بسیاری از شرکتهای دولتی و خصوصی برای کارهای روزمره و در محیط کارشان نیاز به ملزومات اداری اعم از لوازم التحریر، کاغذ، شوینده ها و سلولزی ها و مواد خوراکی و غذایی ویژه محیط کاری دارند.
سفارش اداری از نگاه کارفرما و کارمندان بعضا با هم فرق می کنند. کارفرما یا همان ریاست سازمان، حداقل ها را باید تامین کند. بعنوان مثال برای تمیزکردن راهروها، سرویس های بهداشتی و لابی شرکت طبیعتا نیاز به شیشه شورها، جرمگیرها و بطور کلی چند منظوره ها هست. و یا بعد از استفاده از سرویس بهداشتی و دست و صورت شستن، معمولا نیاز به دستمال کاغذی است تا افراد دست ها را با آن پاک کنند. ملزومات رایج دیگری که کارفرماها برای محیط اداری خود فراهم می کنند عبارتند از چای و قند و مایع ظرفشویی و مایع دستشویی، جارو و خاک انداز و دستمال تنظیف و خودکار و مداد و از این دست است.
اما کارمندان نیز در یک محیط اداری با توجه به اینکه حداقل 10 ساعت از اوقات شبانه روز خود را در آن سپری می کنند به ملزومات خوراکی و بهداشت فردی هم نیاز دارند. مثلا از میانوعده های سبک همراه با چای استفاده می کنند. مانند بیسکوئیت و کیک.
حالا در شرکت های بزرگتر معمولا یک مامور خرید یا حتی با توجه به حجم کارشان دپارتمانی جدا با عناوین "واحد تدارکات" یا "واحد پشتیانی" برای اینکار در نظر می گیرند تا ملزومات اداری را در قالب یک سفارش اداری بموقع و سروقت تهیه نماید. چرا که تهیه بعضی از اقلام بسیار ضروری است و باید سروقت انجام شود.
ماموران خرید برای تهیه اقلام بعضا به سطح شهر رفته و بعد از چند جا قیمت گرفتن، نسبت به خرید آن اقدام می کنند که این کار هم زحمت خودش را دارد. مسئله دیگه این است که مامور خرید باید بسیار مورد اعتماد رئیس باشد. چرا که امکان سوء استفاده از موقعیت شغلی وجود دارد.
هم اکنون سایت هایی ایجاد شده اند که اغلب ملزومات اداری را یکجا جمع کرده اند بطوری که همه شرکتها و ادارات معمولا با این ملزومات اداری، کارشان راه میفتد.آنها با تامین کنندگان بسیاری قرارداد همکاری دارند و می توانند در زمان کوتاهی کالاهای مورد نیاز را تامین کنند.
الف: ای تی مارکت: یک سایت عمده فروشی است و قیمت های آن همه بر اساس قیمت پایه و زیر قیمت مصرف کننده است یکی از بهترین سایتها برای خرید ملزومات مصرفی اداری است. هم اکنون این سایت به بسیاری از سازمانها و شرکتها خدمات ارائه می دهد.
نکته جالب این سایت این است که بسیاری از قیمتها در این سایت بصورت شفاف در معرض دید است و مامور خرید یا کارمندان اداره می توانند آنها را مقایسه کنند.
ب: فرزونی: این سایت مخصوص تامین کالای شرکتها و سازمانها ایجاد شده است. روش کاری آن بدین صورت است که کاربر لیست ارسال می کند و قیمت های پیشنهادی این سایت را دریافت و در صورت تائید، سفارش را تحویل می دهد.
مزیت سایت فرزونی در این است که کاربران می توانند هر لیست با هر برند و مقدار و تعدادی که مورد نظرشان هست را خیلی راحت روی کاغذی نوشته و عکس آن را برای این سایت بفرستند و در کوتاه ترین زمان ممکن قیمت های پیشنهادی را تحویل بگیرند.
ما در بالا بیشتر به چالشهای تهیه ملزومات مصرفی اداری از نگاه شرکت یا سازمان که در واقع نقش خریدار را دارد، توضیح دادیم ، ولی از طرف فروشنده هم چالشهایی وجود دارد چرا که این نوع سفارشات، نه لزوما یک خرید عمده حساب می شوند و نه یک خرید جزئی. بعنوان مثال در خرید عمده، یک کارتن مایع جرمگیر شامل 12 عدد است در حالی که ممکن است یک اداره بر اساس دستور خریدی که از پیش تنظیم شده است، مثلا 6 عدد نیاز داشته باشد. بنابراین این خرید از نگاه فروشنده جزئی است در این صورت فروشنده باید به فکر مازاد 6 عدد دیگر نیز باشد. اما از آنجا که لیست اقلام آنها معمولا زیاد است، در مجموع خریدی کلی حساب می شود. این موضوع برای تامین کنندگان اهمیت ویژه ای دارد و خود باید تعادلی ایجاد نمایند.
شما هم اگر تجربه ای در این زمینه دارید، با دوستان خودتان در زیر این پست در میان بگذارید.
