در عصر جدید به دلیل پیشرفت تکنولوژی و شتاب گرفتن کار، روش های سنتی نمی توانند جایی در زندگی جدید داشته باشند. به همین دلیل مدیران برای ارتقای سطح مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد پرسنل و در نتیجه سرعت بخشیدن به کار ارباب رجوع به سیستم های سازمان الکترونیک روی آورده اند. سیستم های گردش مکاتبات با خودکار کردن بسیاری از مکاتبات اداری می توانند صرفه جویی قابل توجهی در سازمان داشته باشند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده صحیح از نیروها در مکان هایی باشد که حضور آنها واقعاً مورد نیاز است. البته همه این موارد به کامل بودن سیستم و استقرار صحیح و مناسب آن در سازمان بستگی دارد. در اینجا قصد داریم در مورد انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نکاتی را بیان کنیم.
1- قابل اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها
قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد. هر کدام از این سیستم ها توانایی ها و ضعف هایی دارند. بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای سازمان های دولتی و یا شبه تولید محسوب می گردد. محدود بودن به سیستم عامل ویندوز و عدم امکان استقرار برروی سیستم عامل امنی نظیر لینوکس، در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با مقیاس کاری بالا در پی داشته باشد.
2- قابلیت استفاده در سازمانهای بزرگ
برخی از سیستم های اتوماسیون اداری بدلیل عدم استفاده از تکنولوژی هایی نظیر آژاکس، تنها برای سازمان های با حجم کاری پایین مناسب بوده و به هیچ عنوان قابلیت استفاده در سازمان های بزرگ با حجم گردش مکاتبات بالا را ندارند.
3- برطرف شدن نیازهای مختلف سازمان با اتوماسیون اداری
در تحلیل و طراحی مجموعه ای از سیستم ها، الزامات مختلف سازمان به اندازه کافی دیده نشده است. به همین دلیل پس از استقرار این سیستم و ظهور نیازمندی های جدید، سازمان با مشکلات عدیده ای مواجه شده است، بنابراین به جای کاهش هزینه ها، سازمان متحمل زیان های زیادی می شود.
4- پشتیبانی به موقع
یکی از دغدغه های بزرگی که باید در خرید هر نرم افزاری داشته باشیم پشتیبانی به موقع و سریع در مواقع ضروری می باشد و نباید آنرا نادیده گرفت .
سخن پایانی
اگر به دنبال خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هستید از بین گزینه های موجود در بازار محصولات متنوع را بررسی نموده تا در آینده دچار زیان و خسران نشوید.
اتوماسیون اداری پیوند تمامی قابلیت های ذکر شده در بالا را دارا می باشد. ايجاد سيستمی با رويكرد يكپارچه سازی،استفاده از آخرين تكنولوژی ها، ايجاد رابط كاربری کاربر پسند، امكان توسعه سيستم به صورت ماژولار،تحت وب بودن و ... دلایلی است که سازمان های زیادی به ما اعتماد کرده اند.
