پیش از این در مجله ثبت‌یار در خصوص ثبت شرکت و ارکان شرکت‌ها مطالبی را بیان کرده‌ایم. پس از اتمام مراحل ثبت شرکت، شما دارای شخصیت حقوقی می‌گردید. پس از ثبت شرکت می‌توانید نسبت به اعمال تغییراتی در شرکت خود و اتخاذ تصمیمات لازم در هیئت‌مدیره اقدام نمایید. جهت معتبر بودن تصمیمات متخذه و معتبر بودن تغییرات، لازم است آن‌ها را در قالب یک صورتجلسه به رشته تحریر درآورد. پس از تنظیم صورتجلسه برای ثبت آن باید نسخه ای از آن را به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه نمایید.
ثبت تغییرات در وهله اول نیازمند تنظیم صورتجلسه است. به موجب ماده ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت تغییرات ذیل در شرکت‌ها الزامی است و بدین ترتیب تنظیم صورتجلسه نیز الزامی می‌باشد:
الف- تغییر اساسنامه: شرکت‌ها معمولا برای مدت طولانی تشکیل می‌شوند. از این رو در طول حیاتشان ممکن است با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی روبه رو شوند؛ فلذا منطبق شدن با این تغییرات امری اجتناب ناپذیر می‌باشد .تنها راه چاره برای این تطابق ، تغییر اساسنامه شرکت می‌باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق‌العاده صورت می‌گیرد. برای ثبت تغییرات و معتبر بودن آن تنظیم صورتجلسه ضروری می‌نماید.
ب- تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر: یکی از مسائلی که در اساسنامه شرکت باید قید گردد مدت شرکت می‌باشد . مدت شرکت در اساسنامه می‌تواند محدود یا نامحدود باشد . در صورت محدود بودن مدت شرکت ، تمدید مهلت شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می‌باشد .برای ثبت افزایش مدت شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.
ح- انحلال شرکت،حتی در مواردی که انحلال به واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد. انحلال شرکت به معنای پایان عمر شرکت است . انحلال شرکت به هر دلیلی صورت گیرد نیازمند تنظیم صورتجلسه و ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد .در صورتجلسه‌ی انحلال شرکت، کلیه ی اعضاء می‌بایست آن را امضاء کنند. اگر حتی عضوی از شرکت رضایت به انحلال نداشته باشد انحلال شرکت منتفی می‌گردد .
د -تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن‌ها از شرکت: تغییر شرکا در طول حیات شرکت در فروض مختلفی قابل تصور است. ممکن است یکی از شرکا بخواهد سهم خود را به دیگری انتقال دهد؛ ممکن است شرکا بخواهند شریکی را از شرکت اخراج کنند. هم‌چنین ممکن است شریکی فوت کند یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد. در هر یک از این موارد خروج یا تبدیل شرکا باید صورتجلسه مجزا تنظیم گردد .
ه -تغییر اسم شرکت: برخی از شرکت‌ها به دلایل متفاوتی تمایل به تغییر نام شرکت خود دارند. البته بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییری پیدا نمیکند و تنها نام سابق آن تغییر می‌کند. برای تغییر نام شرکت باید مجمع عمومی فوق العادهای تشکیل گردد که با تنظیم صورتجلسه، تغییر نام توسط اعضا امضاء شود.
و- هر تقسیم راجع به مورد معین ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت: در ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت در ماده‌ی نهم نظامنانه‌ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
برای ثبت هر یک از این تغییرات، نیازمند تنظیم صورتجلسه و ارائه آن به سازمان ثبت شرکت‌ها می‌باشد. از این رو در این مطلب و مطالب آتی برآنیم تا شما را با صورتجلسه و نحوه تنظیم و تدوین آن آشنا سازیم.
صورتجلسه به معنای نوشته‌ای است که رویدادهای جلسه در آن ثبت می‌شود . به‌طورمعمول شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت‌کننده، تصمیمات اتخاذشده و دیگر اطلاعات ضروری مرتبط با موضوع جلسه می‌باشد. مکمل تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می‌کند.
تنظیم صورتجلسه به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم می‌گردد. دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد. متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونه‌های ارائه‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم گردد. پس از تنظیم صورتجلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کرد.
هر صورتجلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمت‌های مختلفی می‌باشد؛ اما تقریبا تمامی صورتجلسه‌ها می‌بایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل به‌صورت کامل می‌بایست قید گردد:
صورتجلسه را به شیوه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی نمود که در ادامه بیان می‌شود:
تقسیم‌بندی بر اساس نوع شرکت:
تقسیم‌بندی بر اساس مرجعی است که صورتجلسه در آن تنظیم گردیده است:
تقسیم‌بندی بر اساس موضوع جلسه:
منبع: صورت جلسه
