چگونه نامه اداری بنویسیم؟
اصول مکاتبات اداری
نگارش نامه‌های اداری یک راه ارتباطی درون یا برون سازمانی است. نامه اداری به نوشته‌ای اطلاق می‌شود که حاوی موضوعات اداری، کاری و رسمی است. شرط لازم برای اینکه یک نامه به عنوان نامه اداری شناخته شود این است که در دبیرخانه ثبت شود و شماره ثبت دریافت کند؛ قبل از آن نامه جنبه عمومی دارد.
نامه‌های اداری ممکن است با توجه به واحد سازمانی که در آن تهیه شده‌اند نام‌های متفاوتی داشته باشد مثلا نامه‌های اداری که در واحد مالی سازمان تهیه شده‌اند نامه‌های مالی خوانده می‌شوند. طبقه‌بندی دیگری از نامه‌های اداری بر حسب زمان است و نامه‌های اداری را به عادی، فوری، خیلی فوری و آنی تقسیم‌بندی می‌شوند. نامه‌های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت هم در انواع مختلف عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و به کلی سری بسته بندی می‌شوند.
اجزای اصلی در نگارش نامه‌های اداری
- سربرگ کادر بالای نامه
شامل لوگو یا آرم سازمان و مجموعه نامه سازمان و مجموعه شماره نامه پیوست و آدرس می‌باشد.
- در بخش سربرگ نشانی و اطلاعات تماس سازمان نیز ذکر می شود. اگر سربرگ فاقد نشانی بود در انتهای نامه به فاصله نیم یا یک سانتی‌متر از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه آدرس، شماره تماس، فکس، ایمیل و... سازمان ذکر می‌شود.
- در گوشه بالا سمت چپ لازم است تاریخ، شماره نامه و پیوست ذکر شود.
- تاریخ به صورت عددی نگاشته می‌شود و اگر نامه به صورت تایپی نگارش می‌شود بهتر است از قلم فارسی برای نوشتن تاریخ استفاده شود تا اعداد به فارسی نوشته شود.
- در صورتی که نامه دارای پیوست است نوشتن‌کلمه «دارد» به تنهایی کافی نیست و باید مقدار و نوع مدارک پیوست شده همراه این نامه در این قسمت مشخص شود.
- استفاده از بسمه تعالی به نام خدا و غیره در خط ابتدایی نامه
در ابتدا از عباراتی مانند بسمه تعالی، به نام خدا یا بسم الله الرحمن الرحیم برای شروع نگارش نامه‌های اداری استفاده می شود.
- استفاده از عباراتی مانند به‌نام دوست، با یاد او، یا حق و... صحیح نیست.
- عنوان شامل گیرنده فرستنده و موضوع نامه
- از به کار بردن ارقام و عناوین اضافی برای اشخاص خودداری کنید برای مشخص کردن مخاطب نامه ابتدا نام حقیقی شخص و سپس شخصیت حقوقی یا سمت اداری او مشخص می‌شود مثلاً
- جناب آقای .....
- رئیس محترم ....
- موضوع و عنوان باید کاملاً مفهوم باشد و منظور کلی نامه را به مخاطب برساند.
- متن اصلی شامل مقدمه پیام نتیجه و قدردانی
نوشتن متن اصلی نامه مهم‌ترین بخش نگارش نامه‌های اداری است. متن نامه باید مختصر و مفید باشد و خواسته یا هدف نگارنده را به طور کامل به خواننده برساند.
- زیاده‌گویی باعث نامفهوم شدن متن نامه می‌شود. از کلمات احساسی در نامه‌های اداری استفاده نمی‌شود. در نگارش نامه‌های اداری متن صریح و واضح نوشته می‌شود و حاشیه‌ها پرداخته نمی‌شود.
- متن به صورت جمله‌های ساده و کوتاه نوشته می‌شود و هر چند جمله یک پاراگراف در نظر گرفته می‌شود تا مفاهیم نامه از یکدیگر جدا شوند و نامه قابل درک‌تر باشد.
- باید از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه، گیومه و...) به درستی استفاده شود.
- متن نامه اداری باید رسمی باشد و از جملات و کلمات و عبارات عامیانه در نگارش نامه‌های اداری استفاده نمی‌شود.
- در انتهای نامه با جملات ساده و کوتاه هدف اصلی از نگارش نامه مورد تاکید قرار می‌گیرد.
- در پایان قبل از اسم و امضا می‌توان از عبارت‌هایی مانند با تشکر، با سپاس، با احترام و... استفاده شود.
- مشخصات فرستنده شامل اسم سمت و امضا
امضا به نام اعتبار می‌بخشد. در پایان نامه نام حقیقی نام حقوقی و امضای نویسنده ضمیمه می‌شود. قسمت سمت چپ در پایین نامه ی محل مناسب برای امضا در نامه اداری است.
- خطوط امضا و نام و سمت امضا کننده نباید با هم تداخل داشته باشند.
- عناوین و القاب در محل امضا درج نمی‌شود.
- در کنار امضا از عباراتی مثل تشکر و آرزوی سلامتی و... استفاده نمی‌شود.
- رونوشت
در صورتی که نامه برای چند نفر ارسال می شود لازم است که رونوشت در قسمت پایینی نامه ذکر شود.
- نامه اداری معمولا در سه نسخه تهیه می شود: نسخه گیرنده، نسخه بایگانی و نسخه مخاطب.
- گاهی لازم است علاوه بر این سه رونوشت، یک یا چند رونوشت برای اشخاص یا واحدهای دیگری ارسال شود تا از متن نامه آگاهی پیدا کنند؛ در این صورت نام اشخاص یا واحدها به عنوان رونوشت در زیر نامه اداری درج می شود.
نکات مهم در نگارش نامه‌های اداری
- نامه هایی که شامل چند صفحه هستند باید شمارهگذاری شوند و در آخرین خط صفحه اول از علامت % برای مطلع کردن مخاطب از ادامه دار بودن نامه استفاده می‌شود.
- نوع طبقه‌بندی نامه از نظر محرمانه، سری و... بودن باید با قلم زیر خط دار، خط ایتالیک و اندازه درشت‌تر از خط متن در گوشه سمت چپ مشخص شود.
- با توجه به نوع نامه باید اندازه مناسب برای حاشیه‌نویسی (پاراف) نامه در نظر گرفته شود. اگر از سمت سازمان استاندارد مشخصی برای این موضوع تعیین نشده است می‌توان از بالا و راست 4، پایین 3 و چپ 2 سانتی‌متر فاصله در نظر گرفت.
منبع:
https://www.iran-academy.org/%D9%85%D8%B7%D8%A7%D9%84%D8%A8-%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4%DB%8C/1607-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A8%D9%86%D9%88%DB%8C%D8%B3%DB%8C%D9%85%D8%9F-%D8%A7%D8%B5%D9%88%D9%84-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.html
