سلام. در این مقاله به بررسی دو موضوع و ابزار مهم KPI و OKR خواهیم پرداخت و روابط این دو رو باهم دیگه بررسی میکنیم. در فایل صوتی، مثال های مصداقی برای شرکت های نرم افزاری رو آوردم که بهتر بتونیم موضوع رو درک کنیم.
در سالهای اخیر، مفاهیمی مثل OKR و KPI بیش از هر زمان دیگری وارد ادبیات مدیریتی، استارتاپی و حتی تیمهای کوچک شدهاند. تقریباً همه اسمشان را شنیدهاند، اما در عمل هنوز ابهامهای زیادی دربارهی تفاوت، کاربرد و حتی ترتیب استفاده از آنها وجود دارد. بعضی تیمها KPI دارند اما نمیدانند چرا اندازهگیری میکنند، بعضی دیگر OKR تعریف میکنند اما نمیدانند قرار است چه تغییری ایجاد شود. این مقاله تلاشی است برای روشن کردن مفاهیم پایهای OKR و KPI، بدون پیچیدگیهای آکادمیک، اما با دقت مفهومی.
KPI یا Key Performance Indicator بهطور ساده یعنی «شاخص کلیدی عملکرد». KPI به ما میگوید که وضعیت فعلی ما چگونه است و آیا عملکردمان در یک مسیر مشخص، قابل قبول هست یا نه. KPIها معمولاً عددی هستند و با اندازهگیری مداوم، به ما تصویر نسبتاً دقیقی از سلامت یک فرایند، تیم یا کسبوکار میدهند.
ریشهی KPI بیشتر در مدیریت کلاسیک و کنترل عملکرد است. زمانی که سازمانها بزرگتر شدند، مدیران دیگر نمیتوانستند صرفاً با مشاهدهی مستقیم تصمیم بگیرند. آنها نیاز داشتند بدانند فروش چقدر است، هزینهها چطور تغییر کرده، نرخ خطا چقدر شده و بهرهوری کارکنان در چه وضعیتی است. KPIها دقیقاً برای پاسخ به همین نیاز به وجود آمدند: دیدن واقعیت عملکرد، آن هم به زبان عدد.
KPIها معمولاً پایدار هستند و بهراحتی تغییر نمیکنند. اگر KPI «نرخ تبدیل کاربران» یا «درآمد ماهانه» باشد، این شاخصها قرار نیست هر هفته عوض شوند. KPI بیشتر شبیه یک دماسنج است؛ قرار نیست تب را درمان کند، فقط نشان میدهد بدن در چه وضعیتی است.
نکتهی مهم این است که KPI الزاماً انگیزهبخش نیست. دانستن اینکه نرخ ریزش مشتریان ۱۲٪ است، لزوماً به تیم نمیگوید چه تغییری باید ایجاد کند. KPI بیشتر ابزار «پایش» است تا «تحول».
OKR مخفف Objectives and Key Results است. برخلاف KPI که از دل نیاز به کنترل بیرون آمده، OKR از دل نیاز به جهتدهی و تمرکز متولد شده است. OKR تلاش میکند به این سؤال پاسخ دهد: «میخواهیم به کجا برسیم و از کجا بفهمیم به آن رسیدهایم؟»
OKR از دو بخش تشکیل میشود. Objective یک هدف کیفی، الهامبخش و جهتدهنده است. چیزی که قرار است وضعیت آینده را بهتر از امروز کند. Key Resultها معیارهای سنجش رسیدن به آن هدف هستند؛ اما نه هر معیاری، بلکه معیارهایی که نشاندهندهی تغییر واقعی باشند.
یکی از تفاوتهای اساسی OKR و KPI در نگاه آنها به «تغییر» است. KPI معمولاً وضعیت موجود را اندازهگیری میکند، اما OKR برای تغییر وضعیت موجود طراحی شده است. وقتی تیمی OKR تعریف میکند، در واقع میپذیرد که وضعیت فعلی کافی نیست و باید بهتر شود.
OKRها معمولاً بازهی زمانی مشخص دارند (مثلاً فصلی) و انتظار نمیرود همهی آنها ۱۰۰٪ محقق شوند. حتی در فلسفهی OKR، رسیدن به حدود ۶۰ تا ۷۰ درصد یک OKR نشانهی خوب طراحی شدن آن است. این موضوع کاملاً برخلاف KPI است که معمولاً باید بهطور کامل محقق شود.
در نگاه اول، Key Result خیلی شبیه KPI به نظر میرسد، چون هر دو عددی هستند. اما تفاوت در «نقش» آنهاست. KPI یک شاخص پایدار برای پایش عملکرد است، اما Key Result یک معیار موقتی برای سنجش موفقیت یک هدف مشخص است.
ممکن است یک KPI سالها ثابت بماند، اما Key Resultها با تغییر Objective عوض میشوند. KPI به ما میگوید «اوضاع چطور است»، اما Key Result به ما میگوید «آیا به هدفمان نزدیک شدهایم یا نه».
یکی از رایجترین سوءتفاهمها این است که OKR آمده تا KPI را حذف کند. در واقع، این دو ابزار نه رقیب هم هستند و نه جایگزین یکدیگر. KPI بدون OKR ممکن است به اندازهگیری بیهدف منجر شود، و OKR بدون KPI ممکن است از واقعیت فاصله بگیرد.
در عمل، KPIها میتوانند بهعنوان ورودی برای طراحی OKR استفاده شوند. یعنی ابتدا بفهمیم وضعیت فعلی چگونه است (با KPI) و بعد تصمیم بگیریم چه چیزی باید تغییر کند (با OKR). همچنین بعضی KPIها میتوانند در طول اجرای OKR بهعنوان شاخصهای سلامت کسبوکار پایش شوند.
یکی از اشتباهات رایج این است که سازمانها OKR را به KPI تبدیل میکنند. یعنی بهجای هدفگذاری تحولمحور، فقط اعداد آشنا را در قالب جدید مینویسند. اشتباه دیگر این است که KPIهای زیادی تعریف میشود، بدون اینکه کسی واقعاً از آنها برای تصمیمگیری استفاده کند.
همچنین، استفاده از OKR بهعنوان ابزار ارزیابی عملکرد فردی، یکی از خطرناکترین انحرافهاست. OKR برای یادگیری و همراستاسازی طراحی شده، نه برای تنبیه و پاداش مستقیم.
KPI و OKR هر دو ابزارهای مهمی هستند، اما برای دو هدف متفاوت. KPI به ما کمک میکند بفهمیم کجا ایستادهایم، OKR به ما کمک میکند تصمیم بگیریم به کجا برویم. ترکیب درست این دو، میتواند هم شفافیت ایجاد کند و هم حرکت.
