در این مقاله سعی شده است نگاهی اجمالی به راهنمای جامع PMBOK در مدیریت پروژه داشته باشیم و نکات ظریف و هوشمندانه این راهنما را مرور کنیم. نگاه این مقاله نه تنها بررسی تجارب موفق در حوزه مدیریت پروژه بلکه بکارگیری آنها در مسائل عادی و روزمره زندگی است. به عنوان عضوی از تیم پروژه با مطالعه PMBOK از سویی دید وسیعی نسبت به عملکرد فرآیندهای مدیریت پروژه پیدا میکنیم و از طرف دیگر اگر فرآیندها، تکنیکها و ادبیات PMBOK را بیاموزیم، میتوانیم آنها را در زندگی عادی بکار ببندیم. این مقاله سعی دارد علاوه بر معرفی PMBOK، نکات مهم این راهنما برای استفاده در زندگی شخصی و اجتماعی را مورد بررسی قرار دهد.
راهنمای PMBOKتوسط موسسه PMI برای ارائه راهکارهایی جهت مدیریت بهتر پروژه با استفاده از بهترین تجارب موفق در سراسر دنیا مطرح شده است. به زبان ساده در این راهنما، فرآیندهایی برای تمامی مراحل مدیریت پروژه مطرح میشود که مدیریت پروژه را برای اعضای تیم پروژه و همه کسانی که به طور مستقیم و غیر مستقیم در یک پروژه اثرپذیر یا اثرگذار هستند، به نحوی قاعده مند میکند. این راهنما به اعضای تیم یک پروژه اعم از پروژه عمرانی، پروژه IT و نرم افزاری، پروژه نفت و گاز و غیره زبان مشترک میاموزد و سعی دارد با تبیین و تعریف فرآیندهای درست و به موقع، تضاد و اختلاف نظر در طول انجام یک پروژه را به حداقل برساند.
این راهنما با ارائه تعاریف مشخص از پروژه، طرح و پورتفولیو سعی دارد مرزبندیهای هر مفهوم را مشخص کند تا اعضای تیم پروژه به ادبیات یکسان برسند. این ادبیات یکسان کمک شایانی به پیشبرد اهداف پروژه میکند. PMBOK پس از ارائه تعاریف اولیه، فازهای مختلف یک پروژه را معرفی میکند و در نهایت فرآیندهایی که در هر فاز باید انجام شود تا یک پروژه به سرانجام برسد را مطرح میکند.
برای مدیریت پروژه علاوه بر داشتن دانش، هنر هم لازم است و PMBOK به این موضوع در قالب داشتن توانایی و مهارتهای فردی و رهبری اشاره میکند. از نظر PMBOK، نود درصد کار یک مدیر پروژه، انجام ارتباطات موثر است که نشان از اهمیت بالای توانایی برقراری ارتباط با دیگران دارد. ارتباط موثر به این معنا که، چه وقت و چگونه، چه پیامی را به چه کسی منتقل کنیم. این نکته در مدیریت پروژه نکته کلیدی و بسیار مهمی است. PMBOK افراد را در دسته بندیهای مختلف قرار میدهد و عنوان میکند که هنر مدیر پروژه این است که چه وقت و کجا از چه افرادی برای پیشبرد اهداف پروژه استفاده کند.
در PMBOK برای مدیریت پروژه پنج فاز مختلف مطرح شده است، فاز ابتدایی و شروع، فاز برنامه ریزی، فاز اجرا، فاز مانیتور و کنترل و در نهایت فاز انتهایی و اتمام پروژه. با یک تحلیل ساده از تعداد فرآیندهای موجود در هر فاز میتوان به راحتی نتیجه گرفت که فاز برنامه ریزی در یک پروژه، مهمترین فاز آن محسوب میشود. از 49 فرآیند موجود در PMBOK، تقریبا نصف فرآیندها در فاز برنامه ریزی است و نصف دیگر در 4 فاز دیگر تقسیم شده اند.
نکته ی قابل توجه در PMBOK این است که ما را مجبور به انجام همه ی فرآیندها نمیکند بلکه فقط فرآیندها و ترتیب انجامشان که برگرفته از تجارب موفق است را معرفی میکند. اما شما میتوانید بر حسب اندازه پروژه، حوزه ی کاری پروژه، شرایط سازمانی و عوامل دیگر، لباس PMBOK را بر تن پروژه ی خودتان اندازه کنید! این دقیقا مفهوم tailoring به معنای استفاده از فرآیندهای منتخب و مورد نیاز در پروژه خودتان است. در واقع لازم نیست مو به مو فرآیندها اجرا شوند بلکه با توجه به عوامل مختلف قابل شخصی سازی برای پروژه و سازمان شماست.
برای مدیریت موارد زیر در هر فاز فرآیندهایی را مطرح میکند که از آنها به عنوان 10 حوزه ی دانشی یاد میشود که عبارتند از:
مدیریت روابط افراد، مدیریت ریسک، مدیریت بودجه، مدیریت تعریف کار پروژه، مدیریت تدارکات، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع (اعم از انسانی و غیر انسانی)، مدیریت افراد ذینفع و در نهایت مدیریت یکپارچگی. برای تمامی این حوزه ها در هر فازی فرآیندهای مشخصی وجود دارد به این معنا که مثلا برای مدیریت ریسک در فاز برنامه ریزی یا در فاز اجرا چه فرآیندهایی باید انجام شود تا پروژه بهتر مدیریت شود.
