صفر تا صد آنچه باید درباره تنخواه گردان بدانید!
در دنیای امروز، نیاز به یادگیری مهارتهای مالی و حسابداری، یکی از الزامات ورود به بازار کار حرفهای است. آموزشگاه تخصصی [ سرای حسابدار ] با بهرهگیری از اساتید مجرب و محتوای کاربردی، دورههای جامع حسابداری از پایه تا پیشرفته را با تمرکز بر مهارتهای عملی ارائه میدهد. یکی از سرفصلهای مهم این آموزشها، آشنایی کامل با تنخواه گردانی و وظایف تنخواه گردان است که در ادامه بهصورت کامل بررسی میشود.
تنخواه، مبلغ مشخصی از سرمایه شرکت است که بهصورت نقدی یا از طریق حساب بانکی، برای پرداخت هزینههای جاری، به واحد یا شخصی خاص در سازمان اختصاص مییابد. این مبلغ به عنوان دارایی شرکت در حسابها ثبت میشود.
تنخواه گردانی نیز به فرآیند استفاده، مستندسازی و تسویه این مبلغ توسط فردی بهنام تنخواه گردان گفته میشود. تنخواه گردان موظف است هزینهها را مطابق با قوانین داخلی سازمان پرداخت، ثبت و گزارش کند.
1. دریافت و تخصیص وجه
- دریافت اعتبار تنخواه:
در آغاز دوره مالی یا طبق برنامههای دورهای، تنخواه گردان بر اساس مجوز مدیر مالی و تأیید مدیریت ارشد، مبلغ مشخصی را دریافت میکند. - پرداخت در چارچوب مشخص:
وی تنها مجاز است هزینههایی را پرداخت کند که در لیست هزینههای تأییدشده شرکت تعریف شدهاند. استفاده خارج از چارچوب، تخلف محسوب میشود.
2. پرداخت هزینههای جاری سازمان
- پرداخت نقدی هزینهها:
هزینههایی نظیر خرید ملزومات اداری، کرایه، پذیرایی، ایاب و ذهاب، حمل کالا و... از محل تنخواه انجام میشود. - نوع پرداخت:
پرداختها به دو صورت علیالحساب (موقت) و قطعی (نهایی) انجام میشوند. در پرداختهای علیالحساب، هزینه نهایی پس از تأیید اسناد ثبت میشود.
3. ثبت و مستندسازی دقیق پرداختها
- دفتر تنخواه:
تمام پرداختها و دریافتها باید بهصورت روزانه در دفتر تنخواه گردان ثبت شود تا شفافیت مالی حفظ شود. - تهیه اسناد هزینه:
برای هر پرداخت باید سند هزینه با اطلاعاتی مانند تاریخ، مبلغ، نوع هزینه و شماره سریال ثبت شود. - ارائه روکش تنخواه:
همراه با هر سند، باید روکش تنخواه شامل شرح دقیق، فاکتور رسمی، رسید و تاریخ پرداخت به واحد حسابداری تحویل داده شود.
4. گزارشدهی و تسویه حساب
- صورت هزینهها:
در پایان هر دوره مشخص (معمولاً ماهانه)، صورت هزینههای انجامشده تحویل واحد مالی میشود. - صورت مغایرت بانکی:
اگر تنخواه از طریق حساب بانکی انجام شده باشد، تنخواه دار موظف به تنظیم صورت مغایرت بانکی نیز هست تا مغایرتها رفع شود. - شارژ مجدد تنخواه:
پس از تسویه حساب و بررسی اسناد توسط حسابداری، در صورت لزوم موجودی تنخواه شارژ میشود.
با توجه به ساختار مالی و نیاز شرکتها، انواع مختلفی از تنخواه گردانی در حسابداری تعریف شدهاند:
در این روش، مبلغ مشخصی بهصورت ماهانه یا دورهای در اختیار تنخواه دار قرار میگیرد.
- مناسب برای هزینههای پیشبینیشده و کمتغییر
- محدود به سقف تعیینشده
- ثبت ساده و روتین
محدودیت:
پرداخت مازاد یا خارج از چارچوب، مسئولیت حقوقی دارد و باید توسط تنخواه گردان پاسخ داده شود.
در این روش، سقف مشخصی تعیین میشود اما مبلغ پرداختی در هر دوره متناسب با نیاز متغیر است.
- انعطافپذیر
- کنترل بهتر هزینهها
- نیازمند مستندسازی دقیقتر و تطبیق مانده
- تنخواه گردان پرداخت:
ویژه پرداختهای فوری که در پایان هر دوره بهصورت کامل تسویه میشوند. - تنخواه گردان خزانه:
مبلغ تنخواه از خزانه مرکزی تأمین و پس از پایان دوره به آن بازگردانده میشود. - تنخواه گردان استان:
مخصوص ادارات دولتی و دستگاههای اجرایی جهت پرداخت هزینههای جاری استانها.
رعایت اصول حسابداری و ضوابط سازمانی در مدیریت تنخواه الزامی است. برخی نکات کلیدی عبارتند از:
- آشنایی کامل با آییننامهها:
تنخواه گردان باید از دستورالعملها، سقف هزینهها و نحوه ثبت و ارائه اسناد آگاهی کامل داشته باشد. - امانتداری مالی:
تنخواه دار موظف به حفظ امانت و استفاده صرفاً مجاز از منابع شرکت است. - عدم واگذاری مسئولیت:
مبلغ تنخواه تنها به شخص دریافتکننده اختصاص دارد و واگذاری آن به دیگران غیرمجاز است. - مستندسازی دقیق:
کوچکترین هزینه باید با سند، فاکتور و توضیحات دقیق ثبت شده و به تأیید حسابداری برسد.
محاسبه سقف تنخواه
1. روش محاسبه:
مدیران مالی بر اساس حجم هزینههای جاری و جزئی سازمان، گزارشهای دوره گذشته و پیشبینی نرخ تورم، سقف تنخواه را تعیین میکنند.
2. فرمول محاسبه:
به عنوان نمونه میتوان از فرمول زیر استفاده کرد:
«مخارج روزانه × (مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان) = مبلغ تنخواه گردان»
3. اهمیت سقف معین:
تعیین سقف مشخص باعث میشود تا تنخواه دار در چارچوبی منظم عمل کند و از پرداخت هزینههای غیرمجاز جلوگیری گردد.
منبع: سرای حسابدار
