بعد از تبدیل کردن بایگانی فیزیکی مجموعه خود به آرشیو دیجیتالی متوجه می‌شوید که حجم فایل‌های PDF خیلی زیاد است. این یعنی به حافظه زیادی برای نگهداری کردن از این اطلاعات نیاز دارید.
شاید اولین و ساده‌ترین توصیه این باشد که بهتر است کیفیت فایل‌های اسکن شده یا اصطلاحاً DPI آن‌ها را پایین بیاورید. اما این اولین راه‌حل است که لزوماً درست هم نیست، گرچه از آن جواب خواهید گرفت.
چون شما در آینده به این فایل‌ها نیاز خواهید داشت. یعنی بعد از اسکن اسناد و مدارک پرسنلی حتماً موقعیت‌هایی پیش می‌آید که لازم است این اطلاعات را بازیابی کنید. در آن زمان حتماً ترجیح می‌دهید فایلی داشته باشید که از نظر کیفیت یا همان DPI آنقدر سطح خوبی داشته باشد که بتوان از آن استفاده کرد.
موقعیت دیگر در شرایطی است که باید اسناد و مدارک PDF شده، مانند رزومه، پورتفولیو، مدارک دانشگاهی یا مواردی از این دست را در سامانه‌ای بارگذاری کنید. برای 1 یا 2 صفحه PDF اغلب مشکلی به وجود نمی‌آید. اما زمانی که تعداد این صفحات زیاد شود و حجم آن بالا برود، اغلب با ارور زیاد بودن حجم روبه رو خواهید شد. در این شرایط که نمی‌توانید از تعداد صفحه‌های اسناد خود کم کنید. پس راه حل جایگزین این است که با روش‌های کم کردن حجم فایل‌های PDF آشنا شوید.
پس درپی راه حل دیگری باشید. چیزی که ما در این مطلب به آن اشاره خواهیم کرد و 5 راه واقعاً کاربردی را برای کاهش حجم فایل‌های PDF به شما نشان خواهیم داد.
برای این کار لازم است نرم افزار Adobe Acrobat را روی سیستم خود داشته باشید. کافی است فقط روی گزینه File و سپس Properties کلیک کنید. حالا اطلاعات زیادی در مورد سند خود، از جمله اندازه آن را خواهید دید.
یک روش جایگزین ساده‌تر هم برای این منظور وجود دارد. می‌توانید به پوشه حاوی سند خود بروید، روی آن کلیک راست کرده و روی گزینه Properties کلیک کنید.
نکته: KB مخفف کیلوبایت است. 1000 کیلوبایت در 1 مگابایت وجود دارد، بنابراین یک سند 35 مگابایتی می‌تواند تا 35000 کیلوبایت باشد.
بدیهی است که نگهداری از فایل‌های حجیم به حافظه بزرگتری نیاز دارد. از طرفی آپلود فایل‌های بزرگ‌تر زمان بیشتری می‌برد. مثلاً ارسال الکترونیکی از طریق ایمیل یا در پیام‌رسان‌ها کار دشواری است.
اگر فایل شما پس اسکن و تبدیل شدن به یک نسخه دیجیتالی خیلی بزرگ است می‌توانید فایل خود را مجدداً به عنوان یک PDF با اندازه کوچک ذخیره کنید.
در آخرین نسخه Adobe Acrobat، PDF مورد نظر خود را برای ذخیره مجدد به عنوان یک فایل کوچک‌تر باز کنید. سپس گزینه File، Save as Other و سپس Reduced Size PDF را انتخاب کنید. از شما خواسته می‌شود سازگاری نسخه مورد نیاز خود را انتخاب کنید. برای حفظ تنظیمات، فایل فعلی به طور پیش فرض روی حفظ ویژگی‌های موجود است؛ حالا می‌توانید برای ذخیره روی OK کلیک کنید.
یکی دیگر از ویژگی‌های داخلی در Adobe Acrobat به شما امکان می‌دهد فایل را با اندازه کوچک‌تر ذخیره کنید. کافی است به گزینه File بروید، سپس روی Reduce file size کلیک کنید. از شما خواسته می‌شود پوشه ای را که می‌خواهید سند فشرده خود را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید. برای ذخیره روی پوشه دوبار کلیک کنید.
نکته بسیار مهم!
این روش‌ها سریع و ساده هستند، اما توجه داشته باشید که باعث کاهش کیفیت تصاویر و حذف امضای دیجیتال می‌شود. اگر می‌خواهید کنترل بیشتری بر نحوه فشرده سازی PDF خود در Acrobat داشته باشید، به جای این روش‌ها از تکنیک‌های بهینه سازی که در ادامه توضیح داده شده است، استفاده کنید.
وقتی می‌خواهید کنترل بیشتری بر روی اینکه کدام عناصر سند شما از نظر کیفیت کاهش یافته یا حذف شوند داشته باشید باید از ابزار بهینه ساز PDF را استفاده کنید.
