نظام آراستگی چیست؟
نظام آراستگی 5S، یک تکنیک خانه داری است که توسط سازمان های مختلف استفاده می شود و از پنج کلمه ژاپنی Seiri، Seiton، Seiso،Seiketsu و Shitsuk ساخته شده است به طوری که ترجمه آن ها به ترتیب عبارتند از: مرتب‌سازی، ترتیب دادن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. این تکنیک کارایی، بهره وری و کیفیت را با منظم کردن محل کار بهبود می بخشد. هدف این مقاله بررسی فرآیند اجرای 5S در تمام سناریوهای مختلف تولید می باشد و بر نتایج مثبت قابل توجه نظام آراستگی تاکید می کند. همچنین این مقاله براساس مرور ادبیات سیستماتیک می باشد که تکنیک پیاده سازی استاندارد 5S را در سازمان های مختلف نظارت می کند. اما نکته اینجاست که نتایج، نشان دهنده اثربخشی ابزار 5S برای بهبود عملکرد و کمک به سازمان برای دستیابی به بهبود مستمر و عملکرد بالاتر است. نظام آراستگی محیط کار یکی از ابزارهای عالی برای نگهداری وسائل و تجهیزات، بهداشت محیط، ایمنی، بهبود مستمر و تعالی سازمانی بوده و ارتباط تنگاتنگی با استانداردهای ایزو به خصوص ایزو ۹۰۰۱ دارد.
بنابراین در وحله اول یادگیری نکات مهم و ضروری این سیستم توصیه می شود که بنابر نیاز می توان از مشاورین و متخصصان خبره در این زمینه، کمک گرفت.
فرم اخذ ایزو یا همون فرم شناخت طاها مدیران را تکمیل کنید تا بتوانیم شرکت و نیازهای شما را درک کنیم. این کار را می توانید با تکمیل فرم درخواست رسمی آنلاین انجام دهید. ما از این اطلاعات برای تعریف دقیق دامنه ارزیابی شما استفاده خواهیم کرد.
هنگامی که درخواست شما را مشاهده کرده ایم، با شما تماس خواهیم گرفت و متناسب با نوع درخواست شما اطلاعات لازم را برای شروع همکاری به شما خواهیم داد. زمانی که سازمان شما شرایط لازم برای دریافت گواهینامه را داشت، همکاران ما حسابرسی اولیه صدور گواهینامه را تشکیل می دهند. توجه داشته باشید همکاران ما در روز ممیزی در کنار شما خواهند بود و از مجموعه شما دفاع میکنند.
پس از یک ممیزی موفق، گواهینامه استاندارد مورد نیاز صادر می شود. گواهینامه به مدت سه سال معتبر است و از طریق یک برنامه ممیزی نظارت سالانه و یک ممیزی مجدد برای تایید صلاحیت سه ساله حفظ می شود.
جهت اخذ استاندارد 5S طاها مدیران آماده ارائه خدمات به شرکت ها و سازمان ها می باشد.
نظام آراستگی 5S، یک شکل سیستماتیک از مدیریت بصری است که از هر چیزی از نوار کف گرفته تا دفترچه راهنمای عملیات استفاده می کند. این فقط در مورد تمیزی یا سازمان نیست، بلکه در مورد به حداکثر رساندن کارایی و سود است. 5S چارچوبی است که بر استفاده از یک ذهنیت و ابزار خاص برای ایجاد کارایی و ارزش تاکید دارد که شامل مشاهده، تجزیه و تحلیل، همکاری، جستجو برای اتلاف و همچنین شامل تمرین حذف اتلاف است. 5S شامل پنج عبارت است که همگی با حرف “S”شروع می شوند.
آیا نظام آراستگی 5S بخشی از ISO است؟
نظام آراستگی 5S، یک ابزار کار برای ایزو 9001:2015 است که برای کمک به مدیران و پرسنل کار به طور سیستماتیک برای دستیابی به سازماندهی، استانداردسازی، کارایی و ایمنی بیشتر در محل کار ایجاد شده است.
