نرم افزارهای مدیریت مستندات به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بدون نیاز به بایگانی دستی، اسناد زیادی را که روزانه در سازمان‌ها تبادل می‌شوند، به صورت الکترونیکی بایگانی کنند. به این ترتیب کسب و کارها می‌توانند در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی کرده و در عین حال از مزایای متعدد دیجیتالی کردن فرآیند بایگانی و مدیریت مستندات بهره ببرند. در این مقاله، ضمن تعریف نرم افزار مدیریت مستندات و مزایای آن، فهرستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مستندات در ایران را در اختیار شما قرار می‌دهیم تا بتوانید آنها را با یکدیگر مقایسه و از میان آنها انتخاب کنید.
نرم افزار مدیریت مستندات یا سیستم DMS با اسامی مختلفی مانند نرم افزار بایگانی اسناد، سیستم بایگانی اسناد و مدارک، نرم افزار مدیریت اسناد یا آرشیو الکترونیکی اسناد هم شناخته می‌شود. این نرم افزار ابزاری است که تمامی اسناد و مدارک سازمانی (اعم از فیزیکی یا الکترونیکی) را مدیریت، سازماندهی، توزیع، طبقه بندی و ذخیره می‌کند. کارکرد اصلی این نرم افزارها نیز تبدیل اسناد سازمانی به فرمت دیجیتال و ایجاد دسترسی ایمن، سریع و آسان به آنهاست. این نرم افزارها همچنین اسناد را با هزینه پایین و امنیت مناسب مدیریت کرده و سازمان‌ها را از نگهداری قفسه‌های متعدد اسناد کاغذی بی‌نیاز می‌سازند.
نرم افزار مدیریت مستندات مزایای متعددی دارد، اما اصلی‌ترین علت احتیاج به آن دیجیتالی شدن همه کارهاست. امروزه تقریباً همه کسب و کارها از کامپیوتر استفاده می‌کنند و بیشتر کارها را به صورت دیجیتالی انجام می‌دهند. بنابراین مدیریت اسناد به صورت سنتی دیگر مقدور نیست و حتی مشکل‌زا خواهد بود. زیرا خیلی از اسنادی که در این کسب و کارها استفاده می‌شوند، به صورت دیجیتال تولید شده و به گردش درمیآیند. در این حالت بایگانی کاغذی آنها یک مرحله اضافی و نیازمند چاپ آنها خواهد بود. این مساله در مورد مستنداتی مانند تصاویر، فیلم‌ها، پایگاه‌های داده و فایل‌های صوتی اساساً ممکن نیست.
بنابراین در حال حاضر استفاده از روش‌های سنتی برای بایگانی عملاً مشکل‌تر و پرهزینه‌تر از بایگانی اسناد سازمانی با استفاه از نرم افزارهای مدیریت مستندات خواهد بود. در کنار اینها، معایب استفاده از بایگانی سنتی مانند استفاده زیاد از کاغذ، عقب ماندن از رقبا، کاهش بهره‌وری و آسیب پذیری بیشتر در برابر بلایای طبیعی، باعث می‌شود که هر سازمانی به یک نرم افزار مدیریت مستندات احتیاج داشته باشد.
مزیت اصلی نرم‌افزارهای مدیریت مستندات نظمی است که برای اسناد سازمانی به صورت دیجیتال ایجاد می‌کنند. این نظم و سازماندهی به طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی بهتر اسناد می‌انجامد. تعداد دیگری از سایر مزایای نرم افزارهای مدیریت مستندات عبارتند از:
۱- افزایش ایمنی داده‌ها: اسناد فیزیکی یا کاغذی همیشه در معرض خطراتی مانند آتش‌سوزی، سیل و ... هستند. اما با نرم افزارهای مدیریت مستندات می‌توانید اسناد دیجیتالی را در مکان‌ها متعددی، با امنیت بالا و هزینه کم ذخیره کنید.
۲- سرعت و کارایی بیشتر: با استفاده از نرم افزارهای مدیریت مستندات، دیگر نیازی به اتلاف وقت و انرژی برای پیدا کردن یک سند در میان تعداد زیادی اسناد کاغذی نخواهید داشت!
