سازماندهی و حفاظت صحیح و ایمن از اطلاعات، لازمه هر سازمان است. شاید این تصور برای افراد پیش بیاید که اسناد راکد مرتبط با یک سازمان، علاوه بر ساقط شدن از درجه اعتبار، از سازمان نیز باید خارج شود. این تصور کاملا اشتباه است و کلیه اسناد راکد باید در گذر زمان به شیوه ای درست و صحیح بایگانی و سازماندهی شود. در این مطلب به اهمیت حفاظت اطلاعات، بایگانی و نیز راه حل سدید خواهیم پرداخت.
بایگانی اسناد و مدارک، فرآیندی است که طی آن پرونده‌هایی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره می‌شوند. کلمه کلیدی در تعریف اسناد در اینجا راکد است، زیرا اسنادی بایگانی می‌شوند که ثابت بوده و تغییر نمی‌کنند.
به عنوان مثال، زمانی که در حال عقد قرارداد با یک فروشنده هستید و چندین پیش‌نویس را تغییر داده و برای یکدیگر ارسال می‌کنید، با یک سند جاری سروکار دارید. اما به محض امضای قرارداد، یک سند دائمی و ثابت خواهید داشت.
بنا به تعریف قانون مدنی ایران در ماده ۱۲۸۴ نیز، سند ″نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد
.”با توجه به تعریف سند می‌توان گفت اسناد قابل بایگانی شامل اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، نامه، صورتحساب، کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی، دفاتر و اسناد تجاری، پرونده‌های پرسنلی و سایر اسنادی که در سازمان‌ها تهیه شده و دارای ارزش نگهداری باشند، می‌شود.
با استفاده از 3 شیوه می توان بایگانی یا همان ذخیره سازی را انجام داد:
در شیوه اول که شیوه سنتی است، به یک محل امن، مستحکم و مقاوم در برابر هرنوع آسیب و دسترسی غیرمجاز برای قراردادن اسناد نیاز است.
بایگانی درست و اصولی علاوه بر ایجاد نظم در کلیه اسناد موجود در سازمان‌ها، موجب می شود کنترل بهتر بر فرآیند گردش اطلاعات سازمان، مدیریت اسناد و اطلاعات انجام شود. جلوگیری از گم‌شدن این اسناد و امکان نظارت بر دسترسی صحیح به آنها از دیگر موارد مرتبط با اهمیت بایگانی است.
از دیگر مزیت‌های بایگانی صحیح اسناد و مدارک می توان به:
اشاره کرد.
کمد بایگانی نسوز 2000 سدید که با قفل پروپلاس تولید و عرضه می شود، راه حل سدید برای انجام کلیه امور مرتبط با بایگانی و سازماندهی اسناد است. این کمد 450 کیلوگرمی که با استفاده از ورق های فولادی تولید شده، در برابر سرقت و حرارت مقاوم است.
در تولید این کمد از پشم سنگ به عنوان عایق حرارتی استفاده شده است. پشم سنگ در تولید فولاد به دست می آید. پشم سنگ نارسانایی بسیاری زیادتری نسبت به دیگر عایق های حرارتی دارد.
این کمد نسبت به ضربه بسیار حساس است. لولاهای کمد بایگانی در فضای داخلی قرار گرفته است. سیستم رنگ آمیزی این کمد الکترواستاتیک کوره ایست. این سیستم رنگ آمیزی موجب می شود، تا کمد در برابر خط و خش و نیز رطوبت کاملا مقاوم باشد.
کمد بایگانی سدید علاوه بر 4 طبقه که قابلیت جابجا شدن را دارند، دو صندوقچه داخلی نیز دارد.از این صندوقچه ها برای قراردادن مدارکی متفاوت و البته با اندازه متفاوت استفاده می شود.ارتفاع کمد بایگانی 2000 سدید 190 سانتیمتر است.عرض آن 120 سانتیمتر و عمق این کمد 57 سانتیمتر است.زبانه های این کمد آبکاری شده است.هر درب این کمد مجموعا 10 زبانه دارد.
