مدیریت فرآیند کسب و کار (‌BPMS) چه کاربردی دارد؟

کلمه BPMS مخفف نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (Business Process Management Software) یا مجموعه مدیریت فرآیند کسب‌وکار (Business Process Management Suite) است. اما چه تغییری بین این مفاهیم وجود دارد؟ iBPMS که در سال های اخیر باب شده است چیست؟ با ما همراه باشید تا همه چیز راجع به bpms را به زبان ساده توضیح دهیم.

در حالت کلی bpms ابزاری برای تعریف فرآیند ها، خودکارسازی یا اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار به منظور بهبود فرآیندهای تجاری سازمان است. در ادامه این موارد را توضیح خواهیم داد

عبارت مدیریت فرآیند های سازمانی (BPM) مجموعه ای از اصول و قواعدی است که توسط سازمان ها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری استفاده می شود. نرم افزار اتوماسیون BPM برای راحت کردن جنبه های BPM استفاده می شود.

تعریف فرآیند ها:

قبل از آن که جریانی (flow) برای اتوماسیون مدیریت فرآیند های سازمانی (BPM) ایجاد شود، نیاز است که پروسه ها به طور دقیق مستند سازی شوند. این کار نیازمند برنامه ریزی، تعامل بین اعضای تیم و ابزارهایی برای به تصویر کشیدن شکل و فرمت فرآیندها است. برای کسب اطمینان از وجود یک نمایش واحد از فرآیند، ذینفعان می توانند مدل های فرآیند کسب و کار در داخل BPMS را به روش های مختلف ارزیابی کنند. مدل‌های فرآیند را می‌توان به فرمت‌های متعدد، نمایش داد که اغلب از BPMN استفاده می‌شود. بعضی از مدل سازهای فرآیند، برای ارزیابی سناریوهای مختلف پروسه، حالت‌های شبیه‌سازی را نیز در خود جای می‌دهند.

اتوماسیون یا خودکار سازی فرآیند ها:

هدف اصلی اتوماسیون فرآیند، انتقال بخش بزرگی از کار روتینی که توسط انسان ها به صورت روزانه انجام می شود، به سیستمی با قواعد از پیش تعیین شده تجاری، محرک های خودکار و بدون دخالت انسان است. فرآیند ایجاد این اتوماسیون شامل کنار هم قرار دادن وظایف، فعالیت‌ها و رویه های ورودی به سیستم (مانند فرم‌ها یا غیره) به منظور شبیه‌سازی رفتار یک فرآیند تجاری است.

تجزیه و تحلیل فرآیند:

برای تجزیه و تحلیل فرآیند ها نیاز به گزارش گیری داریم. ابزارهای BPMS سطوح مختلفی از گزارش را ارائه می دهند و یا با ابزارهای گزارش گیر sync می شوند تا تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه دهند. گزارش‌ها با KPIها سنجیده می‌شوند و داده‌هایی را در مورد عملکرد اقدامات، فرآیندها، اعضای فرآیند و غیره ارائه می‌دهند. تجزیه و تحلیل می‌تواند برای شناسایی نقاط بحرانی (bottleneck) فرآیند و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود مستمر استفاده شود. علاوه بر این، می‌توان روی داده های گذشته که قبل تر وجود داشته اند نیز تحلیل انجام داد.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (kpi) معیاری برای فرآیندهای تجاری

درست مثل هر کار دیگری در مدیریت پروژه اندازه گیری BPM نیز ضروری است. مهم‌ترین چیزی که هنگام انتخاب اندازه‌گیری باید از آن اجتناب کرد، اتخاذ یک رویکرد اتوماتیک است. برای مثال این روش درست نیست که از مدیران بخش ها لیست KPI ها را بخواهیم و سپس تجمیع آن ها را به عنوان لیست نهایی در نظر بگیریم. این رویکرد ممکن است فهرستی از KPIهایی ایجاد کند که برای مدیریت کردن خیلی زیاد است، KPIهایی که ارزش تجاری کافی را ارائه نمی دهند، KPIهایی که با اهداف تجاری سطح بالای سازمان مطابقت ندارند، و یا KPIهایی که در واقع با یکدیگر در تضاد هستند.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

اجازه بدهید bpms را با کاربرد آن تعریف کنیم. نقش نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار تسهیل طراحی، مدل سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف سازمان است که پس از تکمیل، به یک هدف بیزینسی دست یابند. مجموعه این فعالیت‌ها و وظایف، که می‌توانند توسط انسان یا ماشین ها انجام شوند، با هم یک فرآیند تجاری (business process) را تشکیل می‌دهند.bpms یک محصول فناوری است که به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چهار چوب می بخشد.

مجموعه مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟

BPMS، که گاهی اوقات به عنوان مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار شناخته می شود، مجموعه ای از فناوری ها است که شامل موارد زیر است:

- ابزارهای فرآیند کاوی برای کشف، نمایش و تجزیه و تحلیل وظایفی که فرآیندهای تجاری را هدایت می کنند.

- مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) برای نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار.

- موتورهای گردش کار برای خودکارسازی جریان وظایفی که یک فرآیند تجاری را تکمیل می کنند.

