اگر تصمیم دارید با خرید اسکنر به سمت سازمان بدون کاغذ حرکت کنید این مطلب مناسب شماست. چون ما قرار است در این مطلب نکات اساسی که باید در زمان خرید یک اسکنر مد نظر داشته باشید را برای شما تحلیل کنیم.
با مطالعه این مطلب در زمان خرید اسکنر نکاتی را مد نظر قرار خواهید داد که احتمالاً فروشندگان اسکنر آن را به شما نخواهند گفت.
وقتی تصمیم دارید اسکنر بخرید همه چیز به نیاز و ترجیحات شما بستگی دارد. یعنی مهم است که بدانید اسکنر را به چه هدفی و چرا می‌خرید؟ قرار است با آن چه تعداد کاغذ اسکن کنید؟ (البته این موضوع تخمینی است) آیا می‌خواهید با آن همه اتاق بایگانی خود را اسکن کنید یا قرار است دستگاهی در اتاق منشی باشد که هرازگاهی به آن نیاز دارید.
ما با این سوالات کمک می‌کنیم شما انتخاب بهتری داشته باشید. هرچند توصیه اول ما این است که اگر تصمیم دارید بایگانی خود را دیجیتالی کنید این کار را برون سپاری کنید. یعنی می‌توانید از شرکت‌هایی مثل شرکت یگانه بخواهید از مجموعه شما بازدید کند و زمان و شرایطی را که می‌تواند در آن کار اسکن اسناد اداری و مدارک پرسنلی، اسناد مالی، اسناد حقوقی یا اسکن مدارک پزشکی شما را تعیین کند. به این ترتیب بدون دردسرهایی که خرید اسکنر و اسکن کردن آن همه سند دارد، بایگانی شما را دیجیتالی خواهد کرد.
اندازه اسکنرها با هم متفاوت است. دانستن اینکه چه چیزی به راحتی روی میز یا در کنار چاپگر شما قرار می‌گیرد بسیار مهم است.
بعضی از اسکنرها نسبتاً بزرگ و حجیم هستند و معمولاً فضای بیشتری نسبت به کامپیوترها اشغال می‌کنند. اگر فضای کار شما محدود است، باید یک اسکنر کوچک و جمع و جور بخرید. یک اسکنر با ورق (که به آن اسکنر خودکار اسناد نیز گفته می‌شود) معمولاً کوچک است و به اندازه یک کامپیوتر رومیزی یا چاپگر کوچک فضای اداری را اشغال می‌کند.
اگر به یک اسکنر با وضوح بالا نیاز دارید، باید اسکنر با dpi بالاتر بخرید. DPI مخفف شده سه کلمه Dot Per Inchاست. یعنی اسکنر در هر اینچ چند دات یا نقطه از سند را اسکن و تبدیل به دیجیتال می‌کند؟
اگر شرکت شما گرافیکی است یا خود شما یک طراح گرافیک هستید لزوماً به اسکنر با بالاترین dpiنیاز ندارید، اما این ویژگی است که باید به آن توجه کنید. در بیشتر موارد، کسب‌وکارها متوجه می‌شوند که dpi 600-1200 کیفیت مورد نیازشان را دارد.
درست مانند dpi، هرچقدر عمق بیت اسکنر بالاتر باشد، بهتر است. البته که این موضوع قیمت اسکنر را بالاتر می‌برد اما ممکن است نخواهید بالاترین کیفیت را بخرید. برای اسکن رنگی استاندارد، عمق قابل توجهی از 24 تا 36 کافی است. اگر طراح هستید و به طور منظم با طرح‌های گرافیکی کار می‌کنید، احتمالاً دلتان بخواهد بالاترین درجه از عمق بیت را داشته باشید.
بدیهی است که هرچه dpiو عمق بیت بیشتر باشد، مبلغ اسکنر هم بالاتر خواهد رفت. قبل از تصمیم گیری در مورد مدل و ساخت اسکنر، ضروری است که بودجه روشنی در نظر داشته باشید. یک اسکنر بخرید که تمام نیازهای شما را پوشش دهد و اگر نیاز خاصی ندارید لزومی ندارد برای خرید اسکنر خیلی زیاد هزینه کنید.
یک اسکنر تخت منعطف‌تر است و تصاویر با کیفیت‌تری ایجاد می‌کند. اسکنرهای تخت به شما این امکان را می‌دهد که صفحات کتاب یا مجلات را اسکن کنید.
ابعاد و کارایی یک اسکنر تخت را به عنوان یک دستگاه کپی در نظر بگیرید. هر چیزی که کپی می‌کنید، می‌توانید با استفاده از یک اسکنر تخت هم اسکن کنید.
از طرف دیگر، اسکنرهای ورقی معمولاً ارزان‌تر از اسکنرهای تخت هستند و به فضای اداری زیادی نیاز ندارند. نکته مهم دیگر در مورد اسکنرهای ورقی این است که آنها مقادیر انبوه کاغذ را به طور همزمان اسکن می‌کنند. با این حال، اسکنرهای ورقی تمایل به تولید تصاویر با کیفیت کمتری دارند.
اگر نگران فضا یا قیمت اسکنر نیستید، احتمالاً بخواهید مزایای سرمایه گذاری کردن روی یک اسکنر تخت را در نظر داشته باشید.
در طول جستجوی خود برای یک اسکنر جدید، ممکن است متوجه شوید که نیازهای شما بیشتر از ویژگی‌ها و عملکردهای مختلف یک اسکنر سنتی است. نرم افزار اضافی، ذخیره سازی داده‌ها و نیازهای میزبانی تصویر ممکن است برای شما مهم باشند، بنابراین باید تمام جوانب مثبت و منفی اسکنرها را در نظر بگیرید و بعد اقدام به خرید کنید.
به هر حال برند یکی از اصلی‌ترین شاخص‌هایی است که در زمان خرید سخت افزار باید به آن دقت داشت. لزوماً برندهای شناخته شده در صنعت سخت‌افزارهای اداری بهترین اسکنر را تولید نمی‌کنند. ضمن آن که همه برندهای اسکنر در ایران خدمات پس از فروش ندارند.
بنابراین اسکنری بخرید که حتماً در ایران خدمات پس از فروش داشته باشد.
در این ویدئو انواع اسکنر با هم مقایسه شده است.
منبع مطلب:
1: تیم خدمات اسکن اسناد شرکت یگانه
2: https://vitalrecordscontrol.com/resources/document-scanning-and-digitization/6-considerations-selecting-scanner/
