نرم افزار MSP یکی از محبوب ترین نرم افزار های مدیریت و کنترل پروژه در ایران است؛ اگر قصد دارید با نرم افزار MSP یا همان MS project آشنا شوید، این مقاله را تا انتها دنبال کنید.
همانطور که می دانید ، مدیریت پروژه در بازار کار هر روزه درحال رشد است و ضرورت استفاده از آن نیز بر کسی پوشیده نیست.
بنابر این نرم افزار MSP ، پرمخاطب ترین نرم افزار مدیریت پروژه در جهان طراحی شد ، تا در این مسیر همراه مدیران پروژه باشد.
اگر نمی دانید MS Project چیست ، احتمالاً قبلاً آن را حداقل در مجوعه نرم افزار های آفیس دیده اید و حتی از خود پرسیده اید که این نرم افزار چه کاربردی دارد؟
ام اس پروجکت ابزاری است که به شخص اجازه برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل فعالیت های مرتبط ، مدیریت استفاده از منابع ، هزینه ها ، برنامه و سایر زمینه های PMBOK را می دهد.
نرم افزار MSP امکان انتخاب بهترین راه حل را متناسب با نیازهای تجاری فراهم می کند.
تاریخچه MSP
نرم افزار MSP در دو نسخه استاندارد (standard) و حرفه ای (professional) ارائه شده است.
البته خروحی هر دو نسخه فایل هایی با پسوند MPP است.
این نرم افزار برای اولین بار در سال 1984 برای سیستم عامل dos رونمایی شد.
اولین نسخه نرم افزار MSP برای سیستم عامل ویندوز در سال 1990 و در سال 1991 برای کاربران مکینتاش ارائه شد ، البته فروش نسخه مکینتاش در همان ابتدای عرضه به مدت 3 سال (1994) متوقف شد.
در حال حاضر نیز ، Microsoft Project با رایانه های Mac سازگار نیست ، اما راه حل هایی برای استفاده از این نرم افزار محبوب برای کاربران مکینتاش وجود دارد.
قابلیت های MSP چیست ؟
نرم افزار مدیریت پروژه MSP (ام اس پروجکت) قابلیت های فراوانی دارد که در ادامه برخی از آن ها را معرفی خواهیم کرد.
نمای شبکه‌ای : نمایی از پروژه است که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه ها با یک فهرست کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نمای صفحه : یک نمای تصویری از صفحه نمایش که به مدیریت روند کار کمک می‌کند.
نمای جدول زمانی : نمودار گانت برای زمان‌بندی فعالیت ها بر روی جدول زمانی پروژه استفاده می‌شود.
ارتباطات و همکاری : تیم ها می توانند روی پروژه ها با هم کار کنند.
همکاری مشترک : سهامداران و اعضای تیم با هم همکاری می کنند تا لیست کارها و برنامه ها را ویرایش و به روزرسانی کنند.
گزارش گیری : گزارش هایی از پیش ساخته شده که می توانند پیشرفت ، منابع ، برنامه ها و اوراق بهادار را مورد ارزیابی قرار دهند.
نقشه راه : برنامه ها و نمونه کارهای پروژه را پیگیری کنید.
جدول زمان بندی : زمان های پروژه و خارج پروژه را برای حقوق و دستمزد و فاکتور جمع آوری کنید.
مدیریت منابع : با درخواست و واگذاری کارها ، منابع را مدیریت کنید.
مزایا و معایب MSP چیست؟
هیچ چیز در این دنیا کامل نیست ؛ حتی Microsoft Project !
اگر قصد استفاده از این نرم افزار را دارید لحظاتی را به بررسی مزایا و معایب آن بپردازید.
مزایا
یکی از بزرگترین نکات مثبت msp تولید کننده آن یعنی مایکروسافت است ؛ بنابراین msp با سایر محصولات این شرکت ، مانند Office 365 ، Skype و Sharepoint قابل ادغام است.
رابط کاربری msp تا حد زیادی با سایر محصولات آفیس مشابه است و همین امر باعث سهولت در یادگیری و استفاده از آن می شود.
قدمت بالای msp باعث توسعه یافتگی هر چه بیش تر این نرم افزار در حال حاضر شده است.
ابزار مدیریت مالی msp به مدیران پروژه در تخمین بودجه کمک می کند.
نمونه هایی در msp وجود دارد که باعث صرفه جویی در وقت کاربران تازه کار می شود.
استفاده مفید از نیروی انسانی: با استفاده از MSP دیگر لازم نیست افراد همه کارها را انجام دهند. در واقع کارهای اداری و روتین به کامپیوتر سپرده می‌شود و تمرکز منابع انسانی بر جذب نیروی متخصص (برنامه‌نویس، بازاریاب و...) قرار می‌گیرد. با MSP می‌توان تمرکز را از روی انجام کارهای تکراری برداشت و روی پروراندن ایده‌های جدید گذاشت.
کمک به تصمیم‌گیری: با MSP اطلاعات و داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری در هر زمان و مکانی در دسترس شما هستند. این دسترسی همیشگی به‌اطلاعات باعث می‌شود همواره تصمیمات درست و بر پایه منطق بگیرید.
شخصیسازی: با جمع‌آوری تمام اطلاعات در یک مکان، این نرم‌افزارها قابلیت شخصیسازی خدمات متناسب با هر مشتری را به بیزنس‌ها می‌دهند.
رشد صنعت: استفاده از این نرم‌افزار و اتوماتیک کردن روندهای کاری باعث می‌شود ظرفیت‌های تمام شرکت‌ها افزایش پیدا کند. از طرفی وقتی یک شرکت نسبتا بزرگ در صنعتی از MSP استفاده کند دیگران هم (با توجه به رقابت) مجبور به استفاده خواهند شد. پس در کل ظرفیت صنعت رشد یافته و فرصت‌های جدیدی به‌وجود می‌آیند.
برنامه‌ریزی بودجه: MSP باعث می‌شود بتوان روال‌های کاری کسب‌وکار را مشاهده کرد. با این قابلیت به‌راحتی می‌توان فهمید روند بالا رفتن قیمت‌ها به چه صورت است و چه تغییراتی در آینده نزدیک و دور مورد نیاز خواهد بود.
پشتیبانی از کسب‌وکارهای کوچک: SMB یا Small to Medium Businesses بخش مهمی از بازار امروزی را خصوصا در حوزه دیجیتال تشکیل می‌دهند. استفاده از MSP برای این شرکت‌ها از لحاظ هزینه منطقی بوده و به آن‌ها توانایی رقابت با شرکت‌های بزرگ را می‌دهد.
معایب
اگرچه یادگیری و استفاده از این نرم افزار ساده به نظر می رسد ؛ ولی مسلط شدن بر این نرم افزار پروسه ای زمان بر است و باعث طولانی شدن زمان پروژه می شود.
همانطور که در بخش های قبل اشاره شد ، خروجی نرم افزار msp فایل هایی با پسوند mpp است و این قبیل فایل ها فقط در نرم افزار msp قابل مشاهده اند و اگر msproject در سیستم مقصد موجود نباشد ، امکان مشاهده فایل ها صلب می شود.
