در عصر جدید، با توجه به پيشرفت تكنولوژی و تسریع کارها، روشهای سنتي نميتوانند جایي در زندگي جدید داشته باشند. به همين دليل مدیران برای بهبود سطح مدیریتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي کار مراجعه کنندگان به سمت سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند.
سيستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسياری از مكاتبات اداری قادر به صرفه جویي های قابل ملاحظه ای در سازمان مي گردند. این صرفه جویي ها مي تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه کاهش بسياری از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهایي که واقعا نياز به حضور آنها باشد، کاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودکار شدن فرآیندها و ثبت لحظه ای اقدامات، از انجام بسياری از تخلفات احتمالي نيز پيش گيری مي شود. با استفاده از این سيستم ها مدیران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزیيات فعاليت کارکنان خود نظارت داشته باشند. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.
البته برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی انجام شده است از جمله:
ویکی پدیا : اتوماسیون اداری به ماشین آلات و نرم افزارهای رایانه ای متنوعی گفته می شود که برای ایجاد دیجیتال ، جمع آوری ، ذخیره ، دستکاری و پخش اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام ، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی از فعالیت های اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکارکردن رویه های موجود دفتر کمک می کند.
در ویکی پدیا فارسی به آن خودکارسازی اداری گفته شده و اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از روشهای کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه گفته شده که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود.
سیستم های اتوماسیون اداری این روزها گسترش پیدا کرده و فقط ثبت نامه ها را برعهده ندارد و شامل زیر سیستم های مختلفی می باشد
دبیرخانه
هسته اصلی و اولیه اتوماسیون های اداری دبیرخانه است. دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و … استفاده می‌شود. تمامی کارهایی که در یک دبیرخانه سنتی انجام می شد اکنون به صورت اتوماسیون انجام می شود و خطاهای انسانی کاهش پیدا می کند.
فرم ساز و گردش فرم
غیر از نامه ها که وظیفه ثبت ، ارجاع و بایگانی آن برعهده دبیرخانه بود اسناد دگیری در قالب فرم در سازمان ها وجود دارند که با جریان کاری معینی به گردش در می آیند. وظیفه این بخش بر عهده سیستم فرم ساز و گردش کار است که در اتوماسیون های اداری وجود دارد و یک اتوماسیون اداری بدون آن کامل نیست.
آرشیو اسناد
با گذشت زمان و زیاد شدن حجم اطلاعات کاغذی نیاز به ابزاری الکترونیکی جهت ذخیره اسناد بیش از پیش احساس می شد.
به همین دلیل زیر سیستم آرشیو اسناد به اتوماسیون اداری اضافه شد. امكانات اصلي در این سيستم را مي توان نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده، نگهداری نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسي به اطلاعات بیان کرد.
ساماندهی و مدیریت جلسات
برگزاری جلسات به صورت غیر الکترونیکی وقت زیادی از برگزارکنندگان و به خصوص مدیران را، به خود اختصاص می دهد ، ، هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان، هماهنگی و تهیه مکان ، وسائل پذیرایی، پیگیری های مربوط به مصوبات جلسه … همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای برگزارکنندگان، شرکت و کنندگان و مدیران می باشد.
استفاده از یک سامانه نرم افزاری جهت درخواست و برگزاری جلسات به صورت کاملا کاربردی و مکانیزه، که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن در خصوص مصوبات و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد .
سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.
