نرم افزاری چارگون می‌باشد. این شرکت که از سال ۱۳۷۷شروع به فعالیت کرده، ۲۳ سال تجربه ارائه خدمات و راهکارهای فناوری اطلاعات را در حوزه نرم‌افزارهای سازمانی در ایران دارد.
سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار مجموعه نرم‌افزاری «دیدگاه»، شامل ابزارهای متعددی به منظور طراحی و مدیریت گردش فرمهای سازمانی است. این راهکار با در اختیار قرار دادن گزارش‌های متعدد، ابزاری مطمئن برای نظارت بر گردش فرمها، اجرای تغییرات در آنها و بهینه‌کردن فرآیند استفاده از آنها در سازمان محسوب می‌شود.
5- نرم‌افزار فرم ساز رایورز
شرکت مهندسی نرم افزار رایورز در سال 1368 تأسیس شد و اولین نسل سیستم اتوماسیون اداری خود را در سال 1378 تولید کرد. این شرکت که حدود 30 سال سابقه دارد، دارای شعب متعددی در سطح کشور است و به ارائه خدمات در حوزه‌های مختلفی مانند مشاوره، تحليل، طراحی، ساخت، پياده‌سازی و پشتيبانی از راهکارهای نرم افزاری می‌پردازد.
نرم‌افزار فرم ساز رایورز یکی از زیرسیستم‌های کاربردی نرم افزار مدیریت فرآیندهای این شرکت است. این ابزار قابلیت استفاده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز را نیز دارد. فرمساز رایورز به شما اجازه می‌دهد فرمهای خود را طراحی و در سازمانتان به گردش بیندازید. برخی از ویژگی‌های این فرم ساز عبارتند از:
http://www.rayvarz.com/products/e-services/eoffice
6- نرم‌افزار فرم ساز شماران
این نرم افزار محصول شرکت شماران سیستم است. این شرکت که آغاز فعالیت آن به سال ۱۳۶۳ برمی‌گردد، ضمن داشتن مجوز از شورای عالی انفورماتیک، بیش از 3 دهه تجربه در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی دارد. نرم افزار فرم ساز شماران سیستم بخشی از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPMS شماران است که امکان طراحی فرمهای دینامیک و گردش آنها با استفاده اساس موتور گردش کار (Workflow) را فراهم می‌کند. برخی از قابلیت‌های مهم این نرم افزار عبارتند از:
7- نرم‌افزار فرم ساز همکاران سیستم
شرکت همکاران‌سیستم که سابقه شروع فعالیت آن به سال ۱۳۶۶ می‌رسد، با بیش از 30 سال سابقه در زمینه عرضه راهکارهای نرم‌افزاری به کسب‌وکارها در اندازه‌های مختلف و در صنایع گوناگون مشغول است. راهکار فرمساز و موتور گردش فرم همکاران سیستم، هم در کنار اتوماسیون اداری تحت وب آن و هم در کنار BPMS آن ارائه می‌شود. کاربران با استفاده از این فرمساز بدون دانش برنامه‌نویسی می‌توانند فرمهای مورد نیاز خود را به راحتی طراحی کرده و آنها را برای تکمیل میان کارکنان سازمان به گردش بیندازند. برخی از امکانات و قابلیت‌های این نرم افزار عبارتند از:
کلام آخر
در این مقاله با مفهوم نرم افزار فرم ساز، مزیت‌های آن و تعدادی از بهترین نرم افزارهای فرم ساز در ایران و قابلیت‌هایشان آشنا شدید. آنچه لازم است به آن توجه داشته باشید این است که انتخاب یک نرم افزار فرم ساز نباید تنها بر خصوصیات خود آن نرم افزار متکی باشد. بلکه مواردی همچون شرکت سازنده نرم افزار، خدمات پشتیبانی و اکوسیستم نرم افزاری مرتبط با آن (مانند نرم افزار اتوماسیون سازگار با آن) نیز در هنگام انتخاب یک نرم افزار فرمساز اهمیت دارد. شناخت بهتر شما از این موارد در نهایت به انتخاب بهتر شما و بهبود عملکرد سازمانتان کمک می‌کند.
