مدیریت و اجرای انواع فعالیت‌های هر کسب و کار می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. به همین دلیل است که مدیران از ابزارهای نرم افزاری مختلفی برای تسهیل یا خودکارسازی این فعالیت‌ها استفاده می‌کنند. نرم افزارهای سازمانی به ویژه برای کسب و کارهای کوچکی که می‌خواهند به سرعت رشد کنند ضروری است. در ادامه این مقاله به معرفی تعدادی از پرکاربردترین انواع نرم افزارهای کسب و کار می‌پردازیم.
نرم افزارهای کسب و کار که به انگلیسی Enterprise Application Software نامیده می‌شوند، آندسته از برنامه‌های کامپیوتری هستند که به کسب و کارها کمک می‌کنند تا بتوانند فعالیت‌های واحدهای مختلف خود را خودکارسازی کرده و به اهداف تجاری خود دست پیدا کنند. این نرم افزارها در فرآیندهای مختلف تولید، بازاریابی، فروش، مدیریت محصولات و ... مورد استفاده قرار می‌گیرند.
استفاده از این نرم افزارها باعث کاهش هزینه‌های سازمان، بهبود نوآوری، افزایش بهره‌‍‌وری و پاسخگویی سریع‌تر به مشکلات مشتریان می‌شود. به علاوه، دقت، سرعت و انعطاف پذیری اجرای فرآیندهای سازمانی را نیز افزایش می‌دهد. به همین دلیل است که سازمان‌ها و کسب و کارهای امروزی خیلی سریع‌تر از گذشته رشد می‌کنند.
نرم افزارهای اداری مزایای زیادی را برای کسب و کارها فراهم می‌کنند که باعث رقابتی ماندن آنها می‌شود. این مزیت رقابتی یک از اصلی ترین دلایل اهمیت نرم افزارهای کسب و کار است. به عنوان نمونه، این نرم افزارها فعالیت‌های انواع واحدهای سازمانی را خودکارسازی می‌کنند. آنها با ثبت داده‌های مربوط به فعالیت‌های مختلف کسب و کار، شما در جریان دقیق وضعیت سازمان قرار می‌دهند و کنترل کامل آن را ممکن می‌کنند.
این نرم افزارها امنیت داده‌ها را نیز رعایت می‌کنند و از ضررهای مالی ناشی از درز اطلاعات جلوگیری کرده و اعتبار شما را نزد مشتریان افزایش می‌دهند. آنها امکان نظارت لحظه‌ای را بر فعالیت‌های کسب و کار فراهم می‌کنند و گزارش‌های متنوعی را از عملکرد فعالیت‌ها و واحدهای مختلف سازمان در اختیار شما قرار می‌دهند. قابلیت دیگر نرم افزارهای سازمانی که به کسب و کارها مزیت رقابتی می‌دهد، تسهیل کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در بودجه است. به علاوه، استفاده از نرم افزارهای سازمانی باعث رضایت بیشتر مشتریان و کارکنان نیز می‌شود که به نوبه خود، در دراز مدت باعث ایجاد مزیت رقابتی در سازمان می‌شود.
یک نرم‌افزار کسب و کار، ابزاری است که سازمان های کوچک و بزرگ برای رفع نیازهای خود و خودکارسازی فعالیت‌هایشان از آنها استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها انواع مختلفی دارند و در واحدهای مختلف و برای خودکارسازی انواع فعالیت‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه به معرفی تعدادی از پرکاربردترین نرم افزارهای کسب و کار می‌پردازیم:
1. نرم افزارهای حسابداری
2. نرم افزارهای مدیریت و ردیابی زمان
3. نرم افزارهای مدیریت پروژه
4. نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
5. نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی
6. نرم افزارهای کار تیمی و ارتباطی
7. نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار و مدیریت فرآیندها
8. نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده
حسابداری بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت‌های هر کسب و کار است. انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی برای خودکارسازی فعالیت‌های مربوط به حسابداری وجود دارند که می‌توانند نیازهای سازمان شما را برآورده کنند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا از زمان خود استفاده موثرتری داشته باشید و نظارت بر نقدینگی سازمان، ثبت مخارج، پرداخت مالیات و ... را به راحتی انجام دهید. یک نرم‌افزار حسابداری به شما اجازه می‌دهد سوابق مالی خود را دقیق و به‌روز نگه‌دارید.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزارهای حسابداری، مدیریت حقوق و دستمزد است. یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد، به سازمان شما امکان می‌دهد تا به‌طور دقیق پرداخت حقوق و دستمزد، تهیه فیش‌های حقوقی، پرداخت پاداش‌های پایان سال و سایر موارد مربوط به حقوق و دستمزد را خودکارسازی کند. نرم افزارهای حسابداری می‌توانند خودکارسازی سایر پرداخت‌ها و دریافت‌ها نیز انجام دهند.