قبل از اینکه یک فایل را بهینه کنید، ایده خوبی است که میزان استفاده از فضای فایل را بررسی کنید. در این حالت می‌توانید بررسی کنید که کدام عناصر محتوای سند، مانند فونت‌ها، تصاویر و غیره بیشترین داده را استفاده می‌کنند. نتایج حاصل از بررسی به شما ایده‌های خوبی در مورد بهترین شیوه برای کاهش اندازه فایل می‌دهد.
برای شروع بهینه سازی، PDF خود را در Acrobat باز کنید، روی File، Save as Other و سپس Optimized PDF کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای که ظاهر می‌شود، روی Audit space usage در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. جدولی از اطلاعات را کمی شبیه به این خواهید دید:
بهینه ساز به شما کنترل کاملی بر عناصر PDF می‌دهد که قرار است فشرده شود. عناصر سند خود را که بیشترین عدد را به خود اختصاص داده‌اند بررسی کنید و از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه چیزی می‌تواند فشرده شود استفاده کنید. مثلاً می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا بعد از فشرده سازی از کیفیت تصاویر کم شود یا خیر؟ یا آیا می‌خواهید فشرده سازی و کاهش سایز منجر به کاهش کیفیت فونت‌ها شود یا نه؟
کادر کنار یک پانل (مانند تصاویر، فونت‌ها) را انتخاب کنید و سپس گزینه‌های آن پانل را انتخاب کنید. انتخاب‌های زیادی وجود دارد، بنابراین خواندن فایل راهنمای Adobe برای درک اینکه هر گزینه چه کاری انجام می‌دهد، ارزش دارد.
اگر از Adobe Acrobat استفاده نمی‌کنید، نیازی نیست نگران باشید. چون روش‌های دیگری هم برای کاهش سایز PDF وجود دارد.
در برخی از نسخه‌های Word ( نسخه 2013 به بعد) برای تبدیل یک سند به PDF از گزینه Save As استفاده می‌کنید. این گزینه به طور کلی بسته به تعداد تصاویر موجود در سند شما یک فایل نسبتاً کوچک تولید می‌کند. با این حال، اگر متوجه شدید که PDF تبدیل شده با Word شما هنوز خیلی بزرگ است، گزینه دیگری در Word وجود دارد که فایل بسیار کوچکتری را تولید می‌کند. در اینجا نحوه استفاده از آن شرح داده شده است:
ابتدا سند Word را که می‌خواهید به PDF تبدیل کنید باز کنید. بر روی دکمه File و سپس Save As کلیک کنید. در منوی Save as type، PDF را انتخاب کرده و نام فایل مورد نظر خود را وارد کنید. در اینجا مرحله اضافی وجود دارد: جایی که در پایین کادر گفتگو می‌گوید Optimize for، حداقل اندازه (انتشار آنلاین) را انتخاب کنید.
اگر این گزینه را ندارید و اندازه فایل شما هنوز خیلی بزرگ است، ممکن است نیاز داشته باشید از ابزار فشرده سازی دیگری استفاده کنید.
سایر ابزارهای PDF (غیر Adobe) معمولاً دارای ویژگی‌هایی هستند که اندازه PDF شما را کاهش می‌دهند. با این حال، اگر به دنبال یک گزینه رایگان هستید می‌توانید از PrimoPDF استفاده کنید.
هنگامی که PrimoPDF را نصب کردید، به سادگی PDF مورد نظر برای فشرده سازی را باز کنید (برای مثال در Acrobat Reader یا یک مرورگر وب)، Ctrl+P را فشار دهید تا کادر گفتگوی چاپ باز شود، PrimoPDF را از لیست چاپگرهای موجود انتخاب کنید و سپس روی ایجاد PDF کلیک کنید.
نکته مهم!
توجه داشته باشید که این روش، مانند ذخیره سازی ساده به عنوان PDF با اندازه کوچک در Adobe Acrobat، کیفیت و وضوح تصویر را کاهش می‌دهد.
حتی اگر از Adobe برای مدیریت فایل‌های PDF خود استفاده نمی‌کنید، همچنان می‌توانید از ابزار فشرده‌سازی آنلاین رایگان برای کاهش اندازه فایل PDF استفاده کنید.
در این یک کافی است از روش کشیدن و رها کردن استفاده کنید. همچنین می‌توانید از ابزار انتخاب فایل برای یافتن سند در رایانه خود استفاده کنید.
به یاد داشته باشید که در زمان اسکن هر نوع فایلی اعم از اسکن اسناد و مدارک پزشکی یا اسکن اسناد و مدارک مالی، هرگز برای کاهش سایز فایل به کاهش کیفیت فایل اسکن شده تن ندهید. چون بعدا حتما به این اسناد نیاز خواهید داشت و نباید این اسناد و مدارک غیر قابل استفاده باشند.