نظام آراستگی 5S، یک سیستم سازماندهی در محل کار است که هدف آن سهولت و کارایی هر چه بیشتر انجام وظایف در داخل کارخانه است. بالاخره به قسمت هیجان انگیز ماجرا رسیدیم، می خواهیم بدانیم منشا نظام آراستگی چیست؟
منشا 5S از سیستم تولید تویوتا می آید که توسط Tahichi Ohno در دهه 60 در ژاپن توسعه داده شد. پنج S آن از پنج کلمه ژاپنی می آید که عبارتند از Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuk که ترجمه آن ها به ترتیب عبارتند از: مرتب سازی، ترتیب دادن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. این پنج کلمه مربوط به پنج مرحله است که باید توسط هر شرکتی که از نظام آراستگی استفاده می کند، دنبال شود.
در ابتدا، سیستم 5S یک سیستم کاملا محرمانه بود و به دلیل محبوبیت سیستم تولید تویوتا، مزایای بسیاری را برای سازمان ها به ارمغان می آورد که برخی از آن ها را در زیر فهرست می کنیم:
از نکته آخر، S ششم در دهه های اخیر محبوبیت بیشتری پیدا کرده است – S برای ایمنی- که بسیاری از شرکت ها آن را به عنوان S ششم پذیرفته اند.
5s مخفف چیست؟ استاندارد 5S مخفف ۵ کلمه ی ژاپنی است که بندها و مراحل اجرای این استانداردها را هم نشان می دهند:
در نظام آراستگی 5S، هر مرحله چه مواردی را شامل می شود؟ در هر مرحله چه مواردی به طور خاص مهم است؟
سازماندهی
در استاندارد 5S، اساس گام اول چه چیزی است؟ این است که مشخص کنیم چه مواد، تجهیزات و ابزارهایی باید در محل کار وجود داشته باشد و هر چیزی که برای کارهای روزمره ضروری نیست، حذف شود. برای انجام یک کار خوب در این مرحله، ابتدا باید تعداد دفعات استفاده از هر مورد را مشخص کنیم. مطمئنا هیچ کسی بهتر از کارگران در هر فضای کاری برای انجام این کار وجود ندارد. کارگران باید بررسی کنند که چه ابزارهایی واقعا مورد نیاز هستند و یا به چه ابزارهایی نیاز ندارند. این ما را به فرآیند برچسب گذاری قرمز می برد یا یک برچسب قرمز یا برچسب مقوایی اختصاص می دهد (با برخی اطلاعات مانند محل کالا، توضیحات و تاریخ پر شده است) تا بتوان آن را تا زمانی که دوباره ضروری شود ذخیره کرد. نمونه زیر به شما کمک می کند تا سفر خود را در مورد پیاده سازی نظام آراستگی S5 شروع کنید:
استفاده صحیح از اولین S برای جلوگیری از اتلاف ها ضروری است، اگر مواد، تجهیزات و یا ابزارهای غیرضروری را نگه داریم، این امر تاثیر منفی بر اجرای S-های زیر خواهد داشت:
در استاندارد 5S، این مرحله شامل سازماندهی فضای ذخیره سازی برای استفاده کارآمد است که مشخص می کند چه ترتیباتی منطقی تر است و چطور؟ که با فکر کردن در مورد وظایف و فراوانی آن وظایف باید انجام شود و اما هدف نهایی این مرحله چه چیزی می تواند باشد؟ هدف نهایی این مرحله، داشتن یک منطقه کاری کارآمد و سازماندهی شده است.
