مشاغل امروز بیش از گذشته در برابر چالش ها قرار دارند. با توجه به اینکه فناوری تقریباً در هر جنبه از تجارت مدرن تأثیر بسیار گسترده ای دارد ، تقریبا سازمان های هر صنعت تلاش می کنند تا خود را با فناوری های روز دنیا به روز نگه دارند. یکی از بزرگترین تأثیراتی که فناوری مدرن بر فعالیتهای تجاری گذاشته است ، با تلفیق نرم افزار مدیریت اسناد در سازمان شما ، از بین رفتن اسناد کاغذی است.
کاغذ؛ گران ، بی مصرف ، دور از امنیت است و در آینده ی مشاغل جایگاه کمی دارد. در حالی که برخی از مشاغل فکر می کنند نیازی به دور شدن از کاغذ نیست ، اما شروع به کار با این روش هرگز اینقدر مهم نبوده است. دانستن چگونگی انتقال از اسناد کاغذی به دیجیتال ممکن است دشوار باشد … و هیچ راهی بهتر از پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد با طراحی مناسب وجود ندارد.
به بیان ساده ، اصطلاح “سیستم مدیریت اسناد” به نرم افزاری گفته می شود که به شما امکان می دهد اسناد الکترونیکی را ذخیره و پیگیری کنید. در حالی که این اساسی ترین عملکرد هر سیستم مدیریت اسناد است ، اما آنهایی که با در نظر گرفتن عملکرد طراحی می شوند ، به طور معمول دارای ویژگی های مختلفی هستند.
سیستم های مدیریت اسناد در اشکال و اندازه های مختلف وجود دارد. برخی از آنها مستقل هستند … یعنی برنامه هایی هستند که تنها با هدف کمک به کاربران در مدیریت پرونده ها و اسناد طراحی شده اند. برخی دیگر به عنوان بخشی از یک مجموعه مستحکم تر ارائه می شوند که شامل تعدادی دیگر از ابزارهای مربوط به تجارت می شود – از جمله تقویم ها ، پیام رسانی ، وبلاگ نویسی ، ویکی ها و پیگیری پرونده و… . این مجموعه ها که معمولاً به عنوان نرم افزارهای مشاغل اجتماعی ، نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا ابزارهای همکاری شناخته می شوند ، برای مشاغلی که به دنبال ابزار واحدی برای اداره امور روزمره هستند ایدهآل می باشد.
همانطور که انتظار دارید ، همه سیستم های مدیریت اسناد به یک اندازه ایجاد نشده اند. موارد بسیاری وجود دارد که آنها را از یکدیگر متمایز می کند … و درک اینکه چه چیزی باعث ایجاد یک پلتفرم مناسب می شود برای مشاغل مدرن مهم است – کوچک ، متوسط و بزرگ.
هنگام خرید سیستم مدیریت اسناد ، ویژگی های آن را در نظر بگیرید و مطمئن باشید که این سیستم مطابق با استانداردهای زیر است:
این روزها عملاً همه کارها در تجارت بصورت آنلاین صورت می گیرد. از آنجا که کارمندان در هر زمان و هر مکان نیاز به بارگذاری و بارگیری اسناد دارند ، دسترسی به ابر از ضروریات است. در حالی که سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر وب به سرعت در صنعت به استاندارد تبدیل می شوند ، هنوز تعدادی گزینه ها وجود دارد که از یکپارچه سازی وب برخوردار نیستند … و از این گزینه ها باید خودداری شود.
دستکاری بسیاری از اسناد می تواند به سرعت مشکل ساز شود. این امر به ویژه در مورد مشاغل در حال رشد صادق است. هرچه یک شرکت بزرگتر شود ، احتمال وجود مدارک بیشتر و بیشتری برای سازماندهی بیشتر است. سلسله مراتب سازمانی یکی از مهمترین ویژگیهایی است که باید در هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسناد مورد توجه قرار گیرد. طبقه بندی ، برچسب گذاری و رتبه بندی به شما کمک می کند تا پرونده های مورد نیاز خود را در اسرع وقت پیدا کنید.
کارمندان شما روزانه از سیستم مدیریت اسناد شما استفاده می کنند ، بنابراین می خواهید مطمئن شوید که این نرم افزار از رابط کاربری جذاب یا رابط کاربری برخوردار است. این همان چیزی است که شما و کارمندانتان هنگام ورود به سیستم می بینید ، که به وضوح یکی از مهمترین قطعات این معما است. اگر سیستم مدیریت اسناد شما سخت به نظر برسد ، هیچ کس نمی خواهد این انتقال را انجام دهد.
هر چه دانش شما بیشتر می شود ، یافتن اسناد و پرونده های خاص دشوارتر می شود. ضروری است که تیم شما بتواند در تمام محتوای شما جستجو کند ، با این وجود بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد فاقد این ویژگی مهم هستند. یک موتور جستجوی قدرتمند که بتواند به شما در مرور دقیق دانش شرکت شما کمک کند ، به طور منظم مفید واقع خواهد شد و در طولانی مدت زمان زیادی را برای شما و کارکنانتان صرفه جویی می کند.
از آنجا که اسناد بارگذاری شده همیشه در جریان هستند ، هر شرکتی باید یک سیستم مدیریت اسناد داشته باشد که دارای به روزرسانی ها و نسخه های مختلف پرونده ها باشد. همه افراد در شرایطی قرار گرفته اند که مراجعه به سند قبلی غیرممکن است … و هنگامی که اشتباهات غیر قابل توجیهی مرتکب می شوند ، اغلب لازم است که از ابتدا شروع کنید. بهترین سیستم های مدیریت اسناد ، هر نسخه از سند را هنگام بارگذاری ذخیره می کنند ، به شما امکان می دهد قبل از ایجاد تغییرات اساسی به تاریخچه آن برگردید و آنچه را که در غیر این صورت سندی بی فایده است.
بخوانید: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
اگر پرسنل زیادی دارید ، ممکن است کنترل یک جامعه اجتماعی دشوار باشد. مجوزها در این زمینه کاملاً ضروری هستند ، زیرا به شما اجازه می دهد انتخاب کنید چه کسی توانایی حذف یا تغییر پرونده ها و اسناد را دارد و چه کسی این کار را نمی کند. بهترین سیستم های مدیریت اسناد به مدیران اجازه می دهد تا مجوزهای خاصی را برای هر کارمند تعیین کنند ، این امر به کنترل و محافظت در برابر تغییر اسناد مهم کمک می کند.
هر کسی که پیشرفت تکنولوژی را طی چند دهه گذشته مشاهده کرده است ، می داند که فرمت های پرونده به طور مداوم در حال تغییر است. امروزه ، برنامه های افزودنی رایج مانند .pdf و .docx ممکن است بر دنیای حرفه ای مسلط باشند ، اما این بدان معنا نیست که قالب های پرونده ای که مرتباً مورد استفاده قرار می گیرند ، وجود ندارند … و در آینده همیشه قالب های پرونده جدید ظاهر می شوند. هرچه سیستم مدیریت اسناد شما از قالب های بیشتری پشتیبانی کند ، بهتر است.
منبع این مقاله: سیستم مدیریت اسناد شرکت سماتوس
