نرم افزار دبیرخانه با استفاده از فناوری های کامپیوتری و خودکارسازی فرآیندها، سرعت انجام وظایف دبیرخانه را به شدت افزایش می‌دهند و باعث کمتر شدن نیاز به نیروی انسانی می‌شود. در این حالت، شرکت ها می‌توانند از نیروهای انسانی و منابع خود بهتر استفاده بکنند و بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهند. در این مقاله، یک راهنمای جامع در اختیار شما قرار می‌دهیم تا بتوانید بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در ایران را بشناسید و آنها را با یکدیگر مقایسه کنید.
نرم افزارهای دبیرخانه، ابزارهایی هستند که وظایف واحد دبیرخانه را برای سازمان‌ها به صورت دیجیتالی انجام می‌دهند. این وظایف شامل شماره‌گذاری، ثبت و پیگیری مکاتبات سازمان است. در گذشته بیشتر این کارها توسط واحدهای دبیرخانه شرکت‌ها به صورت سنتی انجام می‌شد و آنها مجبور بودند مکاتبات را به صورت دستی آماده و ارسال کنند. اما با دیجیتالی شدن کسب و کارها و گسترش ارتباطات، بیشتر سازمان‌ها برای انجام امور دبیرخانه و صدور و ورود انواع نامه‌های اداری خود، به نرم افزاری مانند نرم افزار دبیرخانه نیاز دارند که بتواند نیازهای روبه افزایش سازمان را برطرف کند.
* از نرم افزار دبیرخانه به نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار آرشیو اسناد هم یاد می شود.
واحدهای دبیرخانه در سازمانهای مختلف به عنوان درگاه‌هایی برای کنترل مکاتبات میان سازمان با خارج از سازمان و ثبت نامه های وارده و صادره عمل می‌کنند و نقش مهمی در ارتباطات سازمانی دارند. در حالی که در گذشته وظایف این واحد به صورت دستی و با استفاده از ابزارهایی مانند دفاتر اندیکاتور انجام می‌شد، امروزه سازمانهای زیادی، فعالیت‌های اداری خود را با استفاده از نرم افزارها مکانیزه می‌کنند. رقابت میان سازمان‌ها نیز باعث شده تا استفاده از نرم افزارها برای خودکارسازی وظایف واحدهای مختلف سازمان به یک ضرورت تبدیل شود.
نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوان ابزاری مهم برای خودکارسازی امور واحد دبیرخانه در سازمانهای مختلف شناخته شده است. از سوی دیگر، علت دیگر ضرورت و نیاز به نرم افزارهای دبیرخانه، دیجیتالی شدن مکاتبات سازمانی است. بنابراین برای بایگانی مکاتبات دیجیتال باید از ابزارهای دیجیتالی استفاده کرد. با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه، مکاتبات دیجیتالی با خارج از سازمان به راحتی و به صورت منظم قابل انجام و پیگیری است.
استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه مزایای زیادی دارد. در ادامه به تعدادی از این مزیت ها می‌پردازیم:
در این قسمت به طور فهرست‌وار به معرفی اصلی‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید داشته باشد، می‌پردازیم:
برخی از معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه نیز مربوط به شرکت‌های توسعه دهنده این نرم افزارها هستند. از جمله: اعتبار حقوقی شرکت، داشتن گواهینامه‌های امنیتی، اعتبار معنوی سازمان و برند آن، میزان رضایت مشتریان از سازمان و تعهد سازمان به خدمات پس از فروش.
در این بخش برای اینکه بتوانید نرم افزار دبیرخانه مورد نیاز خود را انتخاب کنید، به معرفی برخی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در ایران می‌پردازیم و آنها را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم :
شرکت فراگستر با دارا بودن رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک، ارائه‌دهنده یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در ایران است. نرم افزار دبیرخانه فراگستر، یک سامانه تحت وب و بخشی از نرم افزار اتوماسیون فراگستر است که با ظاهر کاربری بسیار ساده و در عین حال حرفه‌ای، وظایف مربوط به واحد دبیرخانه و ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها را خودکارسازی و دیجیتالی می‌کند. سیستم دبیرخانه فراگستر توانسته است به برخی از بزرگترین سازمانهای ایرانی در صنایع مختلف مانند بانک ملی و ایرانسل کمک کند تا بهره‌وری و سرعت سازمان خود را افزایش داده و فعالیت‌های دبیرخانه سازمان خود را خودکارسازی کنند.