این شامل سازماندهی بهترین مکان برای استفاده کارآمد از ایستگاه کاری است، که مشخص می کند کدام طرح بندی از همه منطقی تر است. همان طور که در بالا گفته شد، هدف نهایی این مرحله، داشتن یک منطقه کاری کارآمد و سازماندهی شده می باشد:
در استاندارد 5S، پاکیزه سازی به چیزی ساده -و گاهی نادیده گرفته شده- مانند تمیز کردن محل کار اشاره دارد. می خواهیم بدانیم بخش مهم در اینجا چیست؟ بخش مهم در اینجا شناسایی منبع کثیفی برای از بین بردن است، به عنوان یک یادداشت، تمیزترین آن چیزی نیست که بیشتر تمیز می کند، بلکه آن چیزی است که کمترین آلودگی را دارد، اما این نه تنها شامل تمیز کردن اولیه است، بلکه تعمیر و نگهداری منظم نیز ضروری است و باید برای جلوگیری از خرابی و حوادث برنامه ریزی شود.
نکته مهم این است که هر کارمندی به نظافت اولیه توجه کند و این همه کار را به پاک کننده ها بسپارد.
از طریق عمل تمیز کردن ما:
به طور خلاصه، در نظام آراستگی 5S باید:
استانداردسازی در 5s
در استاندارد 5S، هدف از سه S اول چیست؟
هدف از سه S اول، این است که بتواند حالت مرجعی را ایجاد کند که منجر به اولین سطح کارایی محصول ایستگاه های کاری از نظر انتخاب، نظم و تمیزی شود. بنابراین، این اولین مرحله از استانداردسازی S چهارم است.
پس از رسیدن به حالت مرجع، استانداردسازی برای مقابله با تمایل طبیعی برای بازگشت به شیوه های قدیمی (یا حتی بد) ضروری است (اما کافی نیست).
پس از اعمال سه S اول، ما باعث ایجاد وقفه در بهبود مستمر PDCA خود شده‌ایم، در اینجا چهارمین S استاندارد می آید که عبارت است از:
منظور از حفظ و نگهداری در ایزو نظام آراستگی
اگر نمی توانستیم سیستم استاندارد نظام آراستگی 5S خود را فعال نگه داریم،چه اتفاقی رخ می‌داد؟
به هیچ چیز نمی رسیدیم و این فقط با درگیر‌کردن همه افراد در سازمان کاری، از مدیران گرفته تا کارمندان، امکان پذیر است. به همین دلیل، ما باید تمرین کنیم، تمرین کنیم و بیشتر تمرین کنیم… و به طور مداوم استانداردهای ایجاد شده در مرحله “استانداردسازی” قبلی (بیش از همه، وضعیت مرجع) را طبق چرخه های بهبود مستمر P(S) DCA بهبود دهیم، که عبارتند از:
P: اهداف و مهلت های اجرایی را برای اجرای 5S تعریف کنید.
S: استانداردهای ایجاد شده را هم از کشورهای مرجع و هم از بقیه به طور دائم اعمال کنید.
DO: آموزش، اعمال و اجرای استانداردهای تعریف شده و شناسایی هرگونه ناهنجاری
Check: بررسی کاربرد این استانداردها و اثربخشی آن ها، مشاهده کار، ارزیابی عملکرد 5S، اندازه‌گیری نتایج به دست آمده (و مقایسه یا تعیین اهداف)
Act: تجزیه، تحلیل و اصلاح ناهنجاری های نشان داده شده
React: تعریف منابع جدید پیشرفت (بی پایان و …)
در مرحله اول استفاده از سه S اول، ما به یک “شکست” و همراه با آن اولین استانداردهای خود در مورد وضعیت مرجع در مدت زمان بسیار کوتاهی دست پیدا می کنیم. سپس باید آن را روزانه در چرخه‌های بهبود مستمر SDCA بر اساس فرصت هایی که برای بهبود پیدا می کنیم، «زنده» کنیم که عبارتند از:
ما بایستی این راه جدید -این سیستم جدید- را به آن ها نشان دهیم، این فلسفه را به آن ها بفهمانیم که باید بخشی از فرهنگ شرکت باشد. تنها در صورتی می توان به آن دست یافت که همه کارمندان این فلسفه را از آن خود کنند.
