امروزه طبق آمارهای معتبر، 92% شرکت‌های متوسط و بزرگ دنیا راهکارهای شبکه اجتماعی سازمانی را جایگزین روش‌های سنتی کرده‌اند.
شبکه اجتماعی سازمانی به خاطر اثربخش بودن، راحتی کاربرد، جلوگیری از تکرار اطلاعات، سرعت انتقال اطلاعات به افراد مرتبط، تعاملی بودن با گروه کاربران، مدیریت قوی در مورد اطلاعات ثبت شده، انعطاف پذیری، مستندسازی تجربیات، مدیریت دانش سازمانی، قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ده‌ها مزیت دیگر برای شرکت‌ها یک ضرورت غیرقابل اجتناب محسوب می‌شود.
اعداد و ارقام در مورد سازمان‌ها چه می‌گویند؟
شبکه تعاملی کارکنان یک پرتال داخلی کارکنان با رویکرد نوین است. این شبکه میتواند برای تمامی کارکنان سازمان مورد استفاده قرار گیرد. در عین حال کاربرد آن برای کارکنان دانشی غنی‌تر است. همینطور این شبکه برای سایر پژوهشگران همکار با سازمان نیز میتواند مورد استفاده قرار گیرد.
شبکه تعاملی همسو اولین شبکه اجتماعی سازمانی تولید شده در ایران توسط شرکت سپهرماهان است که امکانات و قابلیت‌های زیر را داراست:
در این شبکه، افراد بر اساس تعاریف قبلی شامل مشخصات فردی، مشخصات سازمانی و پروتکل‌های حریم شخصی و امنیت اطلاعات ثبت‌نام میشوند. پس از ثبت‌نام بر اساس پروتکل‌های حریم شخصی، امنیت اطلاعات و چارچوب قابلیت‌ها، میتوانند از امکانات شبکه استفاده نمایند.
این شبکه یک بستر تبادل اطلاعات و رویدادها مبتنی بر رسانه جمعی است. در این شبکه هر فرد یک پروفایل برای معرفی مشخصات فردی و سوابق علمی، پژوهشی و اجرایی خود دارد. افراد عضو شبکه از این پروفایل برای جستجوی افراد مرتبط یا دارای دانش و تجربه در زمینه‌ای مشخص استفاده می‌نمایند.
در این شبکه افراد میتوانند به عنوان یک پست سریع اعلام کنند که در حال حاضر در حال انجام چه کاری هستند. این پست بین دیگران در زمان صفر منتشر می‌شود و آنها میتوانند ایده، نظر، مشورت، تجربیات یا منابع مفید خود را سریعاً در اختیار فرد منتشرکننده قرار دهند.
در سیستم امکان تعریف اجتماع‌هایی به عنوان پروژه، انجمن‌های دانایی، واحدهای تحقیقاتی و انتشارات علمی وجود دارد تا افراد علاقمند یا موظف در آنها عضو شده و رویدادها، اطلاعات، تجربیات و دانش مرتبط را در محل صحیح منتشر نمایند. این اجتماعات امکان تعریف دقیق سطوح محرمانگی اطلاعات را دارا می‌باشد و میتوان سطح دسترسی اطلاعات را به صورت عمومی یا اختصاصی یا خیلی محرمانه تعریف کرد.
این شبکه تعاملی امکان انتشار گزارشات مختلف را به کاربران می‌دهد. کاربران میتوانند گزارشات خود اعم از مقاله، بخشنامه، عملکرد، صورت‌جلسه، ایده، تجربه، دستورالعمل، درس آموخته شده و حتی توصیه‌های سلامتی را برای استفاده همکاران منتشر کنند، فایل‌های مورد نیاز را پیوست نمایند و به روی نوشته خود دسته‌بندی مورد نیاز را ثبت نمایند تا به شکل کارآمدتری مورد استفاده و جستجو قرار گیرد. کاربران هنگام ارسال گزارشات میتوانند تعیین کنند چه سطحی از محرمانگی باید رعایت شود و چه گروهی از کاربران میتوانند گزارش را ملاحظه نمایند.
استفاده از ایمیل به حداقل ممکن می‌رسد و کاربران میتوانند ارتباطات درون سازمانی را به طور کامل به روی این بستر برقرار نمایند. مراوده‌های شخصی به صورت دو طرفه و مراوده‌هایی که میتواند به دیگران کمک کند یا از دیگران کمک بطلبد به صورت عمومی انجام می‌شود. مثلاً پرسش یک کارشناس از یک پژوهشگر ارشد میتواند در یکی از اجتماعات مرتبط انجام شود تا علاوه بر پاسخ استاد، نظرات و تجربیات دیگران نیز استمداد شود.
استفاده از مرکز اسناد باعث می‌شود یکپارچگی عمومی و به کارگیری مشترک از اسناد متحدالشکل تسهیل شده و عملاً به وقوع بپیوندد. در سازمان‌ها چه در واحدهای ستادی و چه در واحدهای عملیاتی یا تحقیقاتی، اسنادی به عنوان اسناد کاربردی از جمله دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها، رویه‌ها و فرم‌ها که لازم‌الاجرا هستند، وجود دارد و همچنین اسناد و مستنداتی که نتیجه‌ی اقدامات، پژوهش‌ها و رویدادهای علمی می‌باشند. این اسناد بر اساس کاربرد باید با روشی سیستماتیک طبقه‌بندی، نگهداری و دسترس‌پذیر باشند.
این سیستم همچنین امکاناتی برای تسریع خدمات شخصی کارکنان دارد. ثبت درخواست مرخصی و تأیید آن، ثبت مأموریت و گزارشات مرتبط با آن، درخواست وسیله نقلیه، درخواست ارسال محموله، درخواست لوازم و ملزومات اداری و ... را میتوان در این شبکه ثبت و مدیریت نمود.
این شبکه امکان یکپارچگی وسیع با سایر پایگاه‌های اطلاعاتی و نرم افزارهای سازمانی را داراست. به طور مثال افراد میتوانند پرونده پرسنل خود را در این سیستم مشاهده نمایند در حالی که اطلاعات مربوط به پرونده پرسنلی و فیش‌های حقوقی به طور کامل در نرم افزار دیگری وجود دارد و نمایش در این سیستم به وسیله یکپارچگی با آن پایگاه داده انجام می‌شود.
برای اطلاعات بیشتر به سایت www.sepehrmahan.com مراجعه کنید.
