اگر شرکتی تاسیس کرده‌اید، حتما می‌دانید که باید پلمپ دفاتر داشته باشید. آیا می‌دانید پلمپ دفاتر چیست ؟ اصلا چرا باید پلمپ انجام بشود و این فرایند چطور انجام می‌شود؟ اگر پلمپ دفاتر را انجام ندهیم چه اتفاقی می‌افتد؟ در این مطلب با پاسخ این سوالات آشنا می‌شویم.
طبق قانون تمامی شرکت‌ها باید دفاتر خود را پلمپ کنند. اما منظور از این پلمپ دفاتر چیست ؟ دفاتری که در شرکت‌ها باید پلمپ شوند، دفتر روزنامه و دفتر کل هستند.
دفتر روزنامه همان‌طور که از اسمش پیداست، مربوط به فعالیت‌های روزانه تاجر است. تاجر باید تمامی دیون و مطالبات و صادرات و وارداتی که در هرروز انجام می‌دهد در این دفتر ثبت نماید.
دفتر کل نیز در ماده ۸ قانون تجارت تعریف شده است. دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند. (قانون تجارت ماده ۸)
حالا که فهمیدیم پلمپ دفاتر چیست ، خوب است ببینیم روند پلمپ چطور انجام می‌شود؟
پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد. به این صورت که در ابتدا تمام صفحات شماره‌گذاری می‌شود. سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. به این صورت، امکان هیچ‌گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود نخواهد داشت. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید این دفترها را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته باشد و دفتر سفید باشد.
اشتباهات متداول:
برخی فکر می‌کنند در صورتی که شرکت هیچ فعالیتی نداشته باشد، پلمپ دفاتر اجباری نیست. اما نکته این جاست که پلمب در هر صورت اجباری است، حتی اگر شرکت فعالیت نداشته باشد و یا عدم فعالیت خود را ثبت کرده باشد.
پس از آشنایی با این که پلمپ دفاتر چیست، خوب است بدانیم که تاجران باید برخی قواعد را در پر کردن این دفاتر رعایت کنند. برخی از این قواعد از قرار زیر اند:
کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود.
معمولا برای آنکه دفاتر روزنامه و کل خط خوردگی پیدا نکنند، ابتدا به عنوان چرک نویس تنظیم میشوند و پس از اینکه از درستی مبالغ و اطلاعات اطمینان حاصل شد، وارد دفاتر اصلی میشوند.
دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار میبرند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. (قانون تجات ماده ۱۴)
اشخاص حقیقی و حقوقی باید سال مالی و ماه مالی و روز مالی را مشخص کنند و یک آدرس دقیق جهت دریافت دفتر در سامانه وارد کنند. دفترهایی که برای اشخاص در دسترس است دفاتر پنجاه برگ، صدبرگ و دویست برگ است.
توصیه:
اگر از شرکت‌هایی هستید که معاملات زیادی دارید، از ابتدا دفتر دویست برگ سفارش دهید تا مجددا مجبور به پلمب دفاتر نباشید.
پس از تکمیل اطلاعات در سامانه، و زدن دکمه «پذیرش نهایی» از رسید پذیرش نهایی و اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری پرینت بگیرید. پس از تایید توسط کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها، می‌توانید از طریق پیگیری درخواست، هزینه‌های لازم را به صورت اینترنتی پرداخت نمایید.
پس از انجام این مراحل، دفاتر پلمپ شده توسط پست پیشتاز به همان آدرسی که در سامانه وارد کرده‌اید ارسال میشوند.
پیامدهای عدم پلمپ دفاتر چیست ؟
برای اینکه یک شرکت بتواند کد اقتصادی بگیرد، باید دفاتر خود را پلمپ کرده باشد. پس از دریافت این کد، می‌تواند مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کند. در نتیجه اولین قدم برای این که شرکت نشان بدهد در امر مالیات شفاف است، ارائه این دفاتر است. به همین دلیل اگر دفاتر را ارائه نکند و یا ایراد و نقصی در آن‌ها وجود داشته باشد، از طرف اداره امور مالیاتی جریمه می‌شود.
توصیه:
با توجه به اینکه پلمب دفاتر هزینه چندانی برای شرکت ندارد، بهتر است در اول سال مالی نسبت به پلمب دفاتر اقدام کنید تا مشکلات مالیاتی برای شما به وجود نیاید حتی اگر شرکت شما فعالیتی نداشته باشد.
هم‌چنین دفاتری که پلمپ نشده باشند، بین تجار قابل استناد نیست. پس برای اینکه در آینده به مشکل نخورید، حتما دفاتر خود را پلمپ کنید.
علاوه بر اینکه برای دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر هستید، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند.
برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
منبع: پلمپ دفاتر چیست