نظام آراستگی 5S باید یک برنامه طولانی مدت باشد، نه یک تمرین. حفظ همه چیزهایی که قبلا اعمال شده است مهم است و برای این کار، ممیزی های داخلی و خارجی باید برنامه ریزی شود، نقص ها و یا فرصت های بهبود شناسایی شده و برای حل و فصل به پانل PDCA منتقل می شوند. استفاده مداوم از این ممیزی ها به ما امکان می دهد فرصت های جدیدی برای بهبود ایجاد کنیم و این را بدانیم که بهبود، پایان ندارد.
فواید استاندارد ۵S:
برخی از مزایای ایزو ۵s عبارتند از:
مدیریت بهتر زمان: سازمان ها به کمک از بین رفتن شلوغی و سردرگمی کارگران وقت کمتری را برای یافتن و بازیابی موارد مورد نیاز خود صرف می کنند.
بازدهی بیشتر: عناصر مدیریت زمان، مدیریت هزینه ها وهمچنین استفاده بهتر از فضای موجود منجر به بازدهی بیشتر کارکنان و مواد مصرفی می شوند.
استفاده بهینه از فضای موجود: عدم ذخیره مواد غیرضروری و یکپارچه سازی ذخیره سازی ابزار، فضا را برای کاربردهای مفید بیشتر می کند.
کاهش میزان آسیب دیدگی: سازماندهی بخش های سازمان برای کارآیی و سهولت استفاده باعث کاهش حرکت کارگران برای انجام کارهایشان می شود. از بین بردن بی نظمی و از بین بردن منظم نشتی ها، خطرات احتمالی مانند سرخوردگی و همچنین نیاز به تعمیرات اضافی را از بین می برد. در نتیجه، کارگران خستگی و صدمات کمتری را تجربه خواهند کرد.
کاهش زمان خرابی تجهیزات: هنگامی که وسایل و تجهیزات تمیز نگه داشته می شوند، به طور معمول بازرسی می شوند و به روشی استاندارد استفاده می شوند، نگهداری پیشگیرانه بسیار راحت تر است و اغلب می توان از خرابی های عمده به طور کامل جلوگیری کرد.
بهبود سازگاری و کیفیت: استاندارد سازی فرایندهای کاری از تغییرات غیر ضروری و اشتباهات می کاهد. با از بین بردن خطاها و خرابی ها، می توان بهره وری کلی را به طرز چشمگیری بهبود بخشید.
افزایش روحیه کارمندان: وقتی از اصول۵S به طور موثر استفاده می شود، کارگران می بینند که عملکرد آنها باارزش است و شناخته می شود. این امر محیطی را ایجاد می کند که کارگران می توانند از انجام درست کار خود احساس غرور کنند و به بهبود شرکت خود علاقه مند شوند.
برای پیاده سازی ۵s در صنایع، مهم ترین چیزی که نیاز دارید تعهد است. در ادامه برخی از مواد مورد نیاز وسایلی مانند کشو، تابلو یا رنگ هستند، اما در نهایت همه چیز به میزان سرمایه گذاری شما بستگی دارد. بسیاری از پیشنهادات کارمندان گران است و ممکن است در اولویت شرکت نباشد، اما بسیاری از پیشنهادات دیگر را می توان با مواد موجود که توسط بخش های دیگر استفاده نمی شود یا بازیافت نمی شود، اجرا کرد.
بنابراین بهانه ای نیست و می توان با منابع کمتر هم به نوآوری بیشتر رسید. باز هم آنچه باید مهم باشد، تعهد همه برای ایجاد یک تغییر فرهنگی، اصلاح عادات کوچک و تبدیل آنها به بخشی از عادات روزمره ماست. آیا برای چالش آماده اید؟