- موتورهای قواعد کسب و کار (BREs) که کاربران نهایی (مانند کارمندان سازمان) را قادر می سازد تا قوانین تجاری را بدون نیاز به درخواست کمک از برنامه نویس تغییر دهند.

- ابزارهای شبیه سازی و آزمایشی که می توان از آنها برای مشاهده رفتار فرآیندها بدون نیاز به کد زدن در ابتدای کار استفاده کرد.

iBPMS یا BPMS هوشمند چیست؟

اصطلاح "مجموعه BPM هوشمند" (iBPMS) که توسط شرکت مشاوره Gartner ابداع شده است به توسعه اخیر فناوری های پیشرفته مانند تجزیه و تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM) و هوش مصنوعی (AI) اشاره دارد. اتوماسیون فرآیندها با معرفی این فناوری ها پویاتر و مبتنی بر داده ها شده است. علاوه بر این، پکیج های جدید iBPMS اغلب با قابلیت‌های موبایل، شبکه های اجتماعی و مشارکتی پیشرفته‌تر به میدان آمده اند.

سازمان‌ها دیگر تنها به برنامه‌نویسان با تجربه برای بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری خود متکی نیستند، زیرا BPMSها به طور فزاینده‌ای از فناوری‌های کم‌کد/بدون کد (LowCode-NoCode) استفاده می‌کنند. برای شناسایی، بهبود و تغییر فرآیندهای تجاری خود با BPMS، تحلیلگران تجاری و حتی کاربران تجاری می توانند با توسعه دهندگان فرآیند و فناوری اطلاعات همکاری کنند و BPMS را تغییر داده و بهبود ببخشند.

مزایای اجرای BPMS در بهبود فرآیند:

طبق تحقیقات انجام شده در موسسه BPMInstitute.org، اجرای خوب برنامه BPM به سازمان ها کمک می کند تا به اهداف زیر دست یابند:

- زمان ورود به بازار را کاهش دهید.

- بهبود کیفیت، بهره وری و هزینه ها

- افزایش رضایت مشتری و استانداردهای خدمات؛

- منطقی کردن فرآیندهای شرکت؛

- کنترل خطرات و رعایت الزامات قانونی.

- تسریع در معرفی مفاهیم جدید فرآیند.

- افزایش درآمد در عین کاهش هزینه ها.

ابزار های BPMS محیطی عملیاتی برای وصول به اهداف و مزایای BPM که در بالا توضیح داده شده، به وجود آورده اند.

این راه حل ها با هماهنگ کردن تغییرات و بهبود فرآیندهای کسب و کار در بخش ها و حتی با شرکای خارجی، به شرکت ها کمک می کند تا برنامه های تجاری خود را به عمل تبدیل کنند. آنها یکپارچه سازی برنامه ها و سیستم های تجاری مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را امکان پذیر می سازند.

راه حل های BPMS با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها، به شرکت ها کمک می کنند تا راحت تر تصمیم گیری کنند که کدام بخش از فرآیند کسب و کار را باید خودکار کرد و یا تغییر داد.

همچنین راه حل های BPMS که به درستی به کار گرفته شده اند، با خودکارسازی وظایف دستی، از بین بردن نقاط بحرانی فرآیند و دادن بینش بیشتر به کارکنان در مورد اینکه چگونه کارشان در یک فرآیند گسترده تر برون بخشی قرار می گیرد، بهره وری و آگاهی کارکنان را نیز بهبود می بخشد.

با ارائه ابزارهایی برای نظارت بر بهینه سازی فرآیندهای تجاری فعلی و توسعه فرآیندهای جدید، BPMS یکی از فناوری هایی در نظر گرفته می شود که به شرکت ها کمک می کند تا به اهدافی نظیر تحول دیجیتال دست یابند.

با استفاده از BPMS چه فرآیند هایی از سازمان را می‌توان بهبود داد؟

فرآیندهای تجاری که می توانند به طور قابل توجهی از فناوری های BPMS بهره مند شوند، معمولاً دارای یک یا چند ویژگی زیر هستند:

- فرآیندهای فرابخشی هستند: یعنی چندین بخش مختلف از سازمان در آن دخیل می باشند.

- به انواع فن آوری ها متکی هستند: یعنی از ابزارهای تکنولوژیک در پروسه اجرا استفاده می کنند. (به طور مثال پر کردن فرم درخواست در وبسایت)

- توسط استانداردهای خاص درون سازمانی یا برون سازمانی تعریف شده و قوانینی برای آن ها اعمال می شود.

- در طول زمان ایجاد شده اند، و حالت آن ها تغییر می کند. (یعنی ایستا نیستند)

در زیر نمونه‌هایی از فرآیندهای کسب‌وکار است که می‌توانند توسط سیستم‌های BPMS بهبود یابند را مثال میزنیم:

- فرآیند مدیریت حساب کاربری

- ردیابی و مدیریت بودجه

- مدیریت انتقادات و پیشنهادات

- مدیریت شکایات

- سفارشات فروش مشتریان

- پروسه ورود کارکنان جدید

- مدیریت موجودی

- پردازش فاکتورها

- ردیابی عملکرد کارکنان

- ردیابی پروژه

- ردیابی گردش کار

- و سایر فرآیند های خاص سازمان شما

سازمان یار همراه کسب و کار شما