تقریبا ۱۰ سالی می‌شود که یک شرکت سهامی خاص ثبت کرده‌ام و هر سال این سوال ذهنم را مشغول می‌کند که چرا با وجود پیشرفت تکنولوژی و نرم‌افزارها، هنوز هم باید شرکت‌ها و کسب و کارها، دفاتر قانونی خود را به همان شیوه سنتی پلمپ کنند؟
امروزه بسیاری از شرکت‌ها و موسسات، اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و در نرم‌افزارهای حسابداری ثبت می‌کنند و هر زمان که لازم باشد، می‌توانند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت کنند. ولی مجددا باید در استرس و شلوغی‌های اسفند ماه درخواست پلمپ دفاتر را به اداره ثبت شرکت‌ها بفرستند و همان اطلاعات را به صورت دست‌نویس در دفاتر هم وارد کنند!
در‌حالی‌که با نرم‌افزارهای حسابداری، روزانه هر اتفاق مالی ثبت و بر اساس اطلاعاتی که وارد سیستم شده، انواع مختلف گزارش‌ها تولید می‌شود. حتی بخش مهمی از این گزارش‌ها، استاندارد هستند و می‌توانند توسط سازمان‌هایی مانند اداره مالیات هم مورد استفاده قرار بگیرند.
همچنین با حذف دفاتر پلمپ کاغذی علاوه بر اینکه در وقت و هزینه صرفه‌جویی می‌شود، می‌توان در کاهش آلودگی و حفاظت از محیط زیست هم نقش مهمی داشت.
بنابراین به نظر می‌رسد که وقت آن رسیده کمی از شیوه قدیمی پلمپ دفاتر قانونی فاصله بگیریم. ولی تا محقق شدن این موضوع، چاره‌ای جز تسلیم شدن در برابر این روش نداریم چون در غیر این صورت، باید آخر سال کلی جریمه مالیاتی بدهیم.
همه شرکت‌های تجاری، موسسات، تجار و دارندگان کارت بازرگانی باید دفاتر خود را پلمپ کنند. اوایل که شرکت ثبت کرده بودم تصور می‌کردم که فقط شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی دارند مجبور به این کار هستند ولی بعدها فهمیدم که کاملا در اشتباه بودم. پلمپ دفاتر در هرصورت باید انجام شود و فرقی ندارد که شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر. تنها تفاوتی که وجود دارد این است که شرکت‌های بدون فعالیت، کمی کارشان راحت‌تر است و پس از پایان سالی مالی باید دفاتر را به‌صورت سفید نگهداری کنند.
درخواست پلمپ دفاتر را باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کنید تا این دفاتر پس از پلمپ، به آدرس ثبتی شرکت شما ارسال شوند. پلمپ دفاتر به معنی شماره‌گذاری، صفحه‌بندی دفاتر و درج تاریخ در هر صفحه است. مهر اداره ثبت شرکت‌ها نیز در این دفاتر زده می‌شود. سپس شما باید دفاتر را به درستی و با دقت تکمیل کنید و نزد خود نگه دارید.
دفاتر تجاری را باید هر ساله پلمپ و سپس تکمیل کنید. برای پلمپ دفاتر هر سال تا اسفند ماه همان سال مهلت دارید ولی توصیه می‌شود که قبل از اینکه سال جدید شروع شود، دفاتر پلمپ را دریافت کنید تا در طول سال، فرصت کافی برای تکمیل آنها داشته باشید. با توجه به تجربه‌ای که در این چند سال از پلمپ دفاتر دارم، پیشنهاد می‌کنم که به دلیل شلوغی سامانه‌ها و افزایش حجم کاری شرکت و اداره مالیات در پایان سال، حتما زودتر نسبت به پلمپ دفاتر اقدام کنید. در این صورت خیالتان راحت است و از جریمه‌های مالیاتی هم در امان هستید.
اولین اقدامی که باید انجام دهید تا نشان دهد فعالیت شرکتتان برای اداره مالیات شفاف است، پلمپ دفاتر قانونی است. همین سهل‌انگاری و عدم اطلاع بود که باعث شد مجبور شوم در همان سال اول تاسیس شرکت، جریمه مالیاتی پرداخت کنم. آن موقع بود که فهمیدم اگر دفاتر خود را پلمپ نکنیم، علاوه بر جریمه، از امتیازاتی مانند دریافت کارت بازرگانی یا معافیت‌های مالیاتی هم محروم می‌شویم.
سال اولی که پلمپ دفاتر دریافت کردم هنگام تکمیل دفتر، خط‌خوردگی کوچکی در آن ایجاد شده بود. همین مساله ساده برای اداره مالیات اهمیت زیادی داشت و به همین دلیل به دفاتر ایراد گرفته شد. بنابراین در فرآیند دریافت تا تکمیل دفاتر پلمپ، نکات زیر را رعایت کنید تا با مشکل مواجه نشوید:
یکی از نکات مهمی که باید در پلمپ دفاتر به آن توجه کنیم، زمان‌بندی است. زیرا در صورت فراموشی آن، با دردسرهای متعددی مانند جریمه‌های مالیاتی مواجه می‌شویم. اما چگونه در میان مشغله‌های کاری و شلوغی‌های اسفندماه، پلمپ دفاتر را فراموش نکنیم؟
اول اینکه حتما زودتر نسبت به پلمپ دفاتر اقدام کنید و آن را به اسفندماه موکول نکنید.
از همه مهم‌تر اینکه سامانه‌های نرم‌افزاری این مشکل را حل کرده‌اند و انجام تکالیف قانونی را به شما یادآوری می‌کنند. ثبت‌یار نیز همین کار را انجام می‌دهد و هر سال به مشتریان خود یادآوری می‌کند که کارهای مرتبط با شرکت را در مهلت قانونی انجام دهند. همچنین دیگر نیازی به ارسال مجدد مدارک ندارید چون ثبت‌یار مدارک شرکت شما را به صورت آنلاین بایگانی می‌کند و حتی خودتان هم می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید.
