مديريت پروژه به مفهوم برنامه ريزي ، هدايت ، ارزيابي کنترل و نظارت بر روند پيشرفت پروژه هاي مختلف به منظور پيشبرد آن ها در مسير مورد نظر با در نظر گرفتن فاکتورهاي زمان ، انرژي و هزينه مي باشد . در روند اجراي هر پروژه هر چقدر محدود و کوچک عوامل و فاکتورهاي متعددي دخيل هستند تا پروژه مورد نظر در مسير مورد نظر حرکت کرده و کليه اهداف و نتايج مورد انتظار بر اساس برنامه اي از قبل تعيين شده حاصل شوند و در صورت عدم توجه به هریک از این عوامل و بروز هر گونه ناهماهنگی میان این عوامل دسترسی به اهداف مورد نظر بسیار دشوار و در پاره ای موارد حتی غیر ممکن نیز خواهد شد . بنابراين اجراي یک پروژه به مفهوم انجام يک ليست از برنامه ها و طرح هاي مورد نظر به صورت کاملا هماهنگ ، به موازات هم و در يک برهه زماني مشخص مي باشد که تنها بواسطه ايجاد هماهنگي ميان کل اجزاي پروژه موفقيت حاصل خواهد شد و پر واضح است که ايجاد هماهنگي ميان اجزاي مختلف و متعدد يک پروژه نيازمند مديريت صحيح و اصولي توسط يک فرد متخصص با دانش و تجربه کافي است.
در روند مديريت پروژه با توجه به نوع پروژه مورد نظر اصول و مباني زيادي مي بايست مد نظر قرار گيرند اما آنچه در همه انواع پروژه از اهميت و حساسيت بالايي برخوردار است دو فاکتور مشترک برنامه ريزي و کنترل است . اهميت اين دو فاکتور تا جايي است که مي توان ادعا کرد بخش عظيمي از موفقيت پروژه در گرو برنامه ريزي صحيح و اصولي و کنترل دقيق پروژه مي باشد . به همين دليل در ادامه دو مبحث برنامه ريزي و کنترل را به صورت مجزا تعريف خواهيم کرد .
برنامه ريزي
مفهوم برنامه ريزي در روند اجراي يک پروژه تعيين ترتيب و توالي زماني به منظور انجام فعاليت هاي مربوط به پروژه با در نظر گرفتن اولويت بندي آن ها است . برنامه ریزی در روند اجرای پروژه از اهیمت بسیار زیادی برخوردار است زیرا با توجه به این مهم که در روند اجرای هر پروژه عدم اولویت بندی انجام کارها می تواند منجر به ایجاد وقفه در انجام کلیه امور شود.
کنترل
مفهوم کنترل درحوزه مدیریت پروژه شامل بررسي و نظارت دقيق بر روند اجراي برنامه هاي از پیش تعيين شده در مراحل قبلی می باشد . کنترل در حوزه مدیریت پروژ ه مستلزم برخورداری از دقت و حساسیت بالا می باشد . کنترل منجر به ایجاد اطمینان خاطر از انجام کلیه مراحل کار بر اساس اصول و مبانی از پیش تعیین شده می باشد .
هدف از اجراي پروژه هاي کوچک و بزرگ نيل به اهداف از قبل پيش بيني شده بر اساس برنامه زمانبندي شده مي باشد . کليه امکانات ، تجهيزات ، نيروي انساني و هزينه هاي مورد نظر در راستاي نيل به هدف نهايي پروژه مورد بهره برداري قرار مي گيرند و در صورت عدم موفقيت پروژه در دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده مي توان ادعا کرد کليه تجهيزات ، انرژي و هزينه هاي مورد استفاده به هدر رفته اند.
برخورداري از بهترين امکانات ، پيشرفته ترين و به روز ترين تجهيزات در کنار نيروي انساني متخصص همه و همه از ملزومات کسب موفقيت در يک پروژه ه شمار مي روند اما همه اين موارد از ملزومات لازم به شمار مي روند اما براي موفقيت پروژه کافي نيستند .به اين مفهوم که برخورداري از هريک از اين فاکتورها براي موفقيت يک پروژه شرط لازم است اما شرط کافي نيست ، به اين معنا که بدون مديريت صحيح ، اصولي و تخصصي برخورداري از همه اين عوامل هم نمي تواند ضامن دستيابي به موفقيت پروژه شود و در نهايت منجر به هدر رفتن کليه منابع مالي و انساني مورد استفاده در روند اجراي ناموفق پروژه خواهد شد ، از سوي ديگر در بسياري موارد با استفاده از تکنيک هاي مديريت پروژه و با استفاده از قابليت هاي افراد متخصص و متبحر در زمينه مديريت پروژه برخي از کاستي ها و کمبودهاي موجود در تجهيزات ، منابع مالي و انساني به واسطه برخورداري از مديريت متخصص و متبحر جبران شده و در نهايت عليرغم همه کمبود ها در نهايت پروژه هاي مورد نظر با موفقيت به پايان رسيده اند . از اين رو مي توان ادعا کرد موفقيت و بازدهي پروژه در گرو به کارگيري تکنيک هاي مديريت پروژه با استفاده از افراد متخصص ، متبحر و کارآزموده است .
