پیش درآمد: این یادداشت به مناسبت فرارسیدن هفته ارتباطات و روابط عمومی در تاریخ 25 اردیبهشت ماه 1400 و در روزنامه صمت به چاپ رسیده است.
سازمان‌های ارتباطی و رسانه‌ای در رویدادها و نمایشگاه‌ها، مجموعه‌های تک‌وظیفه‌ای نیستند. اما سرمنشأ تمامی وظایف آنها، ارتباطاتی است که سبب تاثیرگذاری در جامعه می‌شود. این موضوع در صنعت نمایشگاهی نیز قابل مشاهده است. رویدادهای نمایشگاهی تجاری به عنوان محلی برای ارائه دستاوردهای فعالان مختلف بخش‌های متنوع اقتصادی، باید دیده شوند و بخشی از ذهن مخاطبان را به خود اختصاص دهند. در چنین شرایطی است که روابط عمومی، به یک سازمان رسانه‌ای تغییر نقش می‌دهد تا با استفاده از ابزارهای ارتباطی رسانه‌ای، اصلی‌ترین فعالیت خود که تاثیرگذاری بر ذهن مخاطبان و ایجاد ارتباط و تعامل میان ذی‌نفعان بخش‌های مختلف یک رویداد نمایشگاهی است را به نتیجه برساند. اگر بپذیریم که روابط عمومی به عنوان اصلی‌ترین حلقه ارتباطی بین سازمان‌ها نقش‌آفرینی می‌کند، این موضوع را نیز باور داریم که جریان یافتن اطلاعات، نقطه عطف این ارتباط است. اهمیت جریان یافتن اطلاعات که خود می‌تواند در قالب فرایند جریان‌سازی خبری شکل بگیرد در صنعت نمایشگاهی به اندازه‌ای است که می‌توان آن را به جریان خون در بدن تشبیه کرد. همانگونه که کندی یا توقف جریان خون در بدن به بروز بیماری و سکته و مرگ انسان منجر می‌شود، کندی و توقف جریان اطلاعات در صنعت نمایشگاهی، فعالان این صنعت را با بحران و افول روبرو خواهد ساخت. در راستای تحقق این هدف، روابط عمومی باید به عنوان کانون گردآوری، تولید و پردازش اطلاعات و جریان دادن آن در صنعت نمایشگاهی و جامعه ذی‌نفعان نقش‌آفرینی کند. پس این اتفاق، روابط‌عمومی‌‌های صنعت نمایشگاهی نیاز به یک نظام هدفمند تهیه، تولید و انتشار اطلاعات دارند تا بتواند اطلاعات را از لایه‌های مختلف سازمان به سوی روابط عمومی سرازیر کند و آنگاه روابط عمومی در قالب یک سازمان رسانه‌ای پویا و مرکز دریافت اطلاعات و پردازش، این اطلاعات را با قدرت، سرعت و البته صحت و درستی به سمت ذی‌نفعان هدایت کند.
جریان‌سازی خبری از سوی روابط عمومی‌های فعال در صنعت نمایشگاهی در صورتی می‌تواند به فرایند توسعه جامعه کمک کند که همزمان با اطلاع‌رسانی از دستاوردهای یک رویداد، به طور توامان پاسخگویی به افکار عمومی را نیز در دستور کار قرار دهد. چرا که پاسخگویی شاخص مهمی برای اعتماد افکار عمومی به روابط عمومی‌ها به عنوان یک سازمان رسانه‌ای است. زیرا در غیر این صورت، مخاطبان تصور می‌کنند که روابط عمومی‌ها تنها مجیزگویان مسئولان هستند و اطلاع‌رسانی آنها نیز، فقط یک جنگ تبلیغاتی است. طبیعی است که در این میان، یکی از مکانیزم‌هایی که می‌تواند نقش روابط عمومی‌ها در فرایند توسعه صنعت نمایشگاهی را پررنگ‌تر کند، تقویت بنیان‌های نهاد روابط عومی است. کمیت و کیفیت فعالیت‌ها و تلاش‌های روابط عمومی صنعت نمایشگاهی در امر پاسخگویی (هم به نیازها و انتظارات مردم از برگزارکنندگان نمایشگاهی و هم به پرسش‌های آنان) می‌تواند بیانگر میزان خوب بودن و موفقیت آن روابط عمومی و همچنین میزان خوب و موفق بودن مدیریت در آن سازمان محسوب شود. بدین منظور لازم است ساز و کاری تدوین و عملیاتی شود تا شاخص پاسخگویی و رضایتمندی ذی‌نفعان صنعت نمایشگاهی به عنوان یکی از برجسته‌ترین شاخص‌ها در ارزیابی سیاستگذاران و برنامه‌ریزان روابط عمومی مورد سنجش دقیق قرار گیرد.
تبدیل شدن روابط عمومی‌ها به عنوان یک سازمان رسانه‌ای و لزوم رقابت آنها در قالب سازمان‌های رسانه‌ای با سایر رسانه‌ها در جذب مخاطب و جریان‌سازی خبری می‌تواند شاخص مهمی در ارزیابی روابط‌عمومی‌ها در میزان پاسخگویی به افکار عمومی باشد. برای این منظور باید بخشی از نمره ارزیابی هر یک از مدیران ارشد و میانی شرکت‌های نقش‌آفرین در صنعت نمایشگاهی به میزان رضایتمندی ذی‌نفعان از عملکرد سازمان و شیوه پاسخگویی مدیران اختصاص یابد؛ چرا که در غیر این صورت فرایند جریان‌سازی خبری در توسعه صنعت نمایشگاهی، فرایندی تک‌سویه و غیرموثر خواهد بود.