هرچند این مفاهیم و فرآیندهای درونشان در حوزه مدیریت یک پروژه مطرح هستند اما اگر بتوانیم هر کاری را در زندگی شخصی مان به صورت یک پروژه ببینیم میتوانیم به راحتی از این تجارب موفق ارائه شده استفاده کنیم و لذت ببریم. یک سری ویژگیهای شخصیتی، مهارتهای فردی، ابزار و تکنیکها در PMBOK مطرح میشوند که به راحتی در مسائل روزمره قابل بکارگیری هستند مثل تکنیکهای Cost-benefit analysis تحلیل هزینه- منفعت یا تحلیل علل ریشه ای root cause analysis و یا استفاده از طوفان فکری برای شناسایی و تعامل با ریسکها.
در رابطه با ویژگیهای شخصیتی هم میتوان به مواردی چون active listener بودن اشاره کرد به این معنا که پس از شنیدن صحبتهای طرف مقابل، برداشت شخصی مان را بیان کنیم و به فرد سخنگو نشان دهیم که معنا و منظورش را درک کردیم و در این راستا به این توافق مشترک رسیدیم. حتما تک تک ما از اهمیت این مفهوم کاربردی در زندگی عادی آگاه هستیم. از منظر PMBOK ویژگیهای شخصیتی دیگری هم وجود دارد که داشتن این ویژگیهای کمک موثری به مدیر پروژه میکند. مثل اینکه مدیر پروژه باید دید بلند مدت داشته باشد، مثبت اندیش و خوش بین باشد، رویکرد همکارانه و تیم سازانه داشته باشند، محترم، قابل اعتماد، اخلاق مدار و قاطع باشد. همانطور که میبینید تقویت این ویژگی ها به طور قطع در زندگی شخصی هم موثر و کاربردی است.
این استاندارد به ما میاموزد که فرضیاتمان را در ابتدای کار مطرح کنیم و مطمئن باشیم که همگی با هم در بدیهی بودن این فرضیات مشترک، موافق هستیم و همه میدانیم که چقدر توافق در این فرضیات مشترک در جلوگیری از تعارضات آینده موثر هستند.
از نکات شاخص دیگر PMBOK میتوان به اهمیت مستندسازی اشاره کرد. در این راهنما برای مستندسازی توافقات، جداول، صورت جلسه ها و اسناد مهم دیگر، قالبهایی ارائه شده که به راحتی میتوان از آنها استفاده کرد و در طول پروژه آنها را به روز رسانی کرد. چرا که معمولا از شروع تا اتمام یک پروژه، نظر مشتری تغییر میکند، توافقات فراموش میشود، بدیهیات و مفروضات عوض میشوند و هزاران اتفاق دیگر که موجب کندی پیشرفت پروژه میشود در این صورت مدیر پروژه باید وقتش را برای رفع این تعارضات هدر بدهد. در حالیکه اگر هر چیزی مستند شود و مورد توافق طرفین قرار بگیرد بعدا قابل ارجاع هست و در زمان کوتاهتری منجر به حل اختلاف نظرها میشود.
یکی از ساده ترین و پایه ای ترین تعاریف، ارتباط بین کیفیت، هزینه و زمان هست. به طور مثال در خرید یک خودرو همگی میدانیم که برای داشتن خودروی با کیفیت و آپشن دار باید هزینه بالاتری پرداخت کرد. پس کیفیت بالا معمولا معادل هزینه بیشتر است. از طرفی اگر بخواهیم خودروی با کیفیت بخریم و پولش را نداشته باشیم قاعدتا باید زمان بیشتری کار کنیم و پول بیشتری پس انداز کنیم تا به خودروی مورد نظر دست پیدا کنیم ( با فرض اینکه نرخ تورم 30 درصد نباشد ! و در طول زمان خودرو گرانتر نشود !). پس برای داشتن خودروی با کیفیت زمان بیشتری نیاز هست تا منابع مالی تامین شود.
پس میبینید که خریدن یک خودرو را میتوان تشبیه به یک پروژه کرد که نیاز به توجیه، هدف، منابع مالی، جمع آوری نیازمندیها ... و البته برنامه ریزی دارد که کار بسیار بسیار مهمی است.
در حوزه مدیریت ریسک، PMBOK روشهای جالب و قابل تفکری ارائه میکند. ریسک تنها در پروژه اتفاق نمیافتد، در هر تصمیمی که در زندگی شخصی و اجتماعی میگیریم، ریسک هایی نهفته است. PMBOK برای شناسایی ریسک ها توصیه اکید دارد و توضیح میدهد که ریسک ها را باید با صدای بلند مطرح کنیم و به گوش همه برسانیم و برایش چاره ای بیاندیشیم. همین نوع تفکر اگر در زندگی عادی سر لوحه شود برای خیلی از مسایل پیشاپیش راه حل اندیشیده ایم و در هنگام وقوع آن ریسک غافلگیر نمیشویم. چرا که از قبل به آن فکر کرده ایم، برنامه ریزی کرده ایم، منابع مالی یا انسانی به آن اختصاص داده ایم و راه جایگزین را شناسایی کردهایم. فرآیندهای مربوط به مدیریت ریسک در PMBOK به ما نگاه پیشگیرانه میاموزد که نه تنها در پروژه بلکه در زندگی قابل استفاده هستند. بجای اینکه منفعل باشیم و اجازه دهیم هر اتفاقی رخ دهد در حالیکه از پیش برایش آماده نیستیم، نگاه پیشگیرانه و فعال داشته باشیم.
در این مقاله سعی شد به اهمیت PMBOK در تغییر دیدگاهمان در مدیریت پروژه اشاره شود و توصیه میکنم اگر عضوی از تیم هر نوع پروژهای هستید این راهنما مفید و موثر رو مطالعه کنید و اثرات شفا بخش آن را در پروژه ها و زندگی شخصی خودتان مشاهده کنید!