خودکارسازی و ساده‌سازی تراکنش‌های پرداخت شما می‌تواند یک مزیت بزرگ برای گردش کارها باشد و فرآیند صورتحساب شما را بسیار آسان‌تر کند. خودکار کردن صورتحساب ماهانه و پرداخت‌های خودکار می‌تواند حجم کار شما را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. پرداخت‌های خودکار می‌تواند به کاهش احتمال فراموشی مشتریان شما برای پرداخت فاکتورها کمک کند.
نرم افزار مدیریت و ردیابی زمان به سازمان‌ها و کارکنان آنها اجازه می‌دهد تا از طریق مستندسازی دقیق زمان صرف شده برای انجام وظایف مختلف، به مدیریت موثر زمان کمک کنند. زمان یکی از مهم ترین منابع هر کسب و کار است و این ابزارها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا نحوه مدیریت و بهره‌برداری از زمان را بهتر ارزیابی کنند. وقتی درک کنید که زمان در سازمان چگونه صرف می‌شود، تشخیص خواهید داد که کدام کارها نیاز به تمرکز بیشتر و کدام کارها نیاز به صرفه‌جویی دارند. این نوع نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد تا گزارش‌هایی از مصرف زمان در سازمان نیز داشته باشید و حتی جزئیات دقیق زمان صرف شده برای کارها یا پروژه‌های خاص، توسط کارکنان و واحدهای مختلف را داشته باشید. نرم‌افزارهای مدیریت و ردیابی زمان، در صورت برخورداری از قابلیت زمان‌بندی، می‌توانند اجرای برنامه‌های روزانه و زمان‌بندی کارها را نیز تسهیل کنند.
نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند توانایی‌های ارزشمندی را برای مدیریت فعالیت‌های کسب و کار شما برایتان فراهم کنند. این نوع نرم افزار به کاربران امکانات زیادی را برای سازماندهی پروژه‌های پیچیده و تقسیم آنها به بخش‌های کاری کوچکتر ارائه می‌دهد و در عین حال یک دید کلی از پروژه فراهم می‌کند. این نوع نرم افزارها اساساً برای سازماندهی پروژه‌های بزرگ سازمانی به کار می‌روند و از این لحاظ با ابزارهای مدیریت کارهای شخصی متفاوتند. از نمونه‌های این نرم افزارها می‌توان از Trello و Microsoft Project نام برد. این نرم افزارها، سازماندهی و مدیریت پروژه‌ها را به راحتی قابل درک می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند تا با تقسیم پروژه‌های پیچیده به وظایف کوچکتر، کارایی کسب‌وکار خود را افزایش دهید. این نوع نرم افزار نه تنها به شما این امکان را می‌دهد که مدیریت پروژه‌ها را در کسب و کار خود بهبود ببخشید، بلکه اجازه می‌دهد بدانید که منابع شما دقیقاً چگونه، کجا و چرا مصرف می‌شوند.
فروش بیشتر و ارتباط قوی با مشتریان برای افزایش سودآوری و موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. اما هر چقدر هم که کارشناسان فروش شما ماهر باشند، بدون استفاده از نرم افزارهای سازمانی، نخواهید توانست که از تمامی ظرفیت و فرصت‌های فروش محصولات و بازاریابی خدمات خود به مشتریان استفاده کنید. نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM ابزارهایی هستند که تضمین می‌کنند هیچکدام از این فرصت‌ها را از دست ندهید و تیم شما را از وضعیت هر مشتری آگاه می‌کنند. این نرم افزار، در واقع لیستی از مخاطبان و مشتریان سازمان است که نحوه و زمان تعامل شما با مشتری (شامل حضوری، تلفنی، ایمیلی، از طریق شبکه‌های اجتماعی و غیره) و نمایی کلی از روابط شما با هر یک از آنها را ارائه می‌دهد. این نرم افزارها همچنین برای پیگیری سرنخها، مدیریت سفارشات، برنامه ریزی تبلیغات و ارزیابی اثربخشی آنها به شما کمک می‌کنند.
ارتباط موثر و کارآمد، هم در داخل کسب و کار و هم در خارج از سازمان و با مشتریان، برای موفقیت یک کسب و کار ضرورت دارد. نرم افزارهای ارتباطی طیف مختلفی از ابزارهایی هستند که به ایجاد این ارتباط و مدیریت آن کمک می‌کنند. این ابزارهای می‌توانند شامل نرم افزارهای گردش کار، نرم افزارهای پیام‌رسان‌ها و و حتی نرم افزارهای اتوماسیون شوند. وجه مشترک همه آنها ایجاد امکان برقراری ارتباط و سریع و آسان بین افراد است. نرم افزارهای ارتباطی، مانند Skype و Slack، به تیم شما اجازه می‌دهد تا ارتباط و همکاری موثرتری در تمام پروژه‌ها داشته باشد و به کسب و کار شما اجازه می‌دهد بدون توجه به محل فیزیکی استقرار آن، با مشتریان و کارکنان در نقاط مختلف جغرافیایی ارتباط برقرار کنند. استفاده موثر از نرم افزار گردش کار و ارتباطات به کسب و کار شما این امکان را می‌دهد که افق‌های بازار خود را گسترش دهد و ارتباطات بین اعضای تیم شما را تقویت می‌کند.
نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی به خودکارسازی کارهای تکراری مربوط به واحد بازاریابی می‌پردازند. این کارهای تکراری می‌توانند شامل بازاریابی ایمیلی، پست‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی و حتی کمپین‌های تبلیغاتی باشند. این ابزارها نه تنها کارایی را افزایش می‌دهند، بلکه می‌توانند تجربه بهتر و شخصی‌تری را برای مشتریان خود فراهم کنند. یک نرم افزار اتوماسیون بازاریابی به شما امکان می‌دهد استراتژی بازاریابی دیجیتال خود را بدون نیاز به "ارسال" دستی هر ایمیل، پیام، کمپین یا پستی که ایجاد می کنید، اجرا کنید. ابزارهای اتوماسیون بازاریابی خوب به شما کمک می کنند مخاطبان خود را شناسایی کنید، محتوای مناسب آنها را طراحی کنید و به طور خودکار بر اساس زمان بندی و رفتار مشتری با آنها ارتباط برقرار کنید. به این ترتیب، هنگامی که کمپین بازاریابی اجرا می‌شود، می‌توانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید و در نهایت پس از دریافت نتایج، برنامه بازاریابی خود را تجزیه و تحلیل و در صورت ضرورت اصلاح کنید. بنابراین اتوماسیون بازاریابی می تواند در زمان و منابع شما صرفه جویی کرده و درآمد و ROI را افزایش دهد.
یکی از مهم ترین و کاربردی ترین نرم افزارهای سازمانی، نرم افزار اتوماسیون کسب و کار است که به شما کمک می کند فعالیت‌های مختلف سازمان را خودکارسازی و از یک نقطه مدیریت کنید. اتوماسیون کسب و کار یعنی به طور سیستماتیک فرآیندهای دستی را مبتنی بر قوانین و به صورت هوشمند، تجزیه و تحلیل و خودکارسازی کنید و سازمان ها اغلب برای انجام این کار از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار استفاده می‌کنند.
این فناوری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهایی را که معمولاً توسط کارکنان اداره می‌شوند، ساده‌سازی کنند. برای مثال، شرکت‌ها می‌توانند از این نرم افزارها برای خودکارسازی مراحل و کارهای مرتبط با استخدام نیروی انسانی جدید استفاده کنند. سایر فرآیندهایی که به این شکل خودکاسازی می‌شوند می‌تواند شامل مدیریت حساب‌ها و پرداخت‌ها و فرآیند تأیید قراردادهای تجاری باشد.
نوع دیگری از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، نرم افزار مدیریت فرآیندها یا BPMS است. این نرم افزار برای بهبود فعالیت‌های سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای آن استفاده می‌شود. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با استفاده از ابزارهای مختلفی مانند مدل سازها، به شرکت ها در طراحی، مدل سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کاری خود کمک می کند. فرآیندهایی که با این نرم افزارها خودکارسازی می‌شوند تعریف دقیق و مشابهی در سراسر سازمان داشته و تکرار پذیر هستند.
پایگاه داده مجموعه ای از داده‌ها یا اطلاعات سازمان یافته شده است. نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده نیز ابزارهایی هستند که برای ذخیره، جستجو، استخراج یا حذف اطلاعات از پایگاه‌های داده استفاده می‌شوند. علاوه بر این، از این ابزارها برای حفظ نظم و ایمنی داده‌های سازمانی استفاده می‌شود. از کارکردهای ابزارهای مدیریت پایگاه داده می‌تواند مدیریت سوابق مانند شماره تلفن، لیست پستی، کاتالوگ و غیره باشد. این نرم افزارها انواع متعددی دارند و از نرم افزارهای ساده‌تری مانند MS Access تا ابزارهای مدیریت پایگاه داده‌های بزرگ و پیچیده مانند SQLمایکروسافت و Oracle را شامل می‌شوند. این نرم افزارها قابلیت گزارش‌گیری از داده‌ها و همینطور تبادل اطلاعات با سایر نرم‌افزارها را نیز دارند و برای استفاده از آنها و ثبت داده‌ها، محدودیتی از لحاظ حجم و تعداد داده‌ها نخواهید داشت.
