در هر سازمانی برای آنکه بتوانیم با افراد تعامل و ارتباطات بهتری داشته باشیم نیاز به ابزارهایی داریم که در صورت نبود آنها بی نظمی خاصی در سازمان حاکم می شود. یکی از این ابزار ها نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. در این مقاله چند نشانه گفته می شو د که در صورت وجود آنها در سازمانتان، شما به اتوماسیون اداری نیاز دارید.
یکی از مشکلاتی که خیلی از سازمانها با آن مواجه هستند این است که ،بعد از مدتی کارها به فراموشی سپرده می شود (اگه این وسط پای ارباب رجوع در میون باشه که باید بره حاجی حاجی مکه) یا اینکه افراد منتظر هستند که فرد دیگری آن کار را انجام دهد در این مواقع نیاز به سیستمی است که بتوان کارها را به سریعترین حالت در هر زمان و مکان انجام داد ضروری می باشد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب در این زمان می توانید بهترین کارایی را داشته باشد شما می توانید کارها را به صورت رسمی تعریف و به افراد ارجاع دهید . حتی می توانید برای کارهای ضروری نیز یادآور تنظیم کرد
اطلاعات در سازمانها و ادارات معمولا به صورت کاغذی یا بر روی سیستم های کامپیوتر در محیط کار ذخیره است و دسترسی به آن در هر زمان و مکانی امکان ندارد.تصور کنید در یک جلسه مهم حضور دارید و ناگهان یادتان می آید که مهمترین اسناد را فراموش کرده اید(اینجاس که به خودتون میگین از هر چی بدم می یاد سرم می یاد) در این زمان نیاز به سیستمی که مجزا از زمان و مکان باشد ضروری می باشد
پیدا کردن سندها به صورت دستی و یا پیدا کردن شماره آن در سیستم و گشتن آن در فایلها و زونکن ها ( مثل اینه دنبال سوزن تو انبار کاه بگردین) کار خیلی مشکل و زمانبری می باشد.
اتوماسیون اداری به شما کمک می کند اسناد، قراردادها و اطلاعات خاصی را که لازم دارید را به راحتی در آن جستجو کرده و آنها را پیدا کنید.
مزایای انکار ناپذیر داشتن یک سیستم مدیریت اسناد
بیشتر از ۹۰ درصد ما انسانها وقتی کاری را شروع می کنیم نهایت نظم و ترتیب را به خرج می دهیم . گزارش گیری در آن شرایط تقریبا آسان و ممکن می باشد اما بعد از مدتی با توجه به پیچیدگی کارها هر چیزی رو باید از جایی پیدا کنیم (کارهامون میشه مثل آش شله قلم کار) اینجاس که اگر نیاز به گزارش داشته باشیم باید کلی زمان صرف کنیم و نیاز به سیستمی که بتوانیم انواع گزارش گیری را به راحتی با آن انجام دهیم احساس می شود
معمولا در برگزاری جلسات یه نفر مسئول وجود دارد تا تمام هماهنگی ها را انجام دهد آخر هم کارها به درستی پیش نمی رود ( کارد به استخوانش می رسه تا هماهنگی ها به نحو احسن انجام بشه ) در اینجا وجود سیستمی که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن را در بر داشته باشد ضروری می باشد
مزایا و معایب سیستم اتوماسیون اداری
استفاده از سیستمی که مصرف کاغذ را به حداقل برساند و باعث جلوگیری از قطع درختان و تخریب محیط زیست شود باید اولویت هر شرکت و سازمانی قرار بگیرد. سیستم های اتوماسیون اداری با کاهش مصرف کاغذ می توانند ما را در رسیدن به این هدف کمک نمایند.
منبع: توسعه سامانه های رایانه ای سماتوس
