با تمام اینکه همه چیز دیجیتالی شده، اما هنوز کاغذ هایی مثل فیش بانکی، قبض پرداختی، فاکتور، قرارداد و... بسیار پرکاربرد هستند. اولین راهی که به ذهنمان می رسد دسته بندی مدارک و بایگانی آنهاست. دقیقا بهترین راه همین است. اما این را از اول هم می دانستیم، اما چرا باز هم وقت و مهمتر از آن انرژی خود را صرف پیدا کردن این کاغذ ها میکنیم؟ در این مقاله نتیجه آزمون و خطاهای مکرری که انجام دادم را با شما در میان میگذارم. البته به دنبال نکات عجیب و غریبی نباشید.
دو وجه اشتراک زونکن و تاید:
قطعا با کلاسور آشنا هستید، وجه تسمیه واضحی دارد. کلاس به معنی دسته و طبقه، و کلاسور اسم فاعل آن است، به معنای دسته بندی کننده. اگر با کاغذ سرو کار دارید قطعا با زونکن هم آشنا هستید. اما زونکن وجه تسمیه واضحی ندارد. زونکن در واقع همان کلاسور است. مانند بسیاری از محصولات دیگر در ایران مانند کلینیکس، تاید و … مردم به این کلاسورها نام اولین تولید کننده ی آن را نسبت دادند. اولین تولید کننده ی این نوع کلاسور ها فردی به نام فردریک زونکن آلمانی بوده است. در واقع زونکن ها کلاسور های بزرگ تر و قطور تری هستند که در سازمان ها و ادارات مختلف برای نگهداری اسناد و کاغذ های مهم به کار می رود.
تاید یک پودر شوینده است که به ما کمک می کند لباس های تمیزی داشته باشیم. زونکن یک نوع کلاسور است که به ما کمک می کند دفتر و میز کار مرتب تر و تمیز تری داشته باشیم. مدت زیادی هر چقدر سعی در تمیز نگه داشتن میز کارم داشتم، ناموفق بودم. از یک زمانی به بعد که با استفاده از دو نکته کوچک توانستم کاغذ های کاری خود را بایگانی کنم، فرصت این که میز کار تمیزی داشته باشم را پیدا کردم.
دو نکته طلایی:
اولا قبل از شروع کار، هیچ زمانی و در هیچ حالتی هیچ کاری مهم تر از یک برنامه ریزی ساده نیست. پس از آن بدانید هر زمان چه کاغذها و وسایلی برای آن کار احتیاج دارید.
دوم سریعا پس از آنکه کارتان با یک کاغذ تمام شد آن را در زونکن مناسب آن بگذارید. کوچک ترین کارها را به بعد موکول نکنید. دقیقا در همان زمانی که با آن کاغذ کاری نداشتید، آن را به زونکن مربوط اش برسانید.