از ویژگی های مثبت نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر این است که محدودیتی برای حجم نامه‌ها و مدیریت آنها ندارد. بنابراین حتی بزرگترین سازمان‌ها هم می‌توانند با استفاده از این نرم افزار بیشتر کارهای مربوط به واحد دبیرخانه خود را به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به تعداد زیادی نیروی انسانی انجام دهند. دبیرخانه فراگستر نه تنها تمامی امکانات اصلی که از یک نرم افزار دبیرخانه انتظار می‌رود را دارد، بلکه قابلیت های دیگری نیز دارد که آن را سایر رقبا متمایز می‌کند تا بتواند به تمامی نیازهای سازمان‌ها پاسخ دهد. برخی از این ویژگی‌های متمایز کننده عبارتند از:
لینک دسترسی به سیستم دبیرخانه فراگستر :
https://www.faragostar.net/automation/secretariat/
شرکت چارگون بیش از 23 سال تجربه ارائه خدمات و راهکارهای فناوری اطلاعات را در حوزه نرم‌افزارهای سازمانی در ایران دارد. قابلیت‌های دبیرخانه چارگون بخشی از نرم‌افزار مکاتبات اداری این شرکت است. این نرم افزار که نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه نام دارد، با هدف خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری در سازمان‌ها طراحی شده است و در همین راستا امکاناتی را برای خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه در اختیار شما قرار می‌دهد. نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه از اولین نرم‌افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و اکنون از پرکاربردترین محصولات آن به‌شمار می‌آید. در ادامه به امکانات این نرم افزار در ارتباط با فعالیت‌های دبیرخانه می‌پردازیم:
شرکت برید سامانه نوین بیش از ۲۵ سال تجربه در ارائه نرم افزارهای فناوری اطلاعات و راهکارهای سازمانی به خصوص اتوماسیون اداری دارد. قابلیت‌های دبیرخانه برید بخشی از نرم افزار مکاتبات اداری این شرکت است. این نرم افزار که نرم‌افزار مکاتبات اداری پرگار نام دارد با هدف خودکارسازی فرآیندهای تکراری و گردش کارهای مختلف طراحی شده است و موجب سرعت و دقت بیشتر در حوزه مکاتبات اداری سازمان‌ها می‌شود. در ادامه به تعدادی از امکانات این نرم افزار برای خودکارسازی و مدیریت فعالیت‌های واحد دبیرخانه می‌پردازیم:
این نرم افزار، محصول گروه مهندسی آی کن است. این شرکت که در زمینه تولید نرم افزارهای سازمانی مشغول است رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک را دارد و نرم‌افزار دبیرخانه اداری خود را مبتنی بر وب طراحی کرده است. این نرم افزار وسیله‌ای مناسب برای دیجیتالی‌کردن سازمان و حذف کاغذ از فرآیندهای دبیرخانه است. هدف اصلی از طراحی این نرم افزار نیز، کاهش هزینه‌های مربوط به ثبت اسناد و نامه‌ها و هزینه های اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین جهت رفع مشکلات ناشی از جستجو در میان انبوهی از نامه ها بوده است. برخی از امکانات و قابلیت های این نرم افزار عبارتند از:
https://ican.ir/products/automation/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87/
شرکت همکاران سیستم در سال ۱۳۶۶ کار خود را آغاز کرد و با بیش از 30 سال سابقه در زمینه عرضه‌ی راهکارهای هوشمند نرم‌افزاری به کسب‌وکارها در اندازه‌های مختلف (شرکت‌ها و سازمانهای بزرگ، متوسط و کوچک) و در صنایع گوناگون برای مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی آنها مشغول است. قابلیت‌های دبیرخانه همکاران سیستم بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری آن است. سیستم اتوماسیون اداری همکاران‌سیستم مبتنی بر وب بوده و امکاناتی مانند مدیریت فرآیندهای سازمانی و انجام مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و از هر نقطه جغرافیایی فراهم می‌کند. برخی از امکانات و قابلیت های این نرم افزار عبارتند از:
https://www.systemgroup.net/products/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%AA%D8%AD%D8%AA-%D9%88%D8%A8-%D9%87%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A7%D9%86-%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85/
دبیرخانه پیوست توسط گروه نرم‌افزاری پیوست توسعه یافته است. این شرکت با نزدیک به 3 دهه تجربه، به ارائه محصولات نرم‌افزاری برای خودکارسازی فعالیت ها در واحدهای مختلف سازمانی می‌پردازد. نرم‌افزار دبیرخانه پیوست، دارای یک کارتابل تحت وب است و نقش یک دستیار الکترونیکی را برای مسئولان واحد دبیرخانه سازمان‌ها دارد. این نرم افزار می‌تواند در انجام امور مختلف دبیرخانه مانند شماره گذاری، ثبت و پیگیری مکاتبات رسمی با افراد و شرکت‌های خارج از سازمان به مسئولین واحد دبیرخانه کمک کند و قابلیت مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری مطابق با نیاز سازمانهای مختلف را دارد.
مسئولان دفاتر و دبیرخانه‌ها همچنین می‌توانند با استفاده از نرم افزار دبیرخانه پیوست، نامه های مختلف را اسکن کرده و یا آنها را از فکس و ایمیل دریافت و ثبت کنند و برای سایر کارکنان در سازمان در ارسال نمایند.
برخی از ویژگی‌های مهم نرم افزار دبیرخانه پیوست عبارتند از:
این مقاله آپدیت می شود....
