بسیاری از نرم افزارها به این منظور طراحی و تولید می‌شوند که به کارهای پیچیده، سهولت ببخشند. در همین راستا، نرم افزارهای منابع انسانی هم به انجامِ دقیق‌ترِ فرآیندهای منابع انسانی کمک می‌کنند. یکی از محبوب‌ترین و جدیدترین نرم افزارهای منابع انسانی در مقیاسِ جهانی، نرم افزار ATS است. نرم افزار ATS یا «سیستم مدیریت فرآیند جذب و استخدام»، به منظور تسهیل و تسریع فرآیند استخدام، طراحی و ساخته شده است. ابزارهای گوناگونی که سیستم ATS دارد، بسیاری از چالش‌های فرآیند جذب و استخدام را برای همیشه برطرف کرده است. سامانه ATS مزایای بسیاری دارد که نه تنها برای فرآیند جذب و استخدام سودمند است که در موارد دیگری هم کاربرد دارد. بیایید با هم بررسی کنیم نرم افزار مدیریت استخدام ATS چگونه به بالا رفتن راندمان فرآیند کمک می‌کند؟
در قدم اول باید بدانید که سیستم ATS یک غربال‌گر رزومه است. کارجویان، از طریق لینکی که پایین آگهی استخدامی وجود دارد، رزومه‌هایشان را روی سیستم بارگذاری می‌کنند. سپس، رزومه‌ها بر اساس کلمات کلیدی غربال می‌شوند. این کلمات کلیدی را کارفرما مشخص می‌کند. گزینه‌هایی وجود دارد که شما بر اساس آن‌ها فیلترها را اعمال می‌کنید. فیلترهایی مانند سن، سطح تحصیلات، مهارت‌ها، تجربه‌ی کاری و...
زمانی که رزومه‌های زیادی به دست شما می‌رسد، این سیستم بسیار تسریع‌بخش است. با غربال‌گری رزومه‌های کارجویان، در کسری از ثانیه، آن‌ها را برای شما ترتیب‌بندی می‌کند. بنابراین شما به راحتی می‌توانید لیست کارجوها را دسته‌بندی شده، مشاهده کنید. فیلتر شدن رزومه‌ی کارجویان صرفه‌جویی ویژه‌ای در زمان می‌کند.
یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت هوشمند فرآیند استخدام، امکان هماهنگی بین مدیران است.
سیستم مدیریت هوشمند فرآیند استخدام، دسترسی چند کاربره دارد. کاربر ارشد، می‌تواند نوع دسترسی کاربران دیگر را تعیین کند. بنابراین مدیران به طور همزمان می‌توانند در جریان مراحل فرآیند جذب و استخدام قرار بگیرند. فرض کنید برای بررسی وضعیت یک کارجو، نیازمند تصمیم جمعی هستید. گرد آوردن همه‌ی افراد صاحب‌نظر در زمانِ واحد، نیازمند هماهنگی است. در حالی‌که اگر شما از سیستم مدیریت هوشمند فرآیند استخدام سها استفاده کنید، مدیران با دریافت پیام، متوجه می‌شوند که باید وضعیت کارجویان را روی سیستم بررسی کنند.
بنابراین دسترسی مدیران به طور همزمان به سیستم ATS یکی از مزایای دیگری است که راندمان کار را بالا می‌برد.
زمانی که شما از سیستم مدیریت هوشمند فرآیند استخدام استفاده می‌کنید، هم راندمان اجرای کار را تسریع بخشیده‌اید، هم در مصرف کاغذ، فضای آرشیو اسناد، ارسال پیامک و تماس و... صرفه‌جویی کرده‌اید.
شاید تصور کنید که سیستم مدیریت هوشمند استخدام، فقط مناسب شرکت‌های بزرگ است. این تصور اشتباهی است. همه‌ی سازمان‌ها، چه کوچک، چه بزرگ، کم کم به ضرورت استفاده از سیستم ATS پی خواهند برد. در آینده‌ای نه چندان دور، دیگر نسخه‌های کاغذی رزومه‌ی کارجویان از میان می‌رود. همان‌طور که سایت‌های استخدامی، جایگزین چاپ آگهی شغلی در روزنامه‌ها شده‌اند.
واضح است که برای سازمان‌های ایرانی، دریافت اشتراک از شرکت ATS ایرانی، ضرورت دارد.
√در وهله‌ی اول، بهتر است شما از شرکتی خدمات بگیرید که به آن دسترسی داشته باشید. ممکن است به وجود پشتیبان‌ها، نیاز پیدا کنید.
√مسئله‌ی بعدی، زبان است. کارجوها با ATS زبان مادری، راحت‌تر خواهند بود.
√نیاز به تمدید اشتراک هم یکی از مسائل مهمی است که باید به آن توجه کنید. با توجه به وضعیت ارز و روابط بانکی بین‌الملل، بهتر است از درگاه پرداخت داخلی استفاده کنید تا در صورت عدم توان پرداخت، اشتراک‌تان مسدود نشود.