۳- نیاز به فضای کمتر: که متعاقباً باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود. قیمت املاک و اجاره آنها هر روز بیشتر می‌شود.
۴- بازیابی راحت‌تر اسناد: زیرا می‌توانید از هر زمان و مکانی به اطلاعات دیجیتال دسترسی داشته باشید.
۵- صرفه‌جویی در هزینه‌ها: زیرا برخلاف روش سنتی بایگانی، دیگر نیازی به تعداد زیادی نیروی انسانی و استفاده از کاغذ نخواهید داشت.
پیاده‌سازی و استقرار نرم افزارهای مدیریت مستندات، ۶ مرحله اساسی دارد. این مراحل عبارتند از:
1- ارزیابی اولیه از نیازهای سازمان برای بایگانی و مدیریت اسناد
2- انتخاب و تهیه نرم افزار مدیریت مستندات متناسب با نیازهای فوق
3- تعیین مدیر پروژه و مسئول نظارت بر پیاده‌سازی
4- آمادهسازی زیرساخت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری لازم
5- نصب نرم‌افزار و آموزش آن به کارکنان سازمان
6- ارزیابی عملکرد سیستم
در این قسمت به طور فهرست‌وار، ویژگی‌های اصلی و ضروری در یک نرم افزار مدیریت مستندات را برای شما آورده‌ایم:
برخی از معیارهای مربوط به انتخاب هر نرم افزار مناسب نیز مربوط به شرکت توسعه دهنده نرم افزار است. از جمله: داشتن گواهینامه‌های امنیتی، اعتبار برند سازمان، کیفیت خدمات پس از فروش، میزان رضایت مشتریان از سازمان و ...
در این بخش برای اینکه بتوانید نرم افزار مدیریت مستندات مورد نیاز خود را انتخاب کنید، به معرفی برخی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مستندات در ایران می‌پردازیم و آنها را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم.
1- نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر
شرکت فراگستر ارائه‌دهنده یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مستندات در ایران و دارای رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک است. نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر به صورت تحت‌وب کار می‌کند و یکی از زیرسیستم‌‌های اصلی نرم افزار اتوماسیون فراگستر است که امکانات ویژه‌ای را برای مدیریت و بایگانی مستندات سازمانی در اختیار شما قرار می‌دهد. مشتریان فراگستر شامل برخی از بزرگترین سازمان‌های ایرانی در صنایع مختلف مانند بانک ملی و ایرانسل است.
نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر نه تنها تمامی امکانات اصلی و ضروری ذکر شده در فوق مربوط به نرم افزارهای مدیریت مستندات را دارد، بلکه قابلیت‌های دیگری نیز دارد که آن را سایر رقبا متمایز می‌کند. برخی از این قابلیت‌ها عبارتند از:
· امکان بازگرداندن نسخه جاری سند به نسخه مورد نظر در تاریخچه
https://www.faragostar.net/automation/dms/
2- نرم افزار مدیریت مستندات گام
این نرم افزار محصول شرکت گام‌الکترونیک است. این شرکت که در سال ۱۳۶۷ تاسیس شده، در زمینه فناوری اطلاعات فعال است و طی ۲۸ سال سابقه خود، پروژههای نرم‌افزاری متعددی را اجرا کرده و موفق به اخذ رتبه یک در تولید نرم افزارهای به سفارش مشتری از شورای عالی انفورماتیک کشور نیز شده است.
