شیرپوینت، نخستین بار در سال ۲۰۰۱ از سوی شرکت مایکروسافت روانه بازار شد و پس از آن به مرور نسخه‌های مختلفی از آن مانند شیرپوینت ۲۰۱۶ و یا ۲۰۱۹ ارائه شد. در ابتدا از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای مدیریت محتوا و اسناد سازمانی استفاده می‌شد، اما با گذشت زمان، قابلیت‌های جدید و امکانات تازه‌ای به آن افزوده شد و در نهایت شیرپوینت به یک سیستم کاربردی برای رفع نیازهای مختلف سازمان‌ها مانند مدیریت کسب و کار، تسهیل تعاملات سازمانی و نگهداری منابع و مستندات تبدیل شد.
شیرپوینت در ۲ نسخه ارائه شده است که هر کدام قابلیت‌های متفاوتی دارد. این ۲ نسخه به شرح زیر است:
شیرپوینت آنلاین که هم به صورت بخشی از اشتراک آفیس ۳۶۵ و هم به صورت جداگانه قابل خریداری است، یک سرویس ابری و Cloud-Based است. این نسخه از شیرپوینت به نصب، تنظیم و نگهداری نیاز ندارد و به طور خودکار توسط مایکروسافت به‌روزرسانی می‌شود. شیرپوینت آنلاین برای همکاری تیمی، به‌اشتراک‌گذاری محتوا و مدیریت اسناد مناسب است و به خوبی با مجموعه Office 365، Yammer و Outlook Web App یکپارچه می‌شود. در نسخه آنلاین برخی از محدودیت‌ها مانند تعداد و سایز فایل‌ها حذف شده است اما برخی از امکانات مانند خواندن Logهای خطا و یا امکان انتشار وب‌سایت‌های متعدد در دسترس نیست.
شیرپوینت سرور نسبت به شیرپوینت آنلاین، کم‌تر به‌روزرسانی می‌شود اما امکانات بیشتری دارد. علاوه بر این می‌توان این نسخه از شیرپوینت را به صورت سفارشی توسعه داد و بر نحوه طراحی و عملکرد آن کنترل بیشتری داشت. برای راه‌اندازی شیرپوینت سرور به سرورهای ابری، معمولی یا میزبان نیاز است. شیرپوینت سرور در ۳ نسخه پایه (Foundation)، استاندارد (Standard) و سازمانی (Enterprise) ارائه شده و نسخه اول آن در سال ۲۰۱۶ منسوخ شده است.
شیرپوینت امکانات متعددی دارد و سازمان‌ها با توجه به نیازهای خود از آن استفاده می‌کنند. در ادامه به ۶ مورد از مهم‌ترین امکانات و کاربردهای شیرپوینت اشاره می‌کنیم:
می‌توان با استفاده از شیرپوینت، میل‌باکس‌های مشترک ایجاد و فایل‌های هر پروژه را به صورت اشتراکی ذخیره کرد. علاوه بر این شیرپوینت با مایکروسافت پراجکت نیز یکپارچه می‌شود و می‌توان از آن برای برنامه‌ریزی گروهی پروژه‌ها و تسهیل همکاری تیمی استفاده کرد.
شیرپوینت امکان ایجاد پرتال داخلی (اینترانت) و پرتال خارجی (اکسترانت) را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. بر همین اساس، می‌توان از این پرتال‌ها برای تسهیل ارتباطات سازمانی، اشتراک‌گذاری دانش سازمانی و افزایش تعامل کارکنان استفاده کرد.
شیرپوینت با امکان استفاده از هوش تجاری (BI) به مدیران کمک می‌کند تا با تهیه گزارش‌های حرفه‌ای و ترسیم تصویر درستی از وضعیت سازمان، تصمیم‌های درستی اتخاذ کنند و به طور کارآمد کسب و کار خود را مدیریت کنند.
شیرپوینت بستر مناسبی را برای مشخص کردن تسک‌ها و نظارت بر نحوه اجرای آن‌ها فراهم می‌کند. با استفاده از کانبان وظایف، کارکنان بهتر و کارآمدتر مسئولیت‌های خود را انجام می‌دهند و مدیران نیز می‌توانند بر عملکرد آن‌ها نظارت کنند.
با استفاده از شیرپوینت می‌توان فرآیندهای سازمانی را اتوماتیک و خودکار کرد. در نتیجه در صرف هزینه، زمان و انرژی صرفه‌جویی می‌شود و امور سریع‌تر پیگیری و اجرا می‌شود. علاوه بر این شیرپوینت امکان تهیه گزارش‌های حرفه‌ای را نیز فراهم می‌کند که بسیار کاربردی است و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.
شیرپوینت ابزار مناسب و امنی برای ذخیره، نگهداری، جستجو و بازیابی اسناد و محتوای سازمانی است. می‌توان محتوای سازمانی را در شیرپوینت به صورت انفرادی یا جمعی به اشتراک گذاشت و به تغییرات هر سند نیز نظارت کرد.
در این مطلب با شیرپوینت و برخی از کاربردهای مهم آن آشنا شدیم. به طور کلی شیرپوینت بستر مناسبی را برای مدیریت محتوا، طراحی فرم‌ها، گزارش‌گیری، تعاملات سازمانی و مدیریت کسب و کار فراهم می‌کند و موجب کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش سرعت و بهره‌وری می‌شود.
هر سازمان و کسب و کاری، با توجه به اهداف و نیازهای خود از شیرپوینت استفاده می‌کند، بنابراین نصب، یا توسعه و سفارشی‌سازی شیرپوینت باید توسط متخصصین این حوزه انجام شود. علاوه بر این پس از راه‌اندازی شیرپوینت، به پشتیبانی حرفه‌ای و آموزش تخصصی نیاز است.
شیرپوینت‌پای ارائه‌دهنده تخصصی خدمات، محصولات و راهکارهای سازمانی مبتنی بر شیرپوینت است. اگر در زمینه شیرپوینت و نحوه استقرار و یا توسعه آن سوالی دارید، می‌توانید همین حالا با کارشناسان متخصص ما در شیرپوینت‌پای تماس بگیرید.
