عوامل کارآمدی در ایجاد سکوت سازمانی وجود دارد که به چهار دسته عوامل مدیریتی، عوامل سازمانی، عوامل فردی و عوامل اجتماعی تقسیم می شوند که در ادامه به تفصیل بیان می کنم:
عوامل مدیریتی
1. اقدام های مدیریتی
برخی از اقدام های مدیریتی مانع برقراری ارتباطات از پایین به بالا و بالعکس در سازمان است. زمانی که مدیریت یک مجموعه نسبت ارائه اطلاعات از کارمندان خود واکنش منفی نشان دهد، در مقابل کارمندان هم از ارائه ایده و اطلاعات کافی در مورد مسائل سازمان خودداری می کنند و در مقابل زمانی که مدیران اطلاعات کافی و صحیح در اختیار کارمندان خود قرار ندهند، کارمندان نیز اعتماد خود را به مدیریت از دست می دهند و اطلاعات کاملی را هم نمی توانند در اختیار مدیریت قرار دهند
2. سبک رهبری مدیر( بیماری مدیر ارشد)
گاهی اوقات افرادی که باید حقایق را بازگو کنند، از خشم رهبر و مدیر خود ترس دارند، مخصوصا اگر شیوه مدیریت آمرانه یا پیشتازانه باشد. کارکنان به خاطر ترس از گستاخ قلمداد شدن، حرفی نمی زنند و در نتیجه از انتقال اطلاعات به سطوح بالای سازمان جلوگیری می شود.
3. ترس از بازخورد منفی: کارمندان از خجالت، تهدید و احساس ناشایسته بودن دوری می کنند. بنابراین، مدیران از بیان اشتباه خود و اجازه به دیگری برای ارائه راهحل دوری می کنند. این واکنش ها منجر به ایجاد جو سکوت در بلندمدت می شود.
4. تفاوت هاي جمعیت شناختی بین کارکنان و مدیران عالی
تفاوت ها و اختلاف ها (عوامل قومی و نژادي سن جنسیت و..) بین مدیران عالی و کارمندان سطوح پایین تر ممکن است به پیدایش جو سکوت کمک کند. کارکنانی که با مدیر خود تشابه هاي کم تري داشته باشند، ممکن است نادیده گرفته شوند و این خود می تواند باعث سرخوردگی شغلی و گوشه گیري کارکنان شود.
5. ایجاد جو بی اعتمادي و سوء ظن در سازمان
سکوت سازمانی در شرایطی که گزارش کافی از اشتباه هاي احتمالی کارمندان وجود دارد و مدیر آماده سرزنش کردن و نسبت دادن اشتباه ها به بی توجهی و نداشتن شایستگی کارمندان است، رخ می دهد. در این شرایط رهبري، هنگامی که بحثی مطرح می شود با توجه به بد گمانی ها و سوءظن هاي ناشی از ترس تلافی، به احتمال خیلی زیاد افراد سکوت می کنند.
عوامل سازمانی
1. فلات شغلی (سکون شغلی)
تعامل با همکاران حرفه شغلی از جمله نمودهاي تعاملات اجتماعی است که نقشی محوري و مهم در سازمان ها ایفا می کند. به همین دلیل روابط بین همکاران و سازمان مشوق هایی مهم را براي افراد ایجاد کرده و یکی از عوامل مهم انگیزش می باشد و همچنین سکون شغلی نشانه رکود، نبود پیشرفت و کاهش یادگیري فردي بوده و القا کننده نوعی احساس افسردگی و شکست است. سکوت در مسیر شغلی ارتباط نزدیکی با بی انگیزگی کارکنان دارد.
2. سیاست ها و ساختارهاي سازمان
ارتباطات پایین به بالا فقط تحت تاثیر ویژگی هاي ارتباط بین برقرار کننده پیام و محیط سازمان نیست بلکه تحت تاثیر ویژگی ارتباط بین رئیس و مرئوس نیز می باشد
3. نبود ساز و کارهاي بازخورد از پایین به بالا
سکوت سازمانی ممکن است منجر به نبود بازخورد، نبود اطلاعات و نبود تجزیه و تحلیل ایده ها و اطلاعات شود و در نتیجه سازمان از فرایندهاي سازمانی با اثر بخشی پایین متحمل خسارت شود
عوامل اجتماعي
1. هم نوایی با جمع(تطابق)
افراد تصمیم ها و باورهایشان را به تناسب محیطی که در آن قرار دارند، اتخاذ میکنند. این ویژگی گروهی می تواند منجر به سکوت سازمانی شود. یکی از دلایل هم نوایی افراد با باورها و نظرهاي دیگران و خودداري از ابراز نظر و باور خود، کسب مقبولیت در یک گروه و یا جامعه است، به ویژه اگر گروه شامل کارشناسان و خبرگان باشد و تفاوت هاي اساسی در دانش و سطح اطلاعات بین گروه هدف و اعضاي خاص گروه وجود داشته باشد.
2. اگر چه سكوت سازماني به طور كلي به عدم ابراز ايده ها، اطلاعات و نظرات كاركنان بطور عمدي گفته می شود، اما با توجه به انگيزه هايي كه در كارمند براي سكوت وجود دارد، ماهيت آن متفاوت است و برخي مواقع سكوت مي تواند به دليل تسليم بودن فرد نسبت به هر شرايطي باشد و گاهي به دليل ترس و وجود رفتارهاي محافظه كارانه و برخي اوقات نيز به منظور ايجاد فرصت براي ديگران و اظهار عقاید آن ها باشد. کارکنان گاهی اوقات سکوت می کنند به این دلیل که نظر و ایده ای ندارند و یا راه درست بیان کردن نظراتشان را نمی دانند.
عوامل فردی
1. حفظ موقعیت کنونی
بیش تر اعضاي سازمان تمایل به حفظ موقعیت کنونی خود دارند. حفظ موقعیت کنونی مستلزم این است که فرد در دوره هایی از اقدام که در موقعیت هاي تصمیم گیري قرار می گیرد، از عدم اطمینان و شک و تردید دوري کند. در نتیجه، شخص متوجه می شود که نباید کار خاصی را انجام دهد و انجام ندادن اقدامی خاص باعث می شود که فرد ساکت باقی بماند.
2. بی اعتمادي و بد بینی به مدیر
اگر کارکنان احساس بدبینی و بی اعتمادي نسبت به مافوق خود داشته باشند و در تعامل خود با مدیر احساس آرامش و امنیت نکنند، از ارائه نظر و صحبت خودداري کرده و در نهایت سکوت می کنند