نرم افزار مدیریت مستندات گام، در 2 نگارش جداگانه عرضه می‌شود: یکی برای سازمان های کوچک در محیط LAN و دیگری برای سازمان های بزرگ در محیط Web. این سیستم امکانات گسترده ای در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که در ادامه برخی از مهم ترین آنها فهرست شده اند:
3- نرم‌افزار مدیریت مستندات چارگون
نرم‌افزار مدیریت مستندات چارگون که نرم‌افزار اسناد دیدگاه نامیده می‌شود، محصول شرکت نرم افزاری چارگون است. این شرکت که از سال ۱۳۷۷شروع به فعالیت کرده، ۲۳ سال تجربه ارائه خدمات و راهکارهای فناوری اطلاعات را در حوزه نرم‌افزارهای سازمانی در ایران دارد. نرم‌افزار اسناد دیدگاه باعث تمرکز اطلاعات در سازمان‌ها و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات می‌شود. برخی از امکانات مهم این سیستم عبارتند از:
https://www.chargoon.com/file-manager/
4- نرم‌افزار مدیریت مستندات آیکن
این نرم افزار، محصول گروه مهندسی آی کن است. این شرکت که در زمینه تولید نرم افزارهای سازمانی مشغول است رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک را دارد و نرم‌افزار مدیریت مستندات خود را مبتنی بر وب طراحی کرده است.در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف وجود دارد. به علاوه این نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای اطلاعات را دارد. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی این نرم افزار عبارتند از:
https://ican.ir/products/automation/%d8%a2%d8%b1%d8%b4%db%8c%d9%88-%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af/
5- نرم‌افزار مدیریت مستندات شماران سیستم
این نرم افزار محصول شرکت شماران سیستم است. این شرکت که در سال ۱۳۶۳ با عنوان موسسه حسابرسی و حسابداری شماران آغاز به کار کرده است، در سال ۱۳۷۳ موفق به اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک شد و اکنون بیش از سه دهه تجربه در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی دارد. نرم افزار مدیریت مستندات شماران سیستم بخشی از سیستم اتوماسیون اداری آن است که با هدف طبقه‌بندی، نگهداری و مدیریت اسناد و مدارک و همچنین طبقه‌بندی دانش سازمانی در قالب نرم‌افزار آرشیو و مدیریت مستندات طراحی شده است. برخی از قابلیت های مهم این نرم افزار عبارتند از:
6- نرم‌افزار مدیریت مستندات برید
نرم‌افزار مدیریت مستندات برید محصول شرکت برید سامانه نوین است. این شرکت با بیش از ۲۵ سال تجربه در ارائه راهکارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات، در زمینه ارائه راهکارهای سازمانی به خصوص اتوماسیون اداری فعال است و هزاران مشتری اجرایی در سطح کشور دارد. این شرکت همچنین داری رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک کشور در زمینه تولید و پشتیبانی نرم‌افزارهای سفارش مشتری است.
نرم‌افزار مدیریت مستندات برید با نام "سیستم بایگانی و آرشیو اسناد پرگار"، با هدف سازماندهی، مدیریت و نگهداری از اسناد مهم سازمانی ایجاد شده، فضای نامحدودی را برای ذخیره و نگهداری و بازیابی پیشینه مدارک در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از مهم ترین امکانات این نرم افزار عبارتند از:
- امکان اطلاع‌رسانی تغییرات پرونده و سند به افراد تعریف شده بر روی هر پرونده
https://baridsoft.net/office-automation/archive
7- نرم‌افزار مدیریت مستندات پیوست
نرم‌افزار مدیریت مستندات پیوست توسط گروه نرم‌افزاری پیوست طراحی شده است. این شرکت با نزدیک به 3 دهه تجربه، به ارائه محصولات نرم‌افزاری برای خودکارسازی فعالیتهای واحدهای مختلف سازمانی می‌پردازد. نرم‌افزار مدیریت مستندات پیوست، دارای یک کارتابل تحت وب است و نقش یک دستیار الکترونیکی را برای مسئولان واحد بایگانی سازمان‌ها دارد. برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزار عبارتند از:
کلام آخر
در این مقاله فهرستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مستندات سازمانی را همراه با قابلیت‌های آنها خواندید. با این حال در صورتی که نیاز به تنوع بیشتری داشته باشید، می‌توانید با سرچ در گوگل با نرم افزارهای متعدد دیگری مانند نرم افزار مدیریت مستندات پرنیان، سازمان یار و بسیاری موارد دیگر آشنا شوید.