مديريت پروژه که به عنوان يکي از پست هاي کليدي و بسیار حساس در حوزه اجراي پروژه ها به شمار می رود نيز در سال هاي اخير مانند سایر حوزه هاي کاري به واسطه پيشرفت علم و تکنولوژي دستخوش تغييرات چشمگیر بسیار زيادي شده است . با در نظر گرفتن اين نکته که در روند اجراي يک پروژه فاکتورها و عوامل دخيل متعدد و متنوعی مي بايست مورد بررسي ، ارزيابي ، کنترل و نظارت قرار بگيرند و عدم اجراي هر يک از اين موارد مي تواند منجر به توقف روند اجراي ساير موارد شود و اين رويه نيازمند دقت و حساسيت بسيار زياد است و به همین جهت در سال هاي اخير نرم افزارهاي مديريت پروژه به کمک مديران پروژه آمده تا روند مديريت پروژه هاي مختلف را براي اين مديران تسهيل و تسريع نمايند .
نرم افزار های مدیریت پروژه یا برنامه هاي مديريت پروژه برنامه هايي هستند که به صورت کاملا تخصصي به منظور کمک به روند مديريت پروژه هاي مختلف طراحي ، توليدو پس از سنجه شدن به بازار ارائه شده اند . اين نرم افزارها با استفاده از قابليت هاي مختلفي که براي آن ها طراحي شده است مديران پروژه را در روند اجراي يک پروژه از زمان آغاز تا زمان تحويل پروژه همراهي مي کنند . يکي از محبوب ترين و پر کاربرد ترين نرم افزار هاي مديريت پروژه نرم افزار مديريت پروژه MSP است . این نرم افزار که در ادامه به طور مفصل آن را معرفی خواهیم کرد به واسطه کاربرد ساده و قابلیت های بالا ان یکی از پر کاربرد ترین نرم افزار ها در حوزه مدیریت پروژه به شمار می رود .
به عبارت دیگر می توان گفت در روند اجرا و مدیریت یک پروژه به فاکتورهای مختلفی نیاز داریم که مهم ترین آن ها عبارتند از دانش ، مهارت ، تکنیک و ابزار و نرم افزارهای مدیریت پروژه ابزارهای مورد نیاز به منظور اجرا و مدیریت یک پروژه به شمار می روند . و هرچه ابزار کار شما تخصصی تر ، کاربردی تر و کارا تر باشد روند اجرا و مدیریت پروژه با دقت و کیفیت بیشتری انجام خواهد شد .
MSP شکل مخفف شده عبارت Microsoft Project است . MSP نرم افزار ي ساده و پر کاربرد از خانواده مايکرو سافت آفيس مي باشد که براي مديريت پروژه هاي مختلف و در ابعاد مختلف طراحي و توليد و به بازار عرضه شده است. نرم افزارMSP با به تصوير کشيدن پروژه پيش روي کاربران امکان بررسي و ثبت مراحل کار را براي آ ن ها را مقدور مي سازد .اين برنامه به مديران پروژه کمک مي کند با ثبت و سازمان دهي ايده هاي
.خود آن ها بر مبنای زمان بندی مورد نظر را تا مرحله اجرا پيش ببريد
نرم افزار MSP کمک مي کند با استفاده از ساده ترين روش هاي ممکن زمان اجرا و تکميل کليه فعاليت هاي پروژه را تخمين بزنيد و اجرا و تحويل به موقع پروژه را تضمين خواهد کرد ،در زمان شروع روند اجرايي پروژه نيز مي توانيد با به ثبت رساندن تاريخ هاي واقعي آغاز و پايان هر فعاليت اطلاعات موجود را به روز رساني کنيد در اين زمان نرم افزار MSP سرعت و روند پيشرفت برنامه ها را با توجه به زمان بندي واقعي ثبت شده دوباره محاسبه خواهد کرد و تعيين خواهد کرد با توجه به زمان بندي جديد چه زماني براي اتمام پروژه مورد نياز است . يکي ديگر از مزاياي استفاده از نرم افزار مديريت پروژه قابليت ارائه گزارش هاي دوره اي با قابليت چاپ است . بنابراين مي توان ادعا کرد اين نرم افزار به افزايش قابليت هاي مديريتي افراد در زمينه ها
.ي زمان بندي ، برنامه ريزي منابع ، گزارش گيري و گزارش دهي و غيره کمک مي کند
نرم افزار MSP عليرغم برخي کم و کاستي هايي که در مقايسه با ساير نرم افزارهاي مديريت پروژه دارد اما کماکان در ميان کاربران دنيا و ايران از جايگاه ويژه اي برخوردار است و عمده ترين دليل محبوبيت اين نرم افزار
. را مي توان قابليت هاي زياد و کاربردي آن دانست
نرم افزار MSP با ارائه ابزارهاي مديريتي مناسب و کاربردي به مديريت هر چه موثرتر و دقيق تر پروژهها در سازمان ها کمک مي کند . مديران پروژه ها و به خصوص پروژه هاي عظيم با استفاده از اين ابزار مي توانند به موقع از تغييرات پروژه مطلع شده و تغييرات مورد نياز به منظور جبران انحرافات احتمالي از برنامه پيش بيني
. شده را اعمال نمايند
