گونی‌های پر از کاغذی که 2 نفر مشغول خالی کردن آن‌ها از پشت یک وانت هستند. اتاقی که پر از پاکت‌های نامه باز نشده است و یک کارمند خسته و بی اعصاب که با عینک کائوچویی ته استکانی‌اش در نهایت کندی مشغول سازماندهی کردن نامه‌هاست و به هیچ سوالی جواب نمی‌دهد.
این یک تصویر از اتاق‌های دبیرخانه در ادارات قدیمی است. البته با روی کار آمدن تکنولوژی و مجهز شدن سازمان‌ها و شرکت‌ها به نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا نرم افزار دبیرخانه دیگر کمتر شاهد این صحنه‌ها هستیم.
خلق نرم افزارهایی مانند نرم افزار بایگانی اسناد یا همین نرم افزاردبیرخانه لطف بزرگی به کارمندان کرد. از طرف دیگر سرعت رسیدگی به امور اداری را به شدت بالا برد، میزان خطای انسانی را پایین آورد و روحیه کار تیمی را در افراد سازمانی تقویت کرد.
اگر دغدغه تهیه این نرم افزار برای سازمان خود را دارید، با ما همراه باشید:
نرم افزاری که همه فرآیندهای مربوط به رسیدگی به نامه‌ها و بسته‌های پستی در یک سازمان را مکانیزه می‌کند. این موضوع می‌تواند در مورد نامه‌ها و بسته‌های وارده و خارجه از یک سازمان باشد. همچنین همه مرسولات یا نامه‌هایی که در داخل سیستم اداری یک سازمان و بین کارمندان داخلی آن رد و بدل می‌شود، توسط این نرم افزار از حالت دستی به صد در صد نرم افزاری تبدیل می‌شوند.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه می‌توان مطمئن شد که همه بسته‌ها و نامه‌هایی که به یک سازمان وارد یا از آن خارج می‌شوند به دست صاحبان آن می‌رسند.
اگر در خصوص چیستی دبیرخانه ابهامی برای شما وجود دارد، می‌توانید مطلب دبیرخانه چیست؟ تعریف انواع دبیرخانه پیشرفته و وظایف متصدی آن + فرایند کار و اهمیت دبیرخانه را در وبلاگ یگانه مطالعه کنید.
انواع دبیرخانه را با توجه به تکنولوژی روز می‌توان به 2 دسته تقسیم بندی کرد:
1- دبیرخانه ویندوزی، تحت ویندوز یا غیر وب
این نوع از نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌هایی مناسب است که نیازی ندارند برنامه در خارج از سازمان هم در دسترس باشد. یعنی تمایل دارند مسئولین دبیرخانه یا کارمندانی که باید از این نرم افزار استفاده کنند، فقط در ساعات اداری به آن دسترسی داشته باشند.
برای استفاده از این نوع نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار روی یک یا چند کامپیوتر (بسته به این که شما سیستم چند کاربره تهیه کنید) نصب می‌شوند. برای نصب نیاز به ابزار خاصی نیست و فقط لازم است این کامپیوترها سیستم عامل ویندوز داشته باشند.
سیستم‌هایی که در یک سازمان از دبیرخانه ویندوزی استفاده می‌کنند را می‌توان به گونه‌ای تنظیم کرد که با هم ارتباط داشته باشند و از یک پایگاه داده (دیتا بیس Data Base) استفاده کنند تا کاملاً یکپارچه کار کنند.
2- دبیرخانه تحت وب یا Web Based
مهم‌ترین ویژگی نرم افزار دبیرخانه تحت وب این است که محدود به مکان نیست و خارج از سازمان نیز می‌توان از آن استفاده کرد. به این معنی که کاربران مجاز می‌توانند با سیستمی که به اینترنت دسترسی دارد، وارد نرم افزار دبیرخانه تحت وب خود شده و در هرمکانی به کارهای خود رسیدگی کنند. این یک مزیت مهم برای این نرم افزار است که به واسطه آن می‌توان در 24 ساعت روز و 7 روز هفته به امور مربوط به دبیرخانه رسیدگی کرد.
1- امنیت که یکی از مهم‌ترین مسائلی است که در دبیرخانه مطرح است، در این نرم افزارها به طور کامل در نظر گرفته شده.
2- لایه‌های امنیتی پیش‌بینی شده در نرم افزارها دبیرخانه تحت وب یگانه آنقدر ضخیم و غیرقابل نفوذ است که تاکنون هیچ شرکتی از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات نرم افزار دبیرخانه خود شکایتی نداشته است.
3- رابط کاربری این نرم افزار به شدت قدرتمند است. به طوریکه کارکردن با آن بسیار ساده و منوها بسیار گویا هستند.
4- همه ابزارهایی که برای مدیریت نامه‌های خود نیاز دارید در این برنامه در دسترس هستند و با کمترین دانش در زمینه کامپیوتر می‌توانید از آن استفاده کنید.
نرم افزار دبیرخانه یگانه را به جرئت می‌توان قدرتمندترین نرم افزار دبیرخانه‌ای دانست که در ایران طراحی شده است. این نرم افزار بر اساس قوانین و اصول دبیرخانه که در ادارات ایران رایج و پذیرفته شده است، طراحی شده.
برای اطمینان از این که نرم افزار دبیرخانه یگانه همان ابزاری است که برای کار خود به آن نیاز دارید، کافی است یک جلسه دموی رایگان از این نرم افزار ببینید. در این صورت می‌توانید هر سوالی که در مورد آن دارید را از متخصصین یگانه بپرسید
