بسیاری از کسب و کارها از شیرپوینت برای انتقال دانش سازمانی، مدیریت مستندات و به اشتراک‌گذاری محتوا استفاده می‌کنند. اما شاید بپرسید که مدیریت محتوا در شیرپوینت چه مزایایی دارد و چرا باید از مایکروسافت شیرپوینت برای مدیریت مستندات سازمان و به اشتراک‌گذاری محتوا استفاده کنیم؟ در ادامه برای پاسخ به این سوال، همراه ما باشید:
１- امکان جستجو و ردیابی محتوا
２- امکان مشاهده تاریخچه اسناد و ارتقای محتوا
３- دسترسی آسان و مدیریت بهتر
４- امکان دسته‌بندی محتوا
５- یکپارچه با سایر نرم‌افزارها
６- امنیت بالا و امکان تعیین سطح دسترسی کاربران
７- امکان ویرایش هم‌زمان اسناد
8- تسهیل کار تیمی و گروهی
9- امکان ذخیره محتوا در فرمت‌های مختلف
- در زمان به اشتراک‌گذاری محتوا، حتما به سطح دسترسی و مجوزهای کاربران توجه کنید. می‌توانید یک فایل را از برخی پنهان کنید و با برخی دیگر به‌اشتراک بگذارید.
- با هر کاربر، اسنادی را به اشتراک بگذارید که به آن نیاز دارد. بنابراین فایل‌های حساس را در سطوح بالا ذخیره کنید. سطح دسترسی کاربران باید صرفا به مقدار لازم باشد و نه بیشتر از آن.
- در هنگام تعیین سطوح دسترسی، با دقت مجوزها را مشخص کنید تا بی‌دلیل دسترسی یک کاربر را محدود نکنید.
در این مطلب با مزایای مدیریت محتوا در شیرپوینت آشنا شدیم. بدون شک امکانات و کاربردهای شیرپوینت به این موارد محدود نمی‌شود. شیرپوینت بستر مناسبی را برای نگهداری و کنترل اسناد و محتوای سازمانی و ذخیره‌سازی داده‌ها فراهم می‌کند و نقش‌به‌سزایی در افزایش بهره‌وری سازمان ایفا می‌نماید.
اگر در زمینه شیرپوینت سوالی دارید و یا برای نصب و توسعه شیرپوینت به کمک نیاز دارید، همین حالا با کارشناسان متخصص گروه شیرپوینت‌پای تماس بگیرید.
