معمولاً سخنرانان و ارائه‌دهندگان با هدف ایجاد جذابیت بیشتر، نمایش آنچه که در حال توضیح دادن آن هستند و ایجاد حس مثبت در مخاطب، ویدیوهای مرتبط با سخنرانی‌شان را برای مخاطبان نمایش می‌دهند. استفاده از ویدیو در سخنرانی می‌تواند بسیار مؤثر باشد، اما اگر این کار به درستی انجام نشود، نتیجه‌ی معکوس خواهد داشت. در این صورت، ممکن است توجه و تمرکز مخاطب از بین برود، حوصله‌اش سر برود و دیگر به شما گوش ندهد.
قاعده اصلی و اساسی این است که اگر شما در حال سخنرانی هستید، این بدین معنی است که مخاطبان آمده‌اند تا به سخنان شما گوش دهند. آن‌ها نیامده‌اند اسلایدهای پر از متن بخوانند یا ویدیوهای طولانی و متعدد تماشا کنند یا غرق تماشای تصاویر شوند. آن‌ها آمده‌اند شما را بشنوند. در واقع، متن، عکس و ویدیو ابزارهایی هستند که باید در جای مناسب و به شکل مناسب در خدمت انتقال بهتر سخنان شما باشند و نه برعکس.
بر این اساس، در خصوص نمایش ویدیو در حین سخنرانی نکاتی وجود دارد که رعایت آن‌ها می‌تواند به ارائه‌ی مؤثر شما کمک کند:
هدف ویدیو: ابتدا مشخص کنید چه هدفی از نمایش ویدیو دارید و قرار است نمایش آن چه کمکی به محتوای سخنرانی شما و انتقال بهتر موضوع کند. اگر نمایش ویدیو به انتقال بهتر منظور شما کمک نمی‌کند بهتر است از نمایش آن صرف نظر کنید. بنابراین اگر لازم است از ویدیو در سخنرانی‌تان استفاده کنید، ویدیویی را انتخاب کنید که به موضوع سخنرانی شما مرتبط باشد و به درک بهتر مطالب کمک کند.
مدت زمان ویدیو: ویدیوهایی که در حین سخنرانی پخش می‌کنید نباید از نظر زمانی طولانی باشد. مدت زمان هر یک از ویدیوهایی که پخش می‌کنید باید کمتر از یک دقیقه باشد.
صامت بودن ویدیو: به دلیل این‌که در حین نمایش ویدیو سخنران باید درباره‌ی آن توضیح لازم را بدهد، ویدیوها باید صامت باشند. البته می‌توان از آهنگ پس‌زمینه نیز استفاده کرد اما لازم است صدای آن کمتر از صدای سخنران باشد. در صورتی می‌توان از ویدیوی دارای صدا استفاده کرد که لازم باشد مخاطب مثلاً به دلیل صحبت افراد حاضر در ویدیو صدای آنان را بشنود. بنابراین ویدیوها معمولاً باید صامت باشند مگر در شرایط خاص که به دو نمونه‌ی آن اشاره شد.
ارائه‌ی توضیحات قبل و بعد از نمایش ویدیو: لازم است قبل، حین یا پس از نمایش ویدیو درباره‌ی آن توضیح دهید. نکته مهم این است که ویدیو را فقط نمایش ندهید. قبل از نمایش آن، توضیحی درباره محتوای آنچه که مخاطبان خواهند دید بدهید و سپس نمایش دهید. اگر در یک ویدیو چند نکته وجود دارد، باید برای هر نکته قبل از نمایش آن توضیح لازم را بدهید. به این صورت که فیلم را نگه دارید، توضیحات مرتبط را بدهید و سپس ویدیو را نمایش دهید. همچنین ممکن است لازم باشد حین یا بعد از نمایش ویدیو درباره‌ی آن توضیحاتی ارائه دهید.
توازن بین توضیحات و ویدیو: گاهی بهتر است در حین نمایش ویدیو توضیح دهید و گاهی بهتر است ویدیو را نگه دارید، توضیح دهید و سپس ادامه‌ی آن را نمایش دهید. در این صورت، نباید نمایش ویدیو، بدون کلام شما بیش از ۱۰ تا ۱۵ ثانیه باشد. نکته‌ی مهم آن است که نباید نمایش ویدیو شما را منفعل کرده و به حاشیه ببرد؛ بلکه ویدیو باید ابزاری برای انتقال بهتر موضوع باشد.
زمان‌بندی مناسب: به همان اندازه که بسته به موضوع سخنرانی، نمایش ویدیو در ابتدای سخنرانی و حتی قبل از شروع آن به عنوان ابزار جذب مخاطب می‌تواند مؤثر باشد، نمایش آن به عنوان جمع‌بندی یا حسن ختام در انتهای سخنرانی معمولاً غیر مؤثر و ناکارآمد است.
کیفیت و اندازه تصویر: ویدیوها حتی‌الامکان باید به صورت تمام صفحه و با کیفیت تصویر بالا پخش شوند.
با رعایت این نکات، می‌توانید از ویدیو به‌صورت مؤثری در سخنرانی خود استفاده کنید و تأثیر بیشتری بر روی مخاطبان بگذارید.
