قواعدی برای نام گذاری فایل ها

تو این قسمت میخواستم در مورد قواعد نام گذاری فایل ها بنویسم. چیزی که به نظرم اگر رعایت کنیم میتونیم اطلاعاتی که داریم رو به خوبی طبقه بندی کنیم. شرکت های زیادی رو دیدم که به خاطر همین عدم رعایت اطلاعاتشون اولاً چقدر پیدا کردن فایل ها براشون سخت هست و دوماً از یک فایل نسخه های مختلفی رو داشتند که نمیدونستند کدوم نسخه آخرین نسخه هست.

زمانی که بخش پشتیبانی شرکتی زیر نظرم بود بعد از استخدام فرد جدید در شرکت یک فایل در اختیار فرد قرار می دادم که راهنمای کامپیوتری فرد بود که در این فایل هم نام کاربری تمامی چیزهایی که نیاز داشت داخلش بود و هم تنظمیات ابتدایی که به عنوان راهنما لازم داشت. نکته این فایل به این صورت بود که قواعد نام گذاری فایل ها هم برای افراد مشخص بود. اما چرا این کار را انجام میدادیم؟

• دلیل اول این بود که پیدا کردن فایل ها بسیار راحتتر شده بود.
• دلیل دوم مشخص بود قرار دادها هر کدام کجا هستند و هر قرارداد مربوط به چه پروژه ای هست.
• دلیل سوم داشتن نظم و اصول کاری

البته قبول دارم که خیلی هم سخت میگرفتم در خصوص این مورد که همه طبق نظم مشخصی پیش بروند تا به یک عادت کارمندی تبدیل بشه و بازخورد های منفی کارمندها را نیز همیشه داشتم که وقتشان را با این کار تلف میکنم.

برای نام گذاری فایل ها همیشه چندین قواعدی داشتم که رعایت کردن این ها چه به روی سیستم های شخصی و یا اداری باعث میشه کار خودمان راحتتر بشه. در قدم اول بر اساس نیاز باید پوشه بندی های درستی داشته باشیم. برای مثال New Folder1 و یا New خیلی معنی دار نیست. همیشه هم سعی کنید یک Icon مناسب برای پوشه خودتان انتخاب کنید. اگر از Icon های ویندوز چیزی پیدا نکردید با جستجو تو اینترنت می توانید انواع آنها را پیدا کنید.

خب برسیم سراغ قواعدی که گفتم:

شماره 1: اسم ها تا حد امکان کوتاه و با معنی باشد

برای مثال نکات سخرانی در مورد برنامه سازی را در یک فایل ذخیره کردیم اسم فایل میتونه به این صورت باشه:

ProgrammingConfNotes.docx

اسم های مخفف را میشه از اینترنت پیدا کرد.

شماره 2: از تکرار های بی مورد در نام فایل ها پرهیز کنید

برای مثال پوشه ای داریم به نام روند یا رویه ها داخل آن اگر فایل مربوط به درخواست مرخصی داریم لازم نیست در نام فایل این مورد مجدد ذکر شود.

..../Procedures/Request.docx

شماره 3: از روش PascalCasing یا همون UpperCamelCase که در نوشته نام گذاری برنامه نویسی اشاره کرده بودم برای نام گذاری استفاده کنید.

شماره 4: اگر در نام فایل مجبور هستید از عدد استفاده کنیم همیشه با صورت دو رقمی بنویسید

برای مثال برای نوشته نسخه فایل به جای نوشتن V1 به صورت V01 بنویسید.

شماره 5: اگر در نام فایل مجبور هستید از تاریخ استفاده کنید سعی کنید به صورت عددی آن را قرار دهید.

20200224Request.docx

شاید این کمی عجیب به نظر برسه ولی برای کامپیوتر مرتب کردن بر اساس تاریخ راحتتر خواهد بود.

شماره 6: اگر نام شخصی را باید در فایل ذکر کنید حتماً از فامیلی آن استفاده کنید و از کلماتی مثل Mr, Ms, Mrs استفاده نکنید.

MohmmadianAZ20200224.docx

این فایل برای علیرضا محمدیان است که همراه با تاریخ آن در اسم فایل قرار داده شده است.

شماره 7: از کلمات مثل Draft, Final در ابتدای نام استفاده نکنید

شماره 8: نام گذاری باید به گونه ای مرتب باشد که به آن نیاز داریم

برا مثال زمانی هست ما بر اساس حروف الفبا نیاز داریم فایل ها همیشه مرتب باشند پس نوشتن اسم برای ما الویت دارد. زمانی هست که مرتب شدن بر اساس تاریخ برای ما اهمیت دارد که از روش های فوق باید استفاده کنیم.

شماره 9: شماره نسخه همراه کلمه V باید نوشته شود البته قبل از اسم هایی مانند Final, Draft

Brochure2020V01Draft.pdf

Brochure2020V01Final.pdf

امیدوارم این قواعد برای شما مفید باشه. به دلیل اینکه این قواعد را در یک فایل داشتم متاسفانه منبع این نکات را پیدا نکردم هر زمان پیدا کردم حتماً به روزرسانی میکنم.