در راهبری نرم افزارهای اداری مالی شرکت ها وضعیت آچمزی وجود دارد که عبور از آن نیازمند وقوف کامل بر ساختار نرم افزار یا کار تیمی چند راهبر مسلط به هر ماژول نرم افزار با یکدیگر می باشد :
نرم افزارها معمولا بر بستر سیستم دستی موجود استقرار می یابند . بنابراین به محض جوابگویی در حدود همان روال دستی , توسعه سیستم متوقف می گردد .
از آن جایی که فضای کسب و کار دایم در حال توسعه می باشد و از طرفی الزامات قانونی مانند طرح جامع مالیاتی که از سال 1394 آغاز گردیده روز بروز اطلاعات شفاف تر , دقیق تر , جامع تر , و از همه مهم تر رایانه ای تری را طلب می کند , با افزایش حجم مورد نیاز , سیستم گردش کاری که بر پایه فرم ها و روابط بین اجزای ناقص استقرار یافته جوابگوی نیازهای روزمره نبوده یا برآورده ساختن نیازهای جدید با دشواری و فشار بسیار میسر می گردد .
جزیره ای شدن اجزای (ماژول های) نرم افزار بر پایه تقسیم قدرت بین قسمت های موجود در سازمان هر شرکت شکل می گیرد .
باندهای قدرت موجود در شرکت ها از قبیل : مالی و حسابداری , اداری و تدارکات و کارپردازی , یا انبار و تولید و تدارکات (بسته به این که تدارکات در عمل زیرمجموعه کدام یک باشد ) , فروش و ... می باشند .
نرم افزارها نیز برحسب رویکرد و عملکرد این جزایر تکه پاره گردیده و خصوصیات و کارکرد ویژه ای بدان ها تحمیل می گردد .
یا شاید اساسا هر کدام از این جزایر , نرم افزار و ابزار مختلفی بسته به میزان تسلط و خواست صاحبان قدرت در زیرمجموعه ها گزینش کرده و مستقر نمایند , طبیعتا نرم افزارها و شیوه های انجام کار در هر جزیره بیش از توانایی ها و توانمندی های افراد دارای اقتدار در آن مجموعه رشد و توسعه نخواهند یافت .
برخی از این جزایر ممکن است با نرم افزار متفاوتی , یا با اکسل و گوگل داکیومنت کار خودشان را به رایانه بسپارند .
معمولا فرافکنی و مقصر قلمداد کردن جزایر دیگر نیز به شدت بین آن ها جریان می یابد .
با توجه به خط کشی بین اشخاص و یا قسمت ها ( بسته به این که سازمان شرکت از اشخاص یا از قسمت ها و دوایر تشکیل شده باشد ) ارتباط و هماهنگی بین ماژول های نرم افزار نیز محدود می گردد .
هر نوع ارسال اطلاعات بین این جزایر به شکل فرم های دستی یا چاپی به همان شیوه های دستی گذشته صورت خواهد گرفت , بنابراین حجم ورود اطلاعات مضاعف و دوباره کاری افزایش خواهد یافت و اوقات کاری کارکنان را به خود اختصاص خواهد داد .
در این شرایط معمولا وضعیت آچمزی پدید می آید که آثار آن مقاومت در برابر هر نوع تغییر , مرتبط ساختن ماژول ها به یکدیگر و اتوماسیون می باشد . و عبور از آن نیازمند اراده و آتوریته ای مافوق باندها و جزایر شکل گرفته درون مجموعه می باشد .
جزیره ای بودن بدین معناست که شیوه استقرار نرم افزار و کار با آن صرفا در راستای وظایف و نیازهای همان قسمت یا جزیره مربوط می باشد , و فرم ها یا اطلاعاتی که پایه ارتباط با سایر ماژول ها می باشد , یا مورد نیاز سایر قسمت ها برای ایفای وظایف خودشان و تحقق امکان برنامه ریزی , کنترل , حسابرسی عملیاتی , گزارشگری (گزارشات چند بخشی ) می باشد , در نظر گرفته نشده و بسترسازی نشده است .
شفاف سازی گردش کار سایر قسمت ها نقش عمده ای در ترغیب کارکنان به انجام وظایف مرتبط با کل مجموعه در نرم افزار یکپارچه دارد .
در صورت آگاه نبودن کاربران از حجم فعالیت هایی که بر عهده قسمت های دیگر می باشد , تصور تحمیل کار اضافی و اجباری نخواهد گذاشت که نقش موثری در جامعیت و یکپارچگی نرم افزار ها داشته باشند .
فقدان مستندات گردش کار نرم افزارها , ناقص بودن یا پیچیده بودن راهنمای کار با آن ها , ناکافی بودن یا فقدان دیاگرام ها و فلوچارت های گردش فرم ها و اطلاعات درون و مابین ماژول ها , که متاسفانه بخاطر وابسته ساختن مشتریان توسط برخی شرکت های بیشمار نرم افزاری عمدا تداوم می یابد , راه برون رفت از این وضعیت را بیش از پیش ناهموار می سازد و البته در پایان , عملا , در تضاد با منافع همان فروشندگان نرم افزار قرار می گیرد ! .
